In de dagelijkse praktijk zie ik veel professionals worstelen, en vaak begint dat met een rekensom. De auditfile wordt niet zó vaak gebruikt dat een gespecialiseerde licentie van honderden euro’s per jaar zich makkelijk laat verantwoorden. Dus valt men terug op het oude vertrouwde Excel. Maar daar zit een verborgen prijskaartje aan: probeer een complex, gelaagd XML-bestand — want dat is de auditfile — maar eens fatsoenlijk in Excel in te lezen zonder dat kolommen verschuiven of relaties verdwijnen. Het handmatige geknutsel kost zo veel tijd dat de ‘gratis’ Excel-route uiteindelijk duurder uitvalt dan de software die men juist wilde vermijden. Er wordt eindeloos gezocht naar manieren om de XAF ‘plat te slaan’ tot een simpele tabel.
Daar wringt het. Door te focussen op ‘hoe krijg ik dit in Excel?’ degraderen we de auditfile. Een platte tabel biedt niet de dynamiek om snel door grootboekkaarten te klikken, de kolommenbalans te analyseren of kengetallen te berekenen. Juist met de koppeling aan het Referentie Grootboekschema (RGS) — in XAF 4.0, en nu al in XAF 3.2 daar waar pakketten dit al ondersteunen — worden cijfers uniform en direct vergelijkbaar. Het is zonde om die intelligentie in een conversieslag te verliezen.
Bovendien creëert het gebrek aan toegankelijke tools een veel groter risico: schaduw-IT en privacy-incidenten. Uit gemak of nood worden complete cliëntadministraties — vol gevoelige persoons- en bedrijfsgegevens — geüpload naar willekeurige online ‘XAF naar Excel’-converters. Vanuit de AVG en onze eigen VGBA is dat lastig te verdedigen. We wegen elk woord dat we in ChatGPT typen, maar het uploaden van een complete financiële huishouding naar een cloud-tooltje zonder verwerkersovereenkomst gebeurt maar al te vaak.
Om de auditfile de standaard te laten worden die het verdient, moeten we terug naar de basis. Accountants hebben behoefte aan software die toegankelijk is, niet honderden euro’s per jaar kost, en bovenal de data lokaal houdt. Omdat de officiële viewer van de Belastingdienst al jaren niet meer wordt onderhouden, ligt daar een duidelijk gat.
Vanuit precies die praktijkfrustratie ben ik zelf een offline Auditfile Viewer gaan bouwen: geen cloud, geen uploads, maar volledige verwerking lokaal op de eigen pc. Het bewijst dat het kán — XAF 2.0 tot en met 4.0 inlezen, zonder dure licenties, met behoud van dynamische overzichten en de mogelijkheid om tijdelijke correcties te simuleren zonder de brongegevens aan te tasten. Ik deel de tool gratis met vakgenoten, omdat ik vind dat fundamentele data-analyse voor iedere professional veilig en toegankelijk moet zijn.
Met XAF 4.0 ligt er straks een eenduidige, krachtige databron op ons bureau. Of die bron echt tot leven komt, hangt niet af van de volgende Excel-hack, maar van de vraag of we als sector bereid zijn te kiezen voor oplossingen die data-analyse veilig, lokaal en toegankelijk maken voor de hele beroepsgroep.
Pim de Win is werkzaam in de accountancypraktijk en ontwikkelaar van de gratis offline Auditfile Viewer.
Geef een reactie