Haagse verkenning door de bril van zakelijke mediation

Hoe heeft de start van het formatieproces voor een nieuwe regering zo uit de bocht kunnen vliegen? Een formatieproces lijkt buitengewoon veel op een zakelijk mediationproces: partijen met tegengestelde belangen proberen middels onderhandelingen tot een overeenkomst (regeerakkoord) te komen. Welke vijf klassieke procesfouten zijn er hier gemaakt?

Eerst de kern

Bij onderhandelingen – een zakelijk mediationproces is grotendeels het begeleiden van onderhandelingen – hebben partijen tal van zowel gelijke als tegengestelde belangen. Achter deze belangen gaan behoeften en zorgen schuil. De uiterlijke verschijningsvorm waarin deze aan tafel worden besproken, is voornamelijk het kenbaar maken van ‘standpunten’. Deze standpunten weerspiegelen dus belangen en deze belangen reflecteren weer de onderliggende behoeften en zorgen. Het afpellen van deze ui-schillen (standpunten, belangen, behoeften en zorgen) gebeurt veelal langs drie lijnen: inhoud, relaties en ego’s. Ik licht ze toe.

Inhoud

Natuurlijk zullen de verkenners onderzoeken welke inhoudelijke punten hard zijn en welke minder hard. Ook is het goed om te kijken waar inhoudelijke breek- en pijnpunten liggen. In een eerste ronde van ‘één-op-één-gesprekken’ laten de meeste partijen nog niet het achterste van hun tong zien. Maar doorgaans worden de eerste contouren (voor dat moment) wel zichtbaar. Bij een verkenning is dat niet anders dan bij een zogenaamde caucusronde bij een zakelijke mediation.

Relationeel

Relaties en personen spelen altijd een rol. Het er niet over hebben, is niet realistisch. Het gaat er niet om of het terecht is of ongemakkelijk of ongepast. Je moet het er niet over hebben, maar je moet het er wel over kunnen hebben. Als het bij ten minste één partij leeft, is het in elk geval een punt van aandacht. Louter verkennen langs de inhoud is als leren rekenen met uitsluitend even getallen. Dat kan niet. Als dat de opdracht is, zou ik zeggen: niet aanvaarden of teruggeven.

Ego

De derde lijn is het ego van de personen en eventueel ook anderen die daarmee verbonden zijn, die aan tafel komen. Ieder mens heeft een ego. We hebben dit ego ook nodig. Soms is ons ego helpend (om grenzen te stellen en voor onszelf op te komen) en soms belemmert het ego ons (te strikt, te krampachtig, te angstig, etc.). Ons ego zorgt mede voor behoeftebevrediging. De publieke ‘tribune’ en de ‘achterban’ kunnen overigens een flinke rol spelen op het gemoed van het ego. Alleen al om die reden maakt het onderdeel uit van het proces.

De procesfouten op een rij

Ik signaleer vijf – toch wel klassieke – procesfouten, die ik hierna kort bespreek.

Procesfout 1

Je kunt niet verkennen langs louter één of twee van deze drie lijnen (inhoud, relatie, ego). Ze lopen door elkaar en zijn met elkaar verbonden. Ze moeten alle drie op tafel kunnen komen! Anders wordt het praten met meel in de mond. Dan de opdracht niet aanvaarden of teruggeven.

Procesfout 2

Er dienen altijd spelregels te zijn. Een zakelijk mediationproces begint met het uitleggen van de spelregels. Deze worden vervolgens opgenomen in een mediationovereenkomst, die door partijen zal worden ondertekend alvorens van start te gaan.

Als onze Tweede Kamer deze niet levert, dan had het op de weg van de verkenners gelegen om ze zelf aan te geven. ‘Binnen dit kader en deze regels gaan wij de opdracht uitvoeren’. Worden die niet aanvaard, dan de opdracht niet aannemen of teruggeven.

Procesfout 3

De gesprekken met de fractievoorzitters waren vertrouwelijk. Immers, de deuren gingen dicht. Waren zij niet vertrouwelijk, dan was er wel een publieke tribune geweest met media. Door van reeds gevoerde vertrouwelijke gesprekken alsnog achteraf alle stukken te openbaren, begaat de Kamer een doodzonde. Onderhandelen in de openbaarheid is een illusie. Hier had de Kamer tegen zichzelf in bescherming genomen moeten worden. De voorzitter had hier een uiterste inspanning moeten leveren om de Kamer op andere gedachten te brengen. Natuurlijk, als de Kamer het in stemming brengt en aanneemt is het een feit, daarover geen misverstand. Het onderscheid tussen vertrouwelijkheid en geheimhouding laat ik hier verder even buiten beschouwing.

Procesfout 4

Notuleren kan natuurlijk door een professionele notulist worden gedaan, maar voorbereidende aantekeningen en mogelijke vragen niet zelf opstellen, of – gekker nog – niet hebben gelezen, zoals ten minste één verkenner heeft verklaard, betekent dat je als gespreksleider niet (goed) (genoeg) bent voorbereid. Een deskundige mediator is – onder andere procedureel – goed voorbereid. Dankzij een goede voorbereiding kun je bovendien beter anticiperen indien het (soms al vanaf de 1^e minuut) anders loopt.

Procesfout 5

Gaat er dan toch iets mis, wat bij onderhandelingen en zakelijke mediation helaas zomaar kan gebeuren (het vertrouwen is vaak broos), dan oplossen binnen de afgesproken spelregels. In accountancytermen: houd een rechte rug.

Conclusie

De gemaakte procesfouten leiden hiermee tot het volgende lijstje met aandachtspunten:

• De opdracht, taak of kwestie dient helder te zijn of helder te worden gemaakt. Beperkingen op inhoud, relatie en/of ego zijn theoretisch natuurlijk mogelijk, maar praktisch niet. Eenieder dient alles ter sprake te kunnen
• Vooraf dienen de procedurele spelregels helder te zijn. Anders kun je feitelijk niet beginnen.
• Achteraf de vertrouwelijkheid alsnog schenden is een doodzonde en zal het proces ernstig (kunnen) schaden.
• Wees voorbereid! Dit geldt voor alle partijen.
• Uitglijders, fouten, missers, misverstanden, e.d. behandelen binnen de vooraf aangegeven kaders.

drs. Servaas M.M. Vrijburg is algemeen directeur van Fiscount en zakelijk mediator