• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-Beurs
    • AV-Week
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • AV-Beurs
    • AV-Week
    • Nationale salarisdag
Home » Salarisadministratie nieuwe stijl: weg met routinematig en repetitief werk

Salarisadministratie nieuwe stijl: weg met routinematig en repetitief werk

Accountancy, Blog, Nieuws

19 mei 2019 door Exact

logo exact

Handmatig mutaties kopiëren en invoeren, of je klant digitaal laten aanleveren en automatisch invoeren? Al je klanten langs lopen om te controleren of zij hun wijzigingen hebben ingevuld? Of een dashboard waarin je dat direct ziet? Nieuwe manieren van werken verhogen het niveau van je dienstverlening en je werkt een stuk efficiënter. Routines doorbreken is lastig. ‘Medewerkers en klanten zijn er aan gewend.’ Het zijn de woorden van status quo aanbidders. Maar verandering levert ook plussen op. Makkelijker voor je klant, en je medewerkers! Serviceniveau en efficiency gaan omhoog.

Vera Lenaerts

In gesprek met Vera Lenaerts, inhoudelijk nauw betrokken bij Exact salarissoftware en Erik Ledeboer, expert accountancy cloud oplossingen bij Exact. Salarisverwerking mag nooit fout gaan. Fouten hebben een directe impact. Mensen krijgen te veel, te weinig of te laat uitbetaald. Salarisadministratie kan een enorme ‘dissatisfier’ zijn. Erik Ledeboer: ‘Het afbreukrisico bij je klant is hoog. Fouten in de loonstrook leiden tot grote ontevredenheid onder de medewerkers en dus een boze klant. Dat moet je niet willen.’
‘Salarisadministratie is een vak voor gedisciplineerde mensen,’ zo voegt Vera Lenaerts hieraan toe. Daarom zetten we de oude en de nieuwe manieren van werken maar eens naast elkaar.

Inrichten oude stijl

Het begint bij een goede inrichting: functie, loonschaal, leeftijd, arbeidsduur, CAO-bepalingen, werkgevergebonden afspraken, arbeidscontract, verlofuren, enz. Zaken die éénmalig zeer precies en handmatig in het salarissysteem moeten worden ingevoerd.

Mutaties oude stijl

Overuren van medewerkers, medewerkers die afscheid nemen, van functie veranderen en loonsverhoging krijgen, of simpelweg wiens bankrekeningnummer verandert. Mutaties worden door de ondernemer – per email, Excel, Word –  aangeleverd en door de salarisadministrateur nauwkeurig verwerkt. In feite betekent dat overtikken en handmatig in het salarissysteem invoeren. Handmatig verwerken van deze gegevens is erg foutgevoelig. Salarissen moeten altijd op een vaste dag/week in de maand worden uitbetaald, dat betekent bijna altijd werken onder tijdsdruk.

Controles oude stijl

Vanwege de foutgevoeligheid van salarisadministratie is nauwkeurigheid geboden. Maakt de ondernemer geen fouten bij het aanleveren van salarismutaties? Zijn er rare, opvallende verschillen met de vorige maand? Heeft iedere klant zijn mutaties aangeleverd? Alles moet zorgvuldig, regel voor regel worden doorgenomen.

Terug naar de klant – oude stijl

Als alles goed gegaan is, dan krijgt de ondernemer per post of e-mail zijn loonstrookjes die hij aan zijn medewerkers kan uitdelen. Vervolgens kan hij de salarissen en de aangifte loonbelasting goedkeuren en uitbetalen.

Van oude manieren naar nieuwe manieren

‘Dit is in feite de oude manier van werken,’ zo stelt Vera. ‘In de nieuwe manier van werken doe je in feite hetzelfde. Maar wel veel slimmer, efficiënter en klantvriendelijker.’

Inrichten nieuwe stijl

De start is hetzelfde. Met de standaard in het Exact salarissysteem opgenomen CAO’s kunnen meer dan 80% van de ondernemingen bediend worden. Het werkt via een automatische koppeling. Medewerkers kunnen eenvoudig in het systeem worden overgenomen c.q. worden ingevoerd. Eén keer werk en het is klaar. De ondernemer kan direct – via een app of op zijn laptop – in het systeem kijken of al zijn medewerkers in het salarissysteem zijn opgenomen.

Mutaties nieuwe stijl

‘Hier zien we de eerste grote verschillen,’ zo stelt Vera. Via een app, of via de koppeling op zijn of haar pc kan de ondernemer op een vaste, eenvoudige manier wijzigingen in zijn personeelsbestand invoeren. Extra overuren, promotie, veranderingen in uren, enz. kunnen allemaal éénduidig worden ingevuld. Dus weg met de email, het Wordbestand of de spreadsheet. Zowel voor de ondernemer als voor de salarisadministrateur betekent dit gemak en tijdwinst. Mutaties kunnen bijna niet meer fout worden aangeleverd. Het salarissysteem biedt hier een waterdicht systeem. Er wordt niets meer overgetikt. Ondernemer en salarisadministrateur werken beiden real time en online in hetzelfde systeem.

Controles nieuwe stijl

Hier zie je de eerste grote winstpunten van de nieuwe manier van werken. Eenduidige en eenmalige invoer en voortgangsbewaking vanuit het systeem.
Dashboards bieden de salarisadministrateur een compleet overzicht op zijn portefeuille. Voortgang, te ondernemen acties worden automatisch gemeld. Welke ondernemer is wel op tijd en welke niet? De salarisadministrateur ziet het ’s ochtends direct op zijn PC.
Grote opvallende afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en kunnen dus direct worden opgemerkt. 11 uren overwerk of 111 uren overwerk. Het kan een simpele tikfout zijn. CAO-wijzigingen worden automatisch verwerkt en je krijgt een melding als je er actie op moet ondernemen. Signaleringen zoals aflopen arbeidscontracten, verjaardagen, veranderingen in minimumloon en dergelijke komen automatisch naar voren. Wanneer de salarisadministrateur de mutaties heeft verwerkt, kan hij de loonstroken klaar zetten voor de ondernemer. Die kan er een laatste blik op werpen, of erop vertrouwen dat de salarisadministrateur zijn werk goed heeft gedaan. Vervolgens kunnen de betalingen worden klaargezet. Doordat Salaris en Financieel in Exact Online Accountancy geïntegreerd zijn, is in feite de hele administratieve verwerking rond. Van grootboekrekening in de administratie, berekening loonheffingen en salarisstrookje voor de medewerker.

Terug naar de klant – nieuwe stijl

De individuele medewerker heeft vervolgens via zijn salarisapp direct een overzicht van zijn salarisstrookjes, jaaropgaven en ook zijn vrije dagen en verlofaanvragen. De ondernemer heeft direct inzicht in real-time salaris en personeelsinformatie.

Uitdaging voor de salarisadministrateur

Erik Ledeboer

Bij de salarisadministrateur verdwijnt een flink deel van het oude, repetitieve werk. Daarvoor in de plaats komt een grotere span of control en betere dienstverlening. ‘Minder tijd voor routineklusjes en slimmere workflows betekenen dat je als salarisadministrateur niet meer op het laatste moment nog achter kleine details aan moet. Vergeten dat een medewerker binnenkort zijn 22e verjaardag viert en dat daarmee zijn minimumloon omhoog gaat is onmogelijk,’ zo stelt Vera.
‘Door alleen nog te hoeven sturen op uitzonderingen kan het niveau van deze basisdienstverlening omhoog. Adviesrol invullen is dan een volgende stap,’ zo voegt Erik hier aan toe. En dan hebben we het over de individuele competenties van de salarisadministrateur. ‘Heeft hij of zij de kwaliteiten om zich echt meer te verdiepen in de bij de ondernemer levende vragen rond arbeidsrecht, pensioenen, werkkostenregeling en dergelijke? Daar liggen nu wel zijn of haar kansen en mogelijkheden.’

Visual: Stapsgewijs de oude en de nieuwe manieren van werken

Bereken je tijdwinst en het gemak voor de klant.

 

Categorie: Accountancy, Blog, Nieuws Tags: administratieve dienstverlening, CAO's, ondernemer, salarisadministratie, werknemerstevredenheid

Tags: administratieve dienstverlening, CAO's, ondernemer, salarisadministratie, werknemerstevredenheid

Gerelateerde artikelen

7 januari 2021

Wijzigingen wet- en regelgeving salarisadministratie in 2021

7 december 2020

FNV: werkgevers misbruiken coronacrisis bij cao-onderhandelingen

4 december 2020

‘De salarisadministratie van de toekomst zal als een zelfrijdende auto functioneren’

19 november 2020

Geldzakjes en rokende computers: de geschiedenis van salarisadministratie

Geef een reactie Antwoord annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Vrijstelling schenkbelasting tijdelijk verhoogd in 2021
  • Groot deel schade door mislukte fiscale constructie erfenis voor rekening van BDO
  • ‘Accountant is gier die laatste vlees weghaalt’
  • Geen accountants failliet in 2020; doek valt wel voor enkele boekhoudkantoren

Partnercarrousel

Business-changing cloudplatform helpt kantoren en cliënten vooruit
Voorbeeld van een pensioenmediation
logo_pinkweb_2013_donker_340x156_top.png
Esther Stomps van Flynth: ‘We willen IT en de praktijk samenbrengen’
twinfield logo AV
Complete financiële processen digitaliseren met klantvriendelijke software
Exact logo
360 Suite voor Accountancy: al jouw diensten in één online omgeving
Investeren in innovatie brengt accountant en ondernemer dicht bij elkaar in tijden van afstand
Yuki Robotic Assistant
Veilig digitaal thuiswerken doe je zo
NOW Manager CaseWare koppelt met geanalyseerde data Full Finance
Overstappen naar een ander boekhoudpakket. Welke obstakels zijn er (niet)?
Btw-nummer controleren met één druk op de knop
Digitalisering, automatisering: ben jij klaar voor de toekomst?
Estate planning, een introductie
‘De salarisadministratie van de toekomst zal als een zelfrijdende auto functioneren’
Digitale transformatie: een kwestie van nu of nooit
4 tips om verzuim tegen te gaan
RB
Register Belastingadviseurs: het opleidingsinstituut gericht op het mkb
FinTech-startup Finturi verruimt haar dienstverlening
Accountant, last van piekdrukte in de backoffice? 3 stappen om meer grip te krijgen op de administratieve processen
NLP voor gevorderden: ‘Je leert naar jezelf te kijken’
Oamkb biedt digitale oprichtingen BV aan via platform Firm24 Premium
keurmerk ritregistratie
Privacy rondom ritregistratie
The Legal Company
Hoe kunnen werkgevers voorkomen dat ZZP’ers worden gezien als (goed beschermde) werknemers?
Credion
Talloze mogelijkheden in alternatieve financieringen
Accountant, hoe loods jij de ondernemer door de coronacrisis?

De tipweek van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Opleidingen

15
jan
Webinar De NOW Verantwoord – Samenstellen
NBA Opleidingen
18
jan
Workshop PE-plan schrijven
NBA Opleidingen
19
jan
Actualiteiten seminar 2021 – voor de mkb adviseur
NBA Opleidingen
19
jan
De DGA: alle fiscale ins & outs
NBA Opleidingen
19
jan
Webinar Workshop NLP
NBA Opleidingen
21
jan
Pilot webmodule voor zpp’ers online Hoe nu verder?
Fiscount
21
jan
Webinar: Ontdek hoe eenvoudig de jaarafsluiting kan zijn
Yuki
25
jan
Vaktechnische Actualiteiten (1)
Fiscount
26
jan
Online cursus Fiscale actualiteiten voor gemeentelijke fiscaliteit
Fiscaal Vanmorgen
29
jan
Schakelprogramma AA
HAN
29
jan
Post-hbo AA Oriëntatie Accountancy MKB
HAN
02
feb
Masterclass BTW jurisprudentie HvJ EU (livestream)
Fiscaal Vanmorgen
02
feb
Masterclass BTW jurisprudentie HvJ EU
Fiscaal Vanmorgen
02
feb
Cursus Huwelijksvermogensrecht van A tot Z anno 2021
Fiscaal Vanmorgen
04
feb
Masterclass Werken met flexibele arbeidskrachten
The Legal Company
11
feb
Cursus Werkkostenregeling
Fiscaal Vanmorgen
15
feb
Verkort schakelprogramma naar Post HBO AA MKB
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Praktijkopleiding AA – Accountancy MKB (inclusief contactdagen)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
MBA Fit for Future
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Moderne Bedrijfsadministratie (MBA)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Register MKB Belastingadviseur (MKB BA)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Register MKB Belastingconsulent (MKB BC)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Post HBO AA Accountancy – MKB
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Arbeid en Recht (1)
Fiscount
15
feb
Certified Management Accountant (CMA)
Markus Verbeek Praehep
15
feb
Praktijkopleiding AA – Accountancy MKB (exclusief contactdagen)
Markus Verbeek Praehep
02
mrt
Cursus Box 2 en 3 in 2021: wat te doen met een miljoen?
Fiscaal Vanmorgen
04
mrt
Cursus Subsidies en BTW, maak de juiste fiscale keuze
Fiscaal Vanmorgen
11
mrt
Online cursus Gemeentelijk vastgoed, BTW en het BTW-compensatiefonds
Fiscaal Vanmorgen
16
mrt
Cursus Inkomstenbelasting voor de salarisadministrateur
Fiscaal Vanmorgen
23
mrt
Cursus BTW internationaal goederenverkeer en diensten
Fiscaal Vanmorgen
29
mrt
Vaktechnische Actualiteiten (2)
Fiscount
29
mrt
Post HBO AA Accountancy – MKB Geïntegreerd
Markus Verbeek Praehep
30
mrt
Online cursus Btw en bcf-aspecten gemeentelijk grondbedrijf
Fiscaal Vanmorgen
31
mrt
Cursus Actualiteiten Formeel Belastingrecht en spelregels rondom boekenonderzoeken
Fiscaal Vanmorgen
17
mei
Arbeid en Recht (2)
Fiscount
07
jun
Vaktechnische Actualiteiten (3)
Fiscount
03
sep
Post-hbo AA Theorie en Praktijk
HAN
06
sep
Vaktechnische Actualiteiten (4)
Fiscount
07
sep
Arbeid en Recht (3)
Fiscount
11
okt
Vaktechnische Actualiteiten (5)
Fiscount
23
nov
Vaktechnische Actualiteiten (6)
Fiscount

Vacatures

Gevorderd assistent accountant BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Management/Cost Accountant
Crop Alliance
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen