GBNED: Wanneer is software RGS-ready?

Om het proces van elektronisch factureren aan de inkomende kant zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen, wordt door boekhoudsoftware veelal gewerkt met een “vaste grootboekrekening” per crediteur. Maar er zijn volgens GBNED genoeg voorbeelden waar één vaste (tegen)rekening niet afdoende is. Bijvoorbeeld huisvestingkosten. Deze kosten bestaan in de regel vaak uit huur- en servicekosten en die kunnen desgewenst apart geboekt worden. Dit laatste lukt niet automatisch als er één factuur wordt ontvangen voor de maandelijkse huisvestingkosten, bestaande uit aparte factuurregels voor huur- en servicekosten die ook apart geboekt gaan worden. Een ander voorbeeld zijn verkoopkosten die in RGS onderverdeeld zijn in onder andere: “Reclame- en advertentiekosten”, “Beurskosten”, “Etalagekosten” en “Websitekosten”. Als deze zaken door een en dezelfde leverancier worden geleverd moet handmatig bepaald worden welke rekening(en) van toepassing zijn om op te boeken. In dit geval kan een koppeling tussen UBL en RGS mogelijk uitkomst bieden.

UBL-RGS pilot afgerond
De gestarte UBL-RGS-pilot is inmiddels uitgevoerd en afgerond. Het belangrijkste resultaat van de pilot is het daadwerkelijk aantonen dat op basis van RGS-codering afzonderlijke factuurregels (binnen een elektronische factuur in UBL-formaat) ‘automatisch’ geboekt kunnen worden op verschillende (tegen)rekeningen in de boekhouding.

Maar er zijn ook aandachtspunten, zoals hoe een afzender van een factuur kan bepalen welke RGS-code per factuurregel van toepassing is voor een bepaalde afnemer.

Inmiddels is een beschrijving beschikbaar over de UBL-RGS pilot, met onder andere boekingsvoorbeelden, aandachtspunten en enkele conclusies. Ook is een voorbeeld UBL-factuur, en ter illustratie PDF-factuur, beschikbaar met in de UBL-factuur een RGS-boekingscode per factuurregel. Zo kunnen softwareleveranciers en gebruikers zelf testen of en hoe deze factuur ingelezen en verwerkt kan worden als inkomende factuur in het boekhoudsysteem (opvragen documentatie en voorbeeldfactuur). Uiteraard moet voor dit laatste het boekhoudsysteem wel gereed zijn.

RGS-Ready
Maar wanneer is software eigenlijk RGS-ready? Alleen een RGS-code koppelen aan een vrij veld binnen het rekeningschema zonder dat de RGS-codering verder wordt gebruikt, is uiteraard niet de bedoeling. Met boekhoudsoftware als uitgangspunt heeft GBNET de aanzet gemaakt om te komen tot een eerste opsomming van functionaliteit en eigenschappen die aanwezig moet zijn om volgens het onderzoeksbureau het stempel ‘RGS-ready’ te mogen voeren. Het gaat om zaken als:

• het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar stellen voor de gebruiker;
• een bestaand rekeningschema koppelen aan het RGS-schema;
• en bijvoorbeeld actief gebruik maken van de ‘indicatie debet/credit’, zijnde een voorkeur voor debet- of creditboekingen.

De eerste aanzet voor het stempel “RGS-ready” bevat nu twaalf punten met een toelichting daarop. Deze punten zijn verwoord in hoofdstuk 6 “RGS en de impact op softwaresystemen” van het rapport “RGS: uniform rekeningschema voor bedrijven”, uitgave december 2015.  Het rapport gaat ook in op zaken als de opbouw van RGS, Extensies, administreren met RGS, gebruik in de praktijk, koppeling met andere systemen, de organisatie achter RGS met status, voortgang en aandachtspunten (opvragen complete rapport over RGS, inclusief aandacht voor ‘RGS-ready’). 

Komend voorjaar wordt een voorstel gepresenteerd voor de uiteindelijke “RGS-ready checklist”. Suggesties kunnen tot 15 maart a.s. worden ingediend via rgs@gbned.nl.