Werkt alles nog wel goed? Op sommige dingen wil je gewoon kunnen vertrouwen. Regelmatig checken dus. De rookmelder controleer je ieder jaar, de verzekeringen houd je regelmatig tegen het licht, je auto mag ieder jaar voor de APK naar de garage en twee keer per jaar kijkt de tandarts of je geen gaatjes hebt. Waarom zou je dat ook niet doen met je loonadministratie?
Spoor fouten makkelijk op
Zitten er nog leaseauto’s in het systeem die ouder zijn dan 5 jaar? Zijn overal wel de juiste pensioenpremies gebruikt? Wordt er geen oneigenlijk gebruik gemaakt van looncomponenten? Het is opletten geblazen voor salarisadministrateurs, zelfs met een goed ingericht systeem. Regels veranderen en je moet met veel dingen rekening houden. Een foutje is zo gemaakt en kan vervelende gevolgen hebben, zeker als die fout pas veel later wordt ontdekt. Daarom heeft Incomme een tool ontwikkeld die heel makkelijk fouten in de loonadministratie opspoort, De Algemene Payroll Keuring (APK). Deze APK is speciaal ontwikkeld voor AFAS, Nmbrs®, Loket en Gemak (voorheen Unit4). Net zoals de APK voor je auto, is het raadzaam om deze ‘check-up’ minimaal eens per jaar uit te laten voeren.
Hoe werkt het?
Je kunt wel handmatig checken wie er nog in een te oude leaseauto rondrijdt, maar dat kan veel makkelijker. De APK doet dat in één keer voor alle leaserijders. Maar niet alleen dat. De tool kijkt ook naar heel veel andere dingen. Of je misschien nog ergens een subsidie op een haar na mist, bijvoorbeeld.
In een paar dagen tijd – meestal hebben we aan twee dagen genoeg – voeren we een databasecontrole uit over alle administraties. Dat doen we met externe analysesoftware. We onderzoeken de inrichting en integriteit van de salarisdatabase op onder meer de volgende onderdelen:
- Inrichting administraties
- Oneigenlijk gebruik looncomponenten/looncodes
- Controle pensioenberekeningen
- Auto’s
- Instellingen voor Loonheffingen en werknemerverzekeringen
- LIV- en WAB-controles
- Diverse verbandscontroles
- Optimale benutting van de systeemmogelijkheden
Corrigeren, verbeteren en professionaliseren
Het resultaat is een rapportage met daarin alle bevindingen, risico’s en voorgestelde verbeteracties. Die krijg je van ons. Alles overzichtelijk bij elkaar, je ziet meteen waar het knelt. Op basis van die rapportage kun je aan de slag met corrigeren en verbeteren. Hulp nodig? Wij staan altijd voor je klaar. Is alles weer 100 procent op orde, dan kun je ook nog starten met ons professionaliseringstraject voor verbetering van kwaliteit en efficiëntie van het systeem.
Ieder jaar APK, een aanrader
Onze APK lijkt in veel opzichten in die voor auto’s: alle vitale onderdelen worden gecheckt en als alles hersteld is, kun je er voorlopig weer onbezorgd mee aan de slag. Deze APK is alleen niet verplicht. Het is wel een aanrader. Stel je voor: in één keer alle onvolkomenheden in het programma op het spoor. Denk je eens in wat er gebeurt als je ze niet ontdekt…
Fouten zijn snel gemaakt en daarom is het verstandig om je loonadministratie regelmatig te checken denk ik. Zo voorkom ik in ieder geval interne problemen en kan ik altijd aankloppen bij iemand wanneer ik vragen heb. Daarnaast bespaart het mij ook veel tijd.