Het is de ambitie van Arco van Nieuwland om groot in te zetten op UBL. Weg met het rondsturen van papieren facturen, facturen in PDF, of gescande facturen. Waarom zou het model van bankkoppelingen waarbij gegevens van de bank automatisch worden ingeladen in de administratie van de ondernemer niet kunnen worden toegepast op de wijze waarop we in Nederland met facturen omgaan?
Die vraag stelt Arco van Nieuwland, oprichter van Yuki en in het land van administratieve software bepaald geen onbekende. Facturen zijn gedoe. Niet eenduidig, vaak lastig te scannen terwijl het voor iedereen: ondernemer, accountant en leveranciers veel eenvoudiger kan. Yuki is daarom gestart met een UBL-campagne met als doel iedereen: ondernemers, accountants en softwareleveranciers richting UBL te bewegen.
UBL
Voor de goede orde: UBL staat voor Universal Business Language en is een de facto standaard waarmee facturen automatisch kunnen worden ingelezen, verzonden en verwerkt. Het is een stap naar robotic accounting. Een administratie hoeft straks niet meer gevoerd te worden op basis van het inboeken, verwerken en controleren van bonnetjes. We zijn op weg naar een administratie die er straks gewoon is.
Het boekhouden is dan misschien wel 500 jaar oud en we leggen de administratie nu vast in bits en bytes, ‘maar anders dan dat debet en credit gelijk moeten zijn,’ is er volgens Van Nieuwland eigenlijk nog niet aan toegevoegd.
Document centraal
De geschiedenis van Yuki is bekend. Waarschijnlijk de eerste aanbieder in Nederland van scannen en herkennen in haar administratieve software. In het begin misschien wel te veel op de ZZP’er gericht geeft Van Nieuwland toe. Maar daar inmiddels wel aan ontstegen. Yuki richt zich nu nadrukkelijk op ondernemers met meer ‘substance’, meer boekingen en complexere administraties. Het is ook een platform voor accountants die zelf eigenlijk niet meer – of in ieder geval veel minder – bezig willen zijn met boeken. Dat kan een klant ook vaak prima via scan-en-herkenoplossingen. Bij Yuki staat het document centraal; het brondocument van iedere transactie, Van Nieuwland stelt dat Yuki daarmee uniek is. Het is niet zo dat – zoals in de meeste administratieve software – de journaalpost wordt ingevoerd en het document daaraan wordt gekoppeld. Bij Yuki gaat het andersom. Het document wordt ingelezen en automatisch verwerkt tot een journaalpost. Dat betekent dat een Yuki-administratie van boven naar beneden doorklikbaar is tot op het oorspronkelijke brondocument: de in- of verkoopfactuur, het brandstofbonnetje, de BTW-aangifte, het loonstrookje, enz. ‘Het document staat centraal in de administratie; zowel in combinatie van ondernemer en accountant, als in verwerking en controle.’
Dat gebeurt nu nog vooral via scannen en herkennen. En dat traject is volgens Van Nieuwland toe aan een nieuwe, volgende stap!
Robotic accounting
‘Ons grote plan is een vorm van robotic accounting. Accountingsoftware is tot nu toe niet echt veel slimmer geworden dan dat debet en credit aan elkaar gelijk moeten zijn. In essentie is dat de zelfde vorm als 500 jaar geleden. Maar er is veel meer uit te halen. Ons streven is een boekhoudsysteem dat meedenkt en daarmee de ondernemer en zijn accountant kan mobiliseren: “Hee er ontstaat een probleem bij het werkkapitaal, laat ik eens met mijn accountant gaan praten over hoe ik dat op kan lossen. ”Het moet de toegevoegde waarde die een accountant kan bieden zichtbaar maken. Van Nieuwland ziet dat als een kans voor accountants.
Aan de andere kant ziet hij – in feite dankzij automatisering – ook nieuwe problemen ontstaan. ‘Wat wij zien is een terugloop in het compleet zijn van administraties. Heel veel facturen worden opgeborgen in portals en worden vaak automatisch geïncasseerd. Dat opbergen in portals leidt vaak tot achterstanden in administraties omdat ondernemers niet altijd zin of tijd hebben en soms ook vergeten, die facturen te downloaden en door te sturen. Dat betekent dat administraties niet meer bij zijn en dus ook niet meer actueel. Onze insteek is om de boekhouding elk moment van de dag up-to-date te hebben. Volledigheid, juistheid en tijdigheid is cruciaal om toe te kunnen komen aan robotic accounting. Er zal maar een grote factuur of betaling nog niet zijn vastgelegd. UBL moet daarbij helpen. Zonder een complete boekhouding kun je niets zinnigs zeggen over die boekhouding en kunnen er geen stappen gemaakt worden richting robotic accounting. Pas dan kan een computer geautomatiseerde data analyses uitvoeren en mogelijke problemen signaleren.
Wij gaan ons inspannen om facturen op te halen in UBL-formaat. Wij weten precies wat de top 20 leveranciers zijn van het MKB: dat zijn KPN, Sligro, Makro, Hema en dergelijke. Dat is waar ondernemend Nederland koopt en zijn facturen van krijgt. En lang niet al die facturen lenen zich uitstekend voor scannen en herkennen. Daarom willen we actief inzetten op UBL. Bijvoorbeeld door met Sligro af te spreken dat, wanneer een ondernemer daartoe een machtiging afgeeft, de Sligro-facturen automatisch worden gekoppeld aan Yuki. Dan hoeft een ondernemer die 5 pagina’s niet meer door de scanner te frommelen en kunnen wij de factuur automatisch verwerken en boeken.’
Groot mee komen
Met die innovatie wil Yuki groot uitkomen. ‘Wanneer wij daarmee aankomen dan volgen de andere boekhoudpakketten ook. Dan komt er iets op gang dat vergelijkbaar is met wat we een paar jaar geleden ook met scannen en herkennen hebben teweeggebracht. Dan zit iedereen elkaar geen factuurtjes meer toe te sturen en hebben we UBL daadwerkelijk opgepakt.’
Geef een antwoord