Het Bureau Financieel Toezicht (BFT) heeft vorig jaar onderzoeken gedaan naar de administratie bij notarissen. Daaruit blijkt dat het hier en daar nog wel beter kan. BFT geeft daarom een aantal tips.
Het BFT heeft enkele veel voorkomende problemen opgesomd rondom de inrichting van de financiële administratie. Zo blijkt dat regelmatig de bewaringspositie te hoog of te laag wordt berekend. ‘Bij de berekening wordt bijvoorbeeld ten onrechte het kassaldo meegeteld. Ook komt het voor dat ten onrechte de debetposten worden meegeteld.’
Functiescheiding aandachtspunt
Soms voldoet de betaalorganisatie niet. ‘Voor het beheer van gelden op de derdengeldenrekening gelden strenge regels. Uit praktische overwegingen voldoen notarissen na verloop van tijd soms niet meer aan deze regels. Bijvoorbeeld omdat zowel de voorbereiding, de controle als het verzenden van de betalingen wordt of kan worden verzorgd door één van de medewerkers. Daarmee is echter geen sprake van de vereiste functiescheiding tussen deze taken. Hetzelfde probleem ontstaat als twee medewerkers van dezelfde bankpas gebruik maken. Tot slot kunnen behandelaren van nalatenschappen door te ruime volmachten volledig en zelfstandig bevoegd zijn tot het verrichten van betalingen van de erven(bank)-rekeningen. Ook dan is onvoldoende sprake van functiescheiding.’
Oude zaken
Verder zag het BFT nog regelmatig oude zaken in de zakenadministratie. ‘Vaak zijn dit oude nalatenschappen, leveringen en hypotheken met een kleiner of groter openstaand saldo. Het is van belang om de openstaande postenlijsten periodiek te analyseren en (oude)zaken tijdig af te wikkelen.’ Ook komt het voor dat niet alle bankrekeningen van derden in de financiële administratie staan. ‘Alle bankrekeningen van derden waarover de notaris kan beschikken of waarover de notaris volmacht heeft, dienen in de financiële administratie te worden opgenomen. Ook de ‘per adres-’ of ‘inzake’-bankrekeningen bij nalatenschappen waarover de notaris dan wel de medewerkers van het kantoor gemachtigd zijn om over te beschikken, moeten worden opgenomen in de financiële administratie.’
Tot slot moet zowel uit de tenaamstelling van de bankrekening als uit de schriftelijke bevestiging van de bank blijken dat sprake is van een bankrekening als bedoeld in artikel 25 van de Wet op het notarisambt. ‘De meeste problemen kan de notaris met zijn administratief medewerker of accountant snel oplossen.’
Geef een reactie