Vraag je klanten waarom zij hebben gekozen voor Van Wieren & Vellinga Adviseurs en Accountants, dan komen zaken als betrouwbaarheid, betrokkenheid en een proactieve aanpak naar voren. Volgens Ronald Bogaard, ICT Adviseur – Assistent Accountant, komt dat omdat het kantoor oog heeft voor zowel de belangen van de onderneming als de ondernemer. Onlangs is men overgestapt op nieuwe aangiftesoftware, Unit4 Fiscaal Gemak. Ronald Bogaard gaat in op de overwegingen die hieraan ten grondslag lagen en vertelt hoe men de conversie heeft ervaren.
Ronald Bogaard, ICT Adviseur – Assistent Accountant: ‘Als adviseurs en accountants staan wij echt naast de ondernemer. Hierbij letten we niet alleen op de cijfers, maar proberen we vooral ook de ambities en ideeën van de ondernemer te achterhalen om daar een passend advies voor te geven. Want juist dit stuk advisering wordt steeds belangrijker. Om dit goed te kunnen doen, investeren wij veel tijd in de ontwikkeling van onze kennis en vaardigheden en in de inzet van moderne technologie. Op die manier kunnen wij tegen de laagst mogelijke kosten, de beste kwaliteit leveren aan onze klanten en hen zoveel mogelijk ontzorgen op de terreinen waar wij deskundig in zijn. Met mijn IT-kennis kan ik klanten desgevraagd bijvoorbeeld ook adviseren over het boekhoudprogramma dat ze gebruiken om te zien of het (nog steeds) past bij de doelen die men zichzelf stelt. Maar alles begint natuurlijk met de inzet van goede softwareoplossingen binnen ons eigen kantoor’.
Aanleiding voor de overstap
Toen ooit de stap werd gemaakt naar Nextens aangiftesoftware (toen nog op de desktop) was bekend dat het pakket niet beschikte over VPB-rapportage, maar voor de rest voldeed de oplossing aan de behoefte. Toen het kantoor echter min of meer werd gedwongen om de overstap te maken naar de Nextens cloudoplossing ging het verkeerd omdat er steeds meer fouten boven tafel kwamen. Ronald Bogaard: ‘Een groot probleem was bijvoorbeeld de invoersnelheid. Bij het invoeren werden gegevens tussendoor op zo’n manier door het systeem opgeslagen dat de invoerreeks niet meer klopte. Dat betekende dat je continue je eigen invoer moest controleren, wat natuurlijk niet werkbaar is. Andere zaken die we graag anders hadden gezien, waren bijvoorbeeld het ontbreken van rechtenbeheer (iedereen heeft alle rechten), een voor ons niet volledig overzicht van de uitstelregeling en ook favorieten konden niet worden opgeslagen. Daarnaast werken wij met 7 relatiebeheerders die natuurlijk allemaal hun eigen overzichten willen zien. Maar dat label bestaat niet in het product en kon ook niet worden toegevoegd. Toen bleek dat de door de fiscalist in het systeem goedgekeurde aangifte er regelmatig anders uitzag dan die door het secretariaat werd uitgeprint, was de noodzaak om over te stappen duidelijk. Overwegingen bij de selectie Bij de evaluatie voor nieuwe aangiftesoftware hebben we gekeken naar Afas, KBP van Wolters Kluwer en Unit4 Fiscaal Gemak. In eerste instantie heb ik zelf alle oplossingen bekeken vanuit het perspectief van systeembeheer en rapportagemogelijkheden. Als tweede stap heb ik samen met een fiscalist in elk pakket stap voor stap een aantal aangiftes ingevuld. Unit4 Fiscaal Gemak stak qua snelheid al snel duidelijk boven de anderen uit en ook de opbouw zelf is heel overzichtelijk. Mijn collega had ter voorbereiding vanuit fiscaal perspectief een lijst met vragen opgesteld en zonder dat we bekend waren met de opzet van Unit4 Fiscaal Gemak, werden deze vragen stuk voor stuk positief beantwoord. Snelheid en gebruiksgemak aangevuld met het feit dat ons zusterkantoor al langer naar tevredenheid gebruikmaakte van deze oplossing gaven de doorslag voor onze uiteindelijke keuze’.
Conversie-uitdagingen en -tips
‘Met de keuze voor Unit4 Fiscaal Gemak begonnen we aan de volgende stap: de conversie. En zoals je kunt verwachten, was dit niet de meest eenvoudige. Het begon al met het feit dat de exportmogelijkheden vanuit Nextens zeer beperkt zijn, wat erop neerkomt dat je per aangifte mag gaan exporteren. Op dat moment was ik erg blij dat veel van de aangiftes nog beschikbaar waren in de database uit de desktoptijd die 1 op 1 konden worden overgezet. Voor het converteren van aangiftes moesten klanten in Unit4 Fiscaal Gemak staan, wat via een Excelbestand geregeld moest worden. Onderlinge verbanden en relaties maakten het echter zo complex dat we hiervoor een consultant van Unit4 hebben ingeschakeld, maar toen was het ook binnen een dag geregeld.
Na de conversie blijven er altijd nog een aantal dingen die handmatig moeten worden gecontroleerd. Klanten zonder Burgerservicenummer of geslacht, partners en/of ondernemingen die niet altijd zijn gekoppeld en meer van dat soort zaken. Elke eerste aangifte na een conversie kost daarom extra tijd omdat je op dat moment gegevens als huwelijks- of samenwoningsdatum controleert, eventuele kinderen toevoegt etc. Dat zou ook zeker mijn tip zijn aan anderen: ga niet proberen om in één keer alle informatie goed te zetten in het systeem, maar doe het stukje voor stukje. Op die manier blijft het behapbaar. Ook het goed begeleiden van gebruikers blijft altijd een aandachtspunt omdat elke gebruiker anders is en op zijn/haar eigen manier omgaat om met verandering. Maak duidelijke afspraken wat er van iedereen wordt verwacht en zorg dat er sprake is van minimale controle van de naleving ervan. Je hoeft hierbij echt geen Sherlock Holmes te zijn of politieagent te spelen, maar een beetje in de gaten houden dat de uitleg van de afspraken niet te veel wordt opgerekt, kan echt geen kwaad’.
De moeite waard
‘Natuurlijk kost een conversie tijd, moeite, geduld en her en der wat frustratie. Elke verandering is wennen, maar de overstap naar Unit4 Fiscaal Gemak is echt een vooruitgang. Concrete verbeteringen ten opzichte van onze oude oplossing zijn onder andere:
- We kunnen nu een uitsteloverzicht per relatiebeheerder maken waarin precies te zien is hoe men ervoor staat (in de oude situatie maakten we deze overzichten handmatig in Excel)
- Via de planningsmodule wordt nu automatisch gemonitord op het tijdige inleveren van Btw-aangiftes (vroeger werd dit door het secretariaat bijgehouden; een tijdrovend en foutgevoelig proces)
- We beschikken nu over de mogelijkheid van VPB-rapportage die in de oude oplossing ontbrak
- We maken actief gebruik van rechtenbeheer om onze medewerkers toegang te geven tot díe informatie die voor hen relevant is
- We kunnen met behulp van filters overzichten maken die per gebruiker als favoriet kunnen worden opgeslagen
- Automatische doorrekening (middeling) kan makkelijk periodiek worden opgestart en is daardoor sneller beschikbaar.
Unit4 Fiscaal Gemak is logisch opgebouwd, eenvoudig in gebruik en beschikt over mooie overzichten. Maar alleen al de hoge verwerkingssnelheid van het pakket maakt een conversie naar mijn idee al de moeite waard’.
Bron: https://info.unit4.com/rs/900-SZD-631/images/CS_VanWierenVeilinga_DEF.pdf
Geef een reactie