Administratieve dienstverlening is de basis van zijn kantoor en ook verantwoordelijk voor groei! Maar dan wel strak georganiseerd! AccountantVast, het kantoor van Henk Kenter uit Zwaag is daarnaast prima geëquipeerd om vragen – ook moeilijke – van MKB-ondernemers te beantwoorden.
Groei komt bij AccountantVast niet zozeer uit meer advieswerk, maar wel uit basisdienstverlening. Henk Kenter’s kantoor van ruim 7 man is – inclusief gekwalificeerde accountants en fiscalisten – inmiddels goed voor bijna € 1 miljoen omzet. Zijn kengetal omzet per fte wordt door menig top 30 kantoor niet gehaald.
Wat is zijn geheim?
‘Herkenbaar zijn,’ is het eerste waar Henk Kenter over begint. Zijn klantreis begint bij de ondernemer die bijvoorbeeld op zoek is naar een nieuwe accountant of administratiekantoor. En zoeken doen mensen tegenwoordig online. Zo heeft hij om die redenen een aantal domeinnamen geclaimd: accountant vaste prijs, boekhouden vaste prijs. Google het en je komt zo bij de website van zijn kantoor. Daarnaast is mond-tot-mond, oftewel in marketingtermen referral, natuurlijk ook een belangrijke leadgenerator. Maar het zegt nog niets over de werkwijze van het kantoor.
Vaste prijzen staan centraal
Dat betekent dat een ondernemer, hoe klein of (middel)groot ook, nooit voor verrassingen komt te staan. Basisadviesdiensten zijn ook strak gedefinieerd en worden op zijn website tegen vaste prijzen aangeboden.
En toch is dat nog steeds niet het allergrootste geheim van Henk Kenter. Het eigenlijke geheim zit hem in slim werken en efficiency.
Rigoureuze keuzes
‘We gaan uit van basishygiëne, daar ligt onze focus en kracht. Ons bereik is groter dan dat van een gemiddeld local hero-kantoor. Weliswaar niet Groningen tot Maastricht, maar wel een cirkel van zo’n 50 kilometer rond ons kantoor. Natuurlijk bieden we ook prognoses, uitgebreide informatie ten behoeve van een financiering en (juridische) ondersteuning bij ondernemingsrechtvragen en fusies en overnames. Ook daar is het zaak dit snel en goed te kunnen leveren. Daarbij moet je er wel voor waken deze diensten niet gratis weg te geven. Je hebt immers wel geïnvesteerd in mensen en systemen.’
Slimme bronverwerking
Kenter stelt onomwonden goed te zijn in bronverwerking. Hij nodigt zijn klanten altijd uit. ‘Kom even langs, zie hoe wij erbij zitten. Een klantrelatie is ook gebouwd op vertrouwen.’ Als accountant voor komen rijden met een te dure auto is dan ook iets wat hij niet doet.
Vervolgens zijn de keuzes wel strak georganiseerd. Zo heeft nu iedere klant een Exact Online account inclusief bankkoppeling. Dat geldt ook voor kleine klanten als bijvoorbeeld Pensioen BV’s waar relatief weinig transacties geadministreerd hoeven te worden. De bankkoppeling kost geld maar verdient zichzelf in efficiency dubbel en dwars terug. Het kantoor is niet meer afhankelijk van wanneer de ondernemer langs komt met zijn bonnetjes. Zijn de bankafschriften in orde? Het antwoord vind je direct in de administratie. Het biedt Henk Kenter het grote voordeel dat hij de werkzaamheden binnen zijn kantoor veel beter kan plannen. ‘Halverwege ieder kwartaal vragen we de ondernemer altijd om de documenten die hij respectievelijk voor BTW, IB, VpB of wat dan ook op dat moment aan de orde is aan te leveren. Je moet daar als accountant wel in durven sturen. Het heeft twee voordelen: je krijgt je documentatie op tijd en het is weer een goed contactmoment met je klant. Bij grotere ondernemingen moet je dan natuurlijk nog wel goed kijken naar of de voorraden goed genoteerd zijn en naar de hoeveelheid onderhanden werk.’
Vaste prijzen en spelregels
Bij vaste prijzen horen spelregels en dat kan niet van één kant komen. ‘De klant moet wel op tijd aanleveren anders kun je het allemaal niet waarmaken.’ Alhoewel hij ook onmiddellijk toegeeft daar niet 100% dwingend in te zijn.
Stroomlijning
Stroomlijning van processen is voor Henk Kenter essentieel. Daarbij geldt hoe minder de klant doet, hoe beter. Dat betekent goed ingerichte en doordachte administraties. Documenten, facturen, loongegevens, urenstrookjes komen idealiter via de app, de mail, automatische koppelingen binnen. De klant maakt bij voorkeur zijn facturen al in Exact. Het meeste werk is dan al meteen gedaan. Factuurnummers, BTW, grootboekrekeningen kloppen op dat moment al. ‘Enige wat wij doen is kijken naar de openstaande posten.’ De bank wordt immers automatisch bijgehouden en wanneer het geld binnenkomt wordt e.e.a. automatisch geboekt.
3 wegen naar factuur in systeem
Henk Kenter komt met het voorbeeld van hoe de ondernemer die bij de Mediamarkt een nieuwe laptop koopt dit in zijn administratie kan verwerken. De ouderwetse manier is in feite de factuur mailen naar de accountant. Moderner is:
– foto van de bon uploaden in de app, of
– in de Exact Online cockpit uploaden.
In beide gevallen wordt de factuur vervolgens automatisch herkend en verwerkt en koppelt de ‘robot’ de factuur aan de juiste grootboekrekening.
Eigenlijk is er nog een derde manier. De Mediamarkt kan de factuur automatisch in UBL-format naar de Exact Online administratie toesturen. De ondernemer hoeft dan eigenlijk helemaal niets meer te doen.
Steeds minder handwerk
‘Daar gaan we langzaam naar toe,’ zo stelt hij. Veel klanten werken inmiddels al zo en geleidelijk ziet hij die discipline – of is het nieuwe macht van de gewoonte – ook bij de ondernemers ontstaan. Henk Kenter draait het nog eens om. ‘Stel je moet in de laatste weken van ieder kwartaal 300 BTW-aangiftes verwerken waarvan je eigenlijk van tevoren al weet dat er heel veel eigenlijk nog niet compleet zijn? Wij kunnen dergelijke werkzaamheden nu veel beter inplannen en gewoon, zonder veel gedoe en overuren, op tijd afronden.’
En om toch nog eens op de adviesrol terug te komen? Hoe wil je in je ondernemer echt – dus ook bij ad hoc vragen – kunnen ondersteunen wanneer de basics niet iedere dag in orde zijn?
—————————————————–
Oude manieren van werken en nieuwe manieren van werken. We hebben dat in onderstaande visual nog eens uitgewerkt. U kunt er ook een invuloefening van maken. Schat de tijd die de ondernemer kwijt is bij het verwerken van in- en verkoopfacturen in zijn administratie. Schat ook de tijd die het de accountant kost. Links ziet u in de flowcharts de factuurreis oude stijl, rechts de factuurreis nieuwe stijl in Exact Online.
Meer weten over Exact? Meer over Exact Online voor Accountancy. Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Factuurreizen oude stijl en nieuwe stijl
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy.
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie