De 6 uitdagingen van een startend accountantskantoor

Wil jij een administratie- of accountantskantoor starten of ben je net begonnen? Dan wil je waarschijnlijk zo efficiënt mogelijk werken: weinig tijd besteden aan handmatig cijfers invoeren en veel tijd overhouden voor strategisch meedenken, financieel advies en je klanten helpen om te groeien. Dan zul je meteen goed moeten beginnen. In deze blog ‘De 6 uitdagingen van een startend accountantskantoor‘ behandelen we een aantal uitdagingen die je waarschijnlijk op je pad zult tegenkomen.

Een moderne boekhouder of accountant werkt met online boekhoudsoftware. Alleen zo kun je real-time samenwerken met je klanten en met ze meekijken en meedenken. Er zijn nog steeds veel ondernemers die willen dat jij al hun bonnen en rekeningen op orde brengt, maar dit kan hij of zij heel makkelijk zelf doen. Jij kunt hem of haar dan helpen met benchmarken, bijsturen, bezuinigen en dus winstgevender worden. Om meteen op de goede manier te starten, zijn een aantal dingen belangrijk:

1. De juiste software kiezen

Welke softwarepakketten kunnen jou ondersteunen bij je werk? Als je direct bij de start van je accountantskantoor al slimme keuzes maakt, pluk je daar later de vruchten van.

Met bijvoorbeeld scan & herken software kun je makkelijk digitaliseren en voorkom je het overtikken van facturen en bonnetjes. Vraag collega’s eens wat zij gebruiken en wat hun ervaringen zijn, probeer software uit en ga altijd voor programma’s die aan meerdere andere softwarepakketten kunnen worden gekoppeld.

De beste software is cloud-based. Je data wordt dan goed en veilig bewaard. Let wel op de veiligheidscertificaten van de software voor je met een bedrijf in zee gaat. Er zijn keurmerken die garanderen dat een bedrijf jouw data en de data van je klanten goed beveiligd, zoals Zeker-Online.

2. Klanten vinden en binden

Voor elke startende ondernemer kan het lastig zijn om klanten te vinden en aan je te binden. Maar als moderne boekhouder of accountant kun je hele andere diensten bieden dan je traditionele collega’s. Zij zijn vaak het grootste deel van hun tijd nog bezig met het invoeren van cijfers en het doen van de belastingaangifte.

Profileer je bijvoorbeeld als sparring partner van ondernemers, en laat zien met welke informatie en wat voor advies je hen kunt bijstaan. Als het goed is trek je hiermee ook die klanten aan, die bereid zijn om online software te gaan gebruiken. Niets werkt krachtiger dan mond-tot-mondreclame: tevreden klanten die de marketing voor je doen is de beste salespromotie!

Wat klantenbinding betreft, kan het goed zijn om met een abonnementsmodel te werken, waarin software en enkele uren advies per maand zijn inbegrepen. Een abonnement wordt voor een bepaalde tijd afgesloten, dus zowel jij als je klanten weten waar je aan toe bent.

3. Je klant online krijgen

De meeste ondernemers hebben het ontzettend druk met hun eigen bedrijf en nemen vaak onvoldoende tijd voor hun boekhouding. Sommigen zijn al jaren gewend om dozen vol bonnetjes en facturen bij de boekhouder in te leveren.
Hoe krijg je jouw klanten toch zover dat ze online gaan werken en zelf gegevens gaan invoeren? Je zult ze vanaf dag één moeten laten inzien dat samenwerken in de cloud grote voordelen heeft:

• je klant krijgt van jou real-time advies in plaats van achteraf
• je klant heeft toegang tot een debiteurenbeheer dat up-to-date is
• je klant krijgt dashboards waarop hij precies kan zien hoe zijn bedrijf ervoor staat

4. Je tarief bepalen

Als boekhouder of accountant heb je twee keuzes om je diensten aan te bieden. In de vorm ‘uurtje-factuurtje’, of aan de hand van een abonnementsmodel. Bij beide opties is het belangrijk om een goed tarief te kiezen.

Om je tarief te bepalen is het belangrijk je eigen kostprijs helder voor ogen te hebben. Dit begint met het berekenen van het aantal uren dat je gemiddeld aan de administratie denkt kwijt te zijn, wat de abonnementskosten van de financiële software zijn en je eventuele overheadkosten. Bereken vervolgens hoeveel klanten of uren je nodig hebt om een acceptabel inkomen te genereren. Vergeet niet te kijken of deze werkbelasting voor jou haalbaar is je hebt immers ook uren nodig voor acquisitie, studie en het doen van je eigen boekhouding.

Door optimaal te profiteren van de mogelijkheden die online boekhouden biedt en in te zetten op een slim samenspel met de klant kun je concurrerende tarieven hanteren, zonder dat dit ten koste gaat van de winstgevendheid van je kantoor. Slimme kostprijsberekening helpt je kortom bij de positionering in de markt.

5. Je tijd indelen

Zeker als je de laatste software en mogelijkheden wilt kunnen aanbieden, moet je tijd reserveren voor training, opleiding en zelfstudie. Je wilt immers bijblijven en in ieder geval relevante media en blogs volgen. Daarnaast af en toe naar een informatieavond of bijspijkercursus kunnen gaan. Zorg dat je hier iedere week uren voor vrijmaakt en denk eraan dat je deze tijd ook doorrekent in de prijs van je dienstverlening.

Durf ook nee te zeggen! Klanten die niet op jouw manier willen werken kosten je op de lange termijn namelijk veel te veel tijd.

6. De ondernemersrisico’s afdekken

Anders dan wanneer je bij een werkgever in dienst bent, loop je als ondernemer ondernemersrisico’s en zullen sommige voorzieningen, zoals je pensioen, niet automatisch zijn geregeld. Heb je bijvoorbeeld al gedacht aan het afsluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering?