Zoals ik in een eerdere blog schreef is het heel verleidelijk om het Referentie GrootboekSchema (RGS) te benaderen als een standaard rekeningschema. Dit was en is nog steeds aperte onzin!
RGS is een ‘referentieschema’ dat het transport tussen de verschillende processtappen in de financiële rapportageketen(s), van bron naar uitvragende partij, optimaliseert en vereenvoudigt. Het verlaagt de kans op vertaalfouten tussen de verschillende processtappen en verhoogt daarmee ook de efficiency binnen diezelfde processtappen. Het zegt of regelt dus niets voor de kwaliteit van de verwerkte transacties c.q. mutaties op grootboekniveau, dat organiseer en regel je in de gebruikte applicaties zelf door geautomatiseerde boekingslagen en/of instructies en procedures.
Je kunt RGS vergelijken met de Nederlandse taal. In Nederland spreken we in bijna alle provincies een dialect of zelfs, zoals in Friesland, een eigen taal. Een taal die ik in ieder geval niet begrijp of beheers, maar gelukkig spreken we ook allemaal de Nederlandse taal. En met alleen die ene (Nederlandse) taal zijn we overal verstaanbaar en kunnen we onze boodschap overbrengen. Dat is te vergelijken met de doelstelling van RGS; het begrijpelijk en vergelijkbaar maken van de financiële gegevens.
Nieuwe mogelijkheden door koppeling RGS-code aan grootboekrekening
Als iedere bron-applicatie toestaat om aan een grootboekrekening een RGS-code te koppelen, ontstaan nieuwe mogelijkheden. Het vergelijken van jouw KPI’s met die van andere ondernemers ìs eenvoudiger wanneer de softwareleveranciers deze RGS-codes gebruiken bij het opstellen van grafieken en/of Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s), zoals de brutomarge. Hoe eerder de RGS-codes in de keten worden ingezet, hoe meer effect deze inzet kan opleveren, vandaar dat iedereen adviseert om RGS al bij de bron in te voeren.
Herinner je nog mijn vergelijking met het IKEA-model?
XBL/SBR bleek te ingewikkeld voor onze bonte verzameling rekeningschema’s. Bovendien halen we de benodigde gegevens voor een juiste SBR-rapportage soms niet uit één bronapplicatie. Door gebruik te maken van RGS en deze mee te sturen als ‘meta-’data van een grootboekrekening in een al dan niet geautomatiseerde koppeling (export/import) zijn vervolgstappen efficiënter te organiseren. Denk daarbij aan het invullen van bijvoorbeeld een vpb-aangifte. Zo is het nu al mogelijk om op basis van RGS vanuit Minox je aangifte direct in te vullen in Unit4 Fiscaal Gemak.
Hiermee wordt de toegevoegde waarde van RGS in je financiële- en verantwoordingsketen in een één klap duidelijk. RGS is daarmee als het ware het standaardgereedschap in het IKEA-model. Op basis van een handleiding (financiële software) en de benodigde onderdelen (transacties) komt iedereen met behulp van standaardgereedschap (RGS) altijd tot hetzelfde eindproduct (rapport, aangifte, dashboard of KPI).
Roos Timmermans is Strategisch Adviseur Accountancy bij Unit4 Bedrijfssoftware
Wil je meer weten over hoe RGS voor jou waarde kan toevoegen of met mij van gedachte wisselen, meld je dan aan voor een van onze webinars tijdens de Week van RGS op https://www.deweekvanrgs.nl/inschrijven-deweekvanrgs/
Geef een reactie