Handmatig mutaties kopiëren en invoeren, of je klant digitaal laten aanleveren en automatisch invoeren? Al je klanten langs lopen om te controleren of zij hun wijzigingen hebben ingevuld? Of een dashboard waarin je dat direct ziet? Nieuwe manieren van werken verhogen het niveau van je dienstverlening en je werkt een stuk efficiënter. Routines doorbreken is lastig. ‘Medewerkers en klanten zijn er aan gewend.’ Het zijn de woorden van status quo aanbidders. Maar verandering levert ook plussen op. Makkelijker voor je klant, en je medewerkers! Serviceniveau en efficiency gaan omhoog.
In gesprek met Vera Lenaerts, inhoudelijk nauw betrokken bij Exact salarissoftware en Erik Ledeboer, expert accountancy cloud oplossingen bij Exact. Salarisverwerking mag nooit fout gaan. Fouten hebben een directe impact. Mensen krijgen te veel, te weinig of te laat uitbetaald. Salarisadministratie kan een enorme ‘dissatisfier’ zijn. Erik Ledeboer: ‘Het afbreukrisico bij je klant is hoog. Fouten in de loonstrook leiden tot grote ontevredenheid onder de medewerkers en dus een boze klant. Dat moet je niet willen.’
‘Salarisadministratie is een vak voor gedisciplineerde mensen,’ zo voegt Vera Lenaerts hieraan toe. Daarom zetten we de oude en de nieuwe manieren van werken maar eens naast elkaar.
Inrichten oude stijl
Het begint bij een goede inrichting: functie, loonschaal, leeftijd, arbeidsduur, CAO-bepalingen, werkgevergebonden afspraken, arbeidscontract, verlofuren, enz. Zaken die éénmalig zeer precies en handmatig in het salarissysteem moeten worden ingevoerd.
Mutaties oude stijl
Overuren van medewerkers, medewerkers die afscheid nemen, van functie veranderen en loonsverhoging krijgen, of simpelweg wiens bankrekeningnummer verandert. Mutaties worden door de ondernemer – per email, Excel, Word – aangeleverd en door de salarisadministrateur nauwkeurig verwerkt. In feite betekent dat overtikken en handmatig in het salarissysteem invoeren. Handmatig verwerken van deze gegevens is erg foutgevoelig. Salarissen moeten altijd op een vaste dag/week in de maand worden uitbetaald, dat betekent bijna altijd werken onder tijdsdruk.
Controles oude stijl
Vanwege de foutgevoeligheid van salarisadministratie is nauwkeurigheid geboden. Maakt de ondernemer geen fouten bij het aanleveren van salarismutaties? Zijn er rare, opvallende verschillen met de vorige maand? Heeft iedere klant zijn mutaties aangeleverd? Alles moet zorgvuldig, regel voor regel worden doorgenomen.
Terug naar de klant – oude stijl
Als alles goed gegaan is, dan krijgt de ondernemer per post of e-mail zijn loonstrookjes die hij aan zijn medewerkers kan uitdelen. Vervolgens kan hij de salarissen en de aangifte loonbelasting goedkeuren en uitbetalen.
Van oude manieren naar nieuwe manieren
‘Dit is in feite de oude manier van werken,’ zo stelt Vera. ‘In de nieuwe manier van werken doe je in feite hetzelfde. Maar wel veel slimmer, efficiënter en klantvriendelijker.’
Inrichten nieuwe stijl
De start is hetzelfde. Met de standaard in het Exact salarissysteem opgenomen CAO’s kunnen meer dan 80% van de ondernemingen bediend worden. Het werkt via een automatische koppeling. Medewerkers kunnen eenvoudig in het systeem worden overgenomen c.q. worden ingevoerd. Eén keer werk en het is klaar. De ondernemer kan direct – via een app of op zijn laptop – in het systeem kijken of al zijn medewerkers in het salarissysteem zijn opgenomen.
Mutaties nieuwe stijl
‘Hier zien we de eerste grote verschillen,’ zo stelt Vera. Via een app, of via de koppeling op zijn of haar pc kan de ondernemer op een vaste, eenvoudige manier wijzigingen in zijn personeelsbestand invoeren. Extra overuren, promotie, veranderingen in uren, enz. kunnen allemaal éénduidig worden ingevuld. Dus weg met de email, het Wordbestand of de spreadsheet. Zowel voor de ondernemer als voor de salarisadministrateur betekent dit gemak en tijdwinst. Mutaties kunnen bijna niet meer fout worden aangeleverd. Het salarissysteem biedt hier een waterdicht systeem. Er wordt niets meer overgetikt. Ondernemer en salarisadministrateur werken beiden real time en online in hetzelfde systeem.
Controles nieuwe stijl
Hier zie je de eerste grote winstpunten van de nieuwe manier van werken. Eenduidige en eenmalige invoer en voortgangsbewaking vanuit het systeem.
Dashboards bieden de salarisadministrateur een compleet overzicht op zijn portefeuille. Voortgang, te ondernemen acties worden automatisch gemeld. Welke ondernemer is wel op tijd en welke niet? De salarisadministrateur ziet het ’s ochtends direct op zijn PC.
Grote opvallende afwijkingen worden automatisch gesignaleerd en kunnen dus direct worden opgemerkt. 11 uren overwerk of 111 uren overwerk. Het kan een simpele tikfout zijn. CAO-wijzigingen worden automatisch verwerkt en je krijgt een melding als je er actie op moet ondernemen. Signaleringen zoals aflopen arbeidscontracten, verjaardagen, veranderingen in minimumloon en dergelijke komen automatisch naar voren. Wanneer de salarisadministrateur de mutaties heeft verwerkt, kan hij de loonstroken klaar zetten voor de ondernemer. Die kan er een laatste blik op werpen, of erop vertrouwen dat de salarisadministrateur zijn werk goed heeft gedaan. Vervolgens kunnen de betalingen worden klaargezet. Doordat Salaris en Financieel in Exact Online Accountancy geïntegreerd zijn, is in feite de hele administratieve verwerking rond. Van grootboekrekening in de administratie, berekening loonheffingen en salarisstrookje voor de medewerker.
Terug naar de klant – nieuwe stijl
De individuele medewerker heeft vervolgens via zijn salarisapp direct een overzicht van zijn salarisstrookjes, jaaropgaven en ook zijn vrije dagen en verlofaanvragen. De ondernemer heeft direct inzicht in real-time salaris en personeelsinformatie.
Uitdaging voor de salarisadministrateur
Bij de salarisadministrateur verdwijnt een flink deel van het oude, repetitieve werk. Daarvoor in de plaats komt een grotere span of control en betere dienstverlening. ‘Minder tijd voor routineklusjes en slimmere workflows betekenen dat je als salarisadministrateur niet meer op het laatste moment nog achter kleine details aan moet. Vergeten dat een medewerker binnenkort zijn 22e verjaardag viert en dat daarmee zijn minimumloon omhoog gaat is onmogelijk,’ zo stelt Vera.
‘Door alleen nog te hoeven sturen op uitzonderingen kan het niveau van deze basisdienstverlening omhoog. Adviesrol invullen is dan een volgende stap,’ zo voegt Erik hier aan toe. En dan hebben we het over de individuele competenties van de salarisadministrateur. ‘Heeft hij of zij de kwaliteiten om zich echt meer te verdiepen in de bij de ondernemer levende vragen rond arbeidsrecht, pensioenen, werkkostenregeling en dergelijke? Daar liggen nu wel zijn of haar kansen en mogelijkheden.’
Visual: Stapsgewijs de oude en de nieuwe manieren van werken
Bereken je tijdwinst en het gemak voor de klant.
Geef een reactie