Vanaf 2017 willen banken (krediet)rapportages digitaal ontvangen. En een jaar later is voor middelgrote rechtspersonen, net zoals voor grote rechtspersonen, een digitale accountantsverklaring vereist. Deze ontwikkelingen zorgen ervoor dat een ‘papieren’ handtekening niet meer volstaat. CaseWare Nederland is er klaar voor en introduceert dit jaar een digitale handtekening mét beroepscertificaat in zijn applicaties.
Over digitale handtekeningen bestaat begripsverwarring. Tot voor kort betekende het dat de accountant of zijn secretaresse de ‘krabbel’ onder een accountantsverklaring verving door een plaatje. Ook in e-mail en PDF is dit inmiddels geaccepteerd. Al die oplossingen hebben één ding gemeen, zegt Hugo Steensma, manager Innovatie & Ontwikkeling bij CaseWare Nederland: ‘Je hebt de ondertekenaar niet nodig om de ‘krabbel’ te vervangen door het plaatje. Eigenlijk gek, want het betekent dat de ontvanger er niet met zekerheid vanuit kan gaan dat de ondertekenaar degene is die hij zegt te zijn, en of die persoon wel AA of RA is en gerechtigd om te ondertekenen.’
Blindelings vertrouwen
‘Daar waar je vroeger blindelings vertrouwde op een ‘natte’ handtekening, wordt steeds vaker een digitale handtekening mét waarmerk verlangd in de digitale berichtenstroom. Onder meer de bank en de Kamer van Koophandel willen erop vertrouwen dat het de accountant zelf is die heeft afgetekend, waardoor de integriteit van de jaarrekening is gegarandeerd. De digitale handtekening van accountants wordt geregeld via beroepsgebonden certificaten (eHerkenning).
Bij een digitale SBR-rapportage is er, volgens Steensma, met betrekking tot het beroepscertificaat nu nog ‘een verschil tussen moeten en mogen’. Accountants zijn, nu er nog geen sprake is van een verplichting, niet massaal over de streep. Begrijpelijk, vindt hij. ‘Het certificaat is niet gratis en de verandering in het proces moet wel worden doorgevoerd. Toch zeg ik: uiteindelijk zijn dat de kosten en inspanningen niet. Ik zie vooral dat, wanneer je zo’n beroepscertificaat goed uitnut en er zo meer waarde uit haalt, je de kosten snel terugverdient. Je kunt het beroepscertificaat ook gebruiken voor je PDF’s, het digitaal ondertekenen van je e-mail, documenten in Word en Excel, voor alle correspondentie met je klanten. Hierdoor mis je aan het einde van de dag de stress van de poststukken en is digitale verzending ’s avonds op de bank ook nog mogelijk.’
Papierloos kantoor
De handtekening met beroepscertificaat heeft veel meer voordelen dan enkel de digitale accountantsverklaring, zegt Steensma: ‘Het is weer een stap verder op weg naar het papierloze kantoor. Nu gaat het postboek langs de ondertekenaar, die er zijn handtekening onder zet, waarna het document wordt geprint, op de scanner gaat en vervolgens wordt verzonden. Die stappen kun je overslaan. En je helpt MKB Nederland om te digitaliseren en maatschappelijk verantwoord te ondernemen.’ CaseWare ontwikkelt de digitale handtekening niet zelf, maar wil in zee gaan met partijen die hiervoor al een oplossing hebben, zoals CreAim en CoSign. ‘We zijn bezig met een standaard, waarbij we met diverse partijen kunnen koppelen. Het zetten van een digitale handtekening moet voor de ondertekenaar een vloeiende processtap worden binnen onze applicaties. Met een button waarop je klikt, waarna er een authenticatie plaatsvindt, bijvoorbeeld met een soft token. Daarmee is het gebruik vertrouwd en werk je uniform met alle digitale poststromen.’
Grondigheid
Ten slotte de papieren jaarrekening. Steensma trekt een brede grijns. ‘We lezen bankafschriften automatisch in met een bankkoppeling, we betalen en factureren digitaal, en zo zijn er meer gedigitaliseerde processen. Als we steeds meer overgaan op machine-to-machine communicatie, wat is dan nog de noodzaak van een mooi boekje met logo en huisstijl? Je toegevoegde waarde blijkt naar mijn idee uit de grondigheid van je dossier, de kwaliteit van je advies, de juistheid van de jaarrekening en niet uit een ’dikke’ jaarrekening. Als het digitale bericht met de verplichte rapportageonderdelen in een leesbaar formaat gegoten wordt, halveert dat het rapport meer dan de helft in dikte, zonder in te leveren op de toegevoegde waarde van de accountant. Het is een beetje vergelijkbaar met naar de garage gaan: aan de nota is niet te zien wat de kwaliteit is van de handelingen die zijn verricht. Nee, als klant rijd je weg en je vertrouwt erop dat de remmen gecontroleerd zijn, olie en ruitensproeiervloeistof bijgevuld zijn en dat je voorlopig weer 30.000 km onderhoudsvrij kunt rijden. De papieren jaarrekening heeft als je het mij vraagt de langste tijd gehad.’
Goede ontwikkeling dat de papieren stromen van de accountant steeds meer digitaal gaan verlopen. Met Evidos, http://www.ondertekenen.nl hebben wij al veel accountants verlost van de natte handtekening. Ondanks dat de accountant met zijn beroepscertificaat jaarverslagen etc. kan ondertekenen, is het nog steeds belangrijk om de klant van de accountant ook te laten ondertekenen voor akkoord. Als accountant wil je wel het digitale bewijs dat de ondernemer of consument akkoord is met jaarverslag, voorwaarden, notulen etc. Met digitaal aanleveren legt de belastingdienst deze verantwoordelijkheid meer bij de accountant. Gelukkig beschikt de eindklant ook steeds vaker over een digitale identiteit om te ondertekenen. Bijvoorbeeld een eHerkenning, maar bijvoorbeeld ook zijn bankpas via http://www.idin.nl. We helpen je graag op weg met ondertekenen.nl of integreren eenvoudig via accountancy software.