Grote aantallen documenten die in delen worden aangeleverd voor de BTW-aangifte, ontbrekende bonnen voor zakelijke uitgaven, onjuiste informatie op verkoopfacturen en complexe spreadsheets die moeten worden ontcijferd en ingeboekt. Herkenbare uitdagingen voor veel accountants. Voor Robert Boutkan, van MRVO Accountants en Belastingadviseurs, was dit dé aanleiding om als een van de eerste accountantskantoren in Nederland Exact Go bij hun klanten aan te bieden. ‘Ik heb een aantal klanten die het moeilijk vinden om hun administratie goed te managen en financiële informatie bij ons aan te leveren. Gegevens komen druppelsgewijs binnen, zijn soms onvolledig of zelfs onjuist en het vergt vaak nogal wat handmatig werk om alles te corrigeren. Naast dat het veel van onze tijd kost, heeft het ook impact op onze capaciteit voor analyses van en advies bij problemen die we in hun onderneming zien.’
Inzicht geven
Het doel van MRVO is om hun klanten voortdurend en nauwkeurig inzicht te geven in hun bedrijfsvoering en om hen te ondersteunen in het nemen van de best mogelijke zakelijke beslissingen. Dit zal voor elk accountantskantoor vergelijkbaar zijn.
‘Net als veel andere kantoren streven wij ernaar om naast boekhouder ook bedrijfsadviseur te zijn. De boekhouding is de basis, maar hoe sneller en eenvoudiger we die kunnen doen, des te meer tijd we hebben voor analyses en het adviseren van onze klanten in het maken van de juiste keuzes – zowel bij het beheren van risico’s als bij het grijpen van kansen.’
Stappen vooruit met Exact Go
Robert legt verder uit hoe Exact Go, in combinatie met Exact Online, hen de mogelijkheid biedt om een stap vooruit tezetten in de samenwerking met hun klanten.
‘Bij ondernemers draait het allemaal om tijd. Ze willen zo min mogelijk tijd besteden aan hun boekhouding, daar hebben ze immers ons voor. Het managen van facturen, bonnen en inkoopfacturen wordt gezien als een gedoe – het vreet aan de tijd die ze liever aan hun klanten en ondernemen besteden. En wanneer ze gehaast zijn of niet gefocust, dan worden er fouten gemaakt. Met het ongelukkige gevolg, dat het dan juist méér tijd en moeite kost om zaken op te helderen. In Exact Go zien we de mogelijkheid om het proces te verbeteren – aan beide kanten.”
ZZP’ers en kleine ondernemers
Exact Go is Exact’s product voor ZZP’ers en kleine ondernemers – specifiek ontworpen om het administratieproces zo eenvoudig en snel mogelijk te maken en tegelijkertijd de aanlevering van de financiële informatie aan de accountant te automatiseren.
‘Exact Go heeft een mooi en helder ontwerp en is daarnaast super eenvoudig in gebruik. Dat is wat onze klanten ervaren. Ze maken en versturen een nieuwe factuur, of scannen een bonnetje in enkele seconden. Soms zelfs terwijl ze nog onderweg zijn. Maar het mooiste van Exact Go is de koppeling met Exact Online – klanten hoeven niet meer na te denken over het verzamelen van alle informatie om deze vervolgens in een Excel- of Word document naar ons te e-mailen. Het wordt automatisch gedeeld met hun boekhouding in Exact Online. Wij krijgen boekingsvoorstellen die we alleen hoeven te controleren – in steeds meer gevallen kunnen we ze zelfs automatisch laten inboeken. De tijd- en inspanningsbesparing voor beide partijen is echt aanzienlijk.’
Klanten komen naar ons toe voor advies
Nu veel van zijn klanten Exact Go gebruiken, is Robert enthousiast over de mogelijkheden die het MVRO biedt: ‘We zien dat de relaties met bestaande klanten zich verder ontwikkelen. Ze hebben het voordeel ervaren en vragen ons om meer ondersteuning bij het verbeteren van een breder scala aan financiële processen. Klanten komen naar ons toe voor advies bij grotere kwesties, of vragen ons mee te kijken bij andere bedrijfsactiviteiten. Belangrijke tijd komt vrij om onze klanten hierbij te helpen. Go heeft een positief effect op onze klantrelaties en op onze bedrijfsontwikkeling. Wanneer facturatie relevant is voor een klant, positioneren we Exact Go gekoppeld aan Exact Online als de best practice voor een optimale samenwerking.
Wanneer we onze klanten kunnen helpen om hun financiële informatie te delen op een gemakkelijke en snelle manier die voor ons vervolgens eenvoudig te verwerken is, zijn we in staat om hen beter van dienst te zijn. We gaan van boekhouders die achter de cijfers aanzitten, naar financiële adviseurs die een real-time beeld hebben van de onderneming van de klant. Dat is een win-win situatie.’
Lees meer over Exact Online voor Accountancy of bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy.
Een mooi verhaal, dat wel. De werkelijkheid is toch iets anders. Ook, en zelfs, een accountant kan geen gefundeerd en zinvol advies geven als een goede basisregistratie ( ja, dus toch weer die ouwerwetse boekhouwer die achter de cijfertjes aan moet jagen) ontbreekt.