Verschillende cockpits voor de accountant en voor de ondernemer: Data in de kern van de onderneming

Hij noemt het de 80/20 regel. Met standaardsoftware kan een accountant bij 80% van de ondernemingen een dashboard inrichten op maat van de onderneming. Hiermee komt Continuous monitoring en adviesondersteuning binnen handbereik op die gebieden die er echt toe doen bij een onderneming. Maar er is meer. Het gaat ook om functionele communicatie met de klant, samenwerken in de cloud, het vragen om informatie en het weten dat je – als kantoor – nog iets aangeleverd moet krijgen. Met standaardsoftware is het nu ook mogelijk om over meerdere administraties heen te kijken om zo de workflow binnen het kantoor te kunnen beheersen. In Exact Online begint dat met de Accountancy Cockpit. ‘Dat biedt een helikopterview op wat er in de verschillende administraties nog gedaan moet worden,’ vertelt Arjen. ‘Bijvoorbeeld BTW-deadlines, openstaande facturen, betalingsachterstanden.’ 

Kwaliteit
Kwaliteitsbewaking is een belangrijke doelstelling. Van belang wanneer het kantoor werkt op basis van vaste tariefafspraken en niet meer op uren x factuur. Maar ook wanneer een nieuwe medewerker moet worden ingewerkt. De Accountancy Cockpit kijkt daarom niet alleen naar hoe de klant – de ondernemer – zijn administratie bij houdt, maar ook naar hoe de verwerking verloopt binnen het kantoor.

De Accountancy Cockpit biedt ook een inzicht op welke wijze klanten gebruik maken van Exact Online. Wordt er wel of niet gebruik gemaakt van Scan & Herken? Gebruiken mijn klanten de bankkoppelingen? ‘Vaak maakt nog nog geen 30% van de klanten gebruik van bestaande bankkoppeling. Kan dat slimmer? Ja, door te klant te ontzorgen De accountant heeft dan in Exact Online een administratie aangemaakt en kan hem dan – digitaal – overdragen aan zijn klant. Wanneer een klant dat accepteert is de inrichting in één keer geregeld.’

Dan werkt de ondernemer ook daadwerkelijk in de cloud?
‘Wat we vaak zien is dat klanten zeggen dat ze in de cloud werken, maar vaak nog werken zoals voorheen en in feite op een ouderwetse manier boekhouden.’ Het is dan aan de accountant om die ondernemer op weg te helpen en hem de mogelijkheden te tonen die cloud accounting biedt. Wanneer een administratie goed is ingeregeld en actueel is dan heeft de ondernemer onmiddellijk de beschikking over zijn eigen Financiële Cockpit: banksaldo, brutoresultaat, uitstaande debiteuren, openstaande posten. Daarnaast komt het ‘Mijn Cockpit’ voor de ondernemer. Dat is het maatwerk waarmee de accountant voor iedere ondernemer een eigen omgeving met eigen kengetallen kan genereren. In handel moet dan worden gedacht aan uitsplitsingen per vestiging, omzetten op artikelniveau of op groep van artikelen, kostenbewaking op specifieke posten. Op dit moment zijn er zo’n 50 verschillende rapportagefaciliteiten binnen Exact Online ingericht. Deze gaan van pure financiële kengetallen, specifieke salesrapportages, sales funnel, crm-gerelateerd tot en met tonen van recente mails en komende afspraken op basis van een koppeling met een Microsoft Office365-account.

Analytics toepassingen
In veel gevallen is het, zo stelt Arjen, niet nodig om daarnaast nog specifieke data-analyse tools in te zetten. Exact Online biedt volgens hem in meer dan 80% van de situaties voldoende mogelijkheden om informatie te filteren, te groeperen, toe te rekenen aan bijv. regio’s, artikelgroepen, kostenplaatsen, periodes, sectoren, enz. Pas wanneer er vragen naar boven voor specifieke toepassingen dan bieden App Center partners additionele software.

Moeilijk?
Volgens Arjen valt dat wel mee. Een ervaren Exact Online gebruiker moet binnen een  kwartier een eigen  cockpit voor zijn klant kunnen bouwen. De grote uitdaging zit hier veel meer in het vooraf in gesprek gaan met de klant en samen met hem bepalen wat de voor de onderneming belangrijke parameters zijn.