Het einde van het jaar is in zicht. Heb je de (loon)administratie op orde? Check deze zes tips over administratie, bonus, concernregeling en dwangsom. Een aantal tips voor werkgevers op een rij, zodat je 2019 goed kunt afsluiten en 2020 goed van start kunt gaan.
1 Zorg dat administraties op elkaar aansluiten
Ga aan het einde van 2019 zo snel mogelijk na of de loonadministratie en de financiële administratie op elkaar aansluiten. Het kan zo zijn dat een of meer (belaste) uitbetaalde vergoedingen abusievelijk niet zijn verwerkt in de loonadministratie. En dan zijn over deze vergoedingen geen loonheffingen ingehouden of eindheffingen afgedragen.
Bij het maken van de aansluiting tussen de loon- en de financiële administratie komen zulke afwijkingen aan het licht. Je kunt de verschuldigde loonheffingen dan alsnog afdragen. Dit kan eventueel in de vorm van eindheffing gebeuren.
2 Rond afsluiting loonadministratie 2019 af
Nu het einde van het jaar nadert, is het bijna tijd om de loonadministratie over 2019 af te sluiten. Doe dit zo snel mogelijk. Dit moet in ieder geval gebeurd zijn vóórdat je de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2019 moet indienen.
Controleer bij de afsluiting of je van iedere werknemer een kopie hebt van het identificatiebewijs. Zorg er ook voor dat je alle rekeningen van verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers en declaraties van aan werknemers vergoede kosten op orde heeft.
Let op: als je identiteit van een werknemer niet op de juiste manier vast te stellen, pas dan het anoniementarief toe. Anders riskeert de werkgever een verzuimboete van maximaal € 5.278.
Check vóór jaarwisseling administratie uitzendkrachten
Maakt de werkgever binnen het bedrijf gebruik van uitzendkrachten en andere werknemers die niet bij de onderneming in dienst zijn, zoals gedetacheerden, dan is het van belang dat je vóór het einde van 2019 controleert of de administratie met betrekking tot deze werknemers op orde is.
Zo moet je van al deze medewerkers de identiteit hebben gecontroleerd. Aangezien je uitzendkrachten niet mag vragen om een kopie van een identiteitsbewijs, is het raadzaam bij de controle het soort identiteitsbewijs, het nummer en de geldigheidsduur te noteren. Daarnaast moet je bijhouden hoeveel loon en vakantiebijslag zij hebben ontvangen én hoeveel uren zij hebben gewerkt.
Let op: check de registratie van het uitzendbureau. Voldoet de werkgever niet aan deze verplichting, dan kan de Inspectie SZW bij een eventuele controle een boete opleggen van € 8.000 tot maximaal
€ 32.000 per werknemer, afhankelijk van het aantal ter beschikking gestelde arbeidskrachten. Deze boetes kunnen bij recidive worden verdubbeld of zelfs verdrievoudigd!
3 Ken werknemers nog in 2019 een bonus toe
Als de werkgever aan het einde van 2019 nog vrije ruimte over heeft én hij overweegt om een of meer werknemers een bonus te geven, kun je deze bonus in de vrije ruimte laten vallen. Daarbij gelden wel als voorwaarden dat je de bonus nog in 2019 uitbetaalt en dat de bonus voldoet aan het gebruikelijkheidscriterium. Dit betekent dat de bonus niet meer dan 30% mag afwijken van wat voor vergelijkbare werknemers in dezelfde sector gebruikelijk is.
De Belastingdienst keurt vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen (waaronder ook bonussen) van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar in ieder geval goed.
Let op: als je een hogere bonus wilt toepassen, dan moet je bewijzen dat een dergelijke bonus gebruikelijk is in je sector.
Ook als voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets, maar de vrije ruimte wordt overschreden, en je 80% eindheffing moet betalen, kan het voordelig zijn om een bonus aan te wijzen als eindheffingsloon.
4 Pas de concernregeling over 2019 toe
Als je bedrijf een concern vormt met minstens twee concernonderdelen, kan het handig zijn om de concernregeling toe te passen. In dat geval hoef je voor de toepassing van de werkkostenregeling de vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers van meer dan één concernonderdeel niet langer te splitsen.
Je kan de concernregeling toepassen bij een aandelenbelang van minimaal 95%. Als twee of meer stichtingen gedurende het gehele kalenderjaar in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zo met elkaar zijn verweven, dat zij een eenheid vormen, is ook sprake van een concern.
Van zo’n stichting is sprake als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan:
- een stichting heeft het recht om nieuwe bestuursleden van een andere stichting te benoemen;
- een stichting heeft recht op het vermogen van een andere stichting als die ophoudt te bestaan.
Let op: als je voor het jaar 2019 nog de concernregeling wilt toepassen, moet je daarvoor uiterlijk bij de aangifte over het eerste tijdvak van 2020 kiezen.
5 Verleg vóór 2020 inhoudingsplicht binnen concern
Als het concern een of meer buitenlandse concernonderdelen heeft, dan kan het Nederlandse concernonderdeel de buitenlandse concernonderdelen veel administratieve rompslomp uit handen nemen door akkoord te gaan met verlegging van de inhoudingsplicht naar een Nederlands concernonderdeel. Om de inhoudingsplicht te verleggen moeten de betrokken concernonderdelen gezamenlijk vóór 1 januari 2020 een verzoek indienen bij de Belastingdienst.
6 Vergoed nog dit jaar een dwangsom
Als de werkgever aan de werknemer een bij strafbeschikking opgelegde geldboete of een bestuursrechtelijke dwangsom vergoedt, behoort deze vergoeding vanaf 1 januari 2020 verplicht tot het belastbare loon. Dit staat in het Belastingplan 2020. Je mag zulke vergoedingen niet meer aanwijzen als eindheffingsbestanddelen. Hetzelfde geldt voor het vergoeden van buitenlands dwangsommen die zijn te vergelijken met Nederlandse bestuursrechtelijke dwangsommen.
Het aanwijsverbod voor bestuursrechtelijke dwangsommen en bij strafbeschikking opgelegde boeten is voor het eerst van toepassing op dwangsommen die na 31 december 2019 verbeurd zijn respectievelijk boeten vanwege strafbeschikkingen die na 31 december 2019 zijn uitgevaardigd.
Bron: Flynth
Geef een antwoord