De salarisverwerking is een steeds terugkerend ritueel. Iedere maand of verloningsperiode alle gegevens en mutaties van verschillende werkgevers verwerken om tot een correcte loonstrook te komen voor de medewerkers. Daarnaast aangiftes doen bij de diverse instanties en rapportages maken voor de werkgever.
Stop met zoeken en puzzelen
Om zo efficiënt mogelijk te verlonen is het allereerst nodig om de afspraken die gemaakt zijn met de klanten duidelijk vast te leggen. Veel afspraken en werkwijzen zitten alleen bij de medewerkers in het hoofd. Of de klantenkaart is toch niet helemaal duidelijk. Maar wat als deze vaste contactpersoon plotseling uitvalt? Voorkom zoeken en puzzelen. Laat de verloningen ook een keer rouleren zodat onduidelijkheden en onvolledigheden kunnen worden overlegd.
Benut alle mogelijkheden
De volgende stap is optimaal gebruikmaken van het salarispakket. Benut je alle mogelijkheden die het systeem biedt? Denk hierbij aan standaard signaleringen. Gebruikt jouw organisatie ze? Staan ze op de juiste termijn ingesteld? Krijgen de werkgevers ze ook? Als je een werkgever dit weet en er wat mee doet, gaat de salarisverwerking ook vlotter. Zet ook voor jezelf extra signalen aan voor zaken waar je aan herinnerd wilt worden, zoals de controle WBSO, eindheffing auto met doorlopend zakelijk gebruik of gegevens die je nog van een klant moet krijgen. Is er al gekeken naar de mogelijkheid om collectief en automatisch te verlonen? Zorg dat de controles en aanpassingen tijdig gedaan zijn en laat het systeem het werk verder doen. Een verloning of aangifte kost op deze manier minder tijd en kan er ook niet tussendoor schieten.
Optimaliseren
Is deze basis eenmaal goed gelegd, dan zijn er nog een hoop mogelijkheden om te optimaliseren. De ervaring leert dat zowel medewerkers als klanten vaak vast blijven houden aan oude werkwijzen terwijl er voor beide partijen nog winst valt te behalen. In tijd én geld. Zo bijvoorbeeld:
- Heeft de werkgever een urenregistratiepakket?
Vaak is het te koppelen met de salarissoftware. Dit voorkomt extra werk en fouten tijdens het overtypen. - Worden er maandelijks mutaties overgetypt zoals reiskosten, cao-vergoedingen e.d. die niet via een systeem te koppelen zijn?
Kijk eens naar de mogelijkheden die het salarispakket biedt, zoals standaard invoersets of importmogelijkheden. Het Excel-bestand dat de klant aanlevert kan vaak met een kleine aanpassing worden ingelezen. - Hebben werkgevers en hun werknemers al een eigen inlog?
Werkgevers en werknemers worden steeds moderner en enthousiaster over geautomatiseerde processen en de mogelijkheden die hieraan gekoppeld zijn. Een inlog voor zowel werkgever als werknemer geeft meer inzicht en onafhankelijkheid. Ze kunnen gegevens 24/7 zelf opvragen. Vragen over een kwijtgeraakte loonstrook, jaaropgave of voor de werkgever bijv. loonaangifte behoren hiermee tot het verleden. - Staan de notificaties aan?
Zowel werkgevers als werknemers kunnen via e-mail op de hoogte worden gehouden van de voortgang van de verloning. Het systeem stuurt een bericht als de loonstrook klaarstaat of het SEPA-bestand voor de werkgever. - Kunnen werkgever en werknemer zelf mutaties invoeren?
Als de eigen inlog bevalt, is de volgende stap zelf muteren. De werkgever kan dit rechtstreeks in het systeem doen in plaats van een mail sturen. Ook de werknemer kan zelf zijn overuren of kilometers invoeren. De werkgever kan de mutatie goedkeuren (of afkeuren uiteraard) en de gegevens zitten gelijk in het salarispakket. Allebei kunnen ze in de historie makkelijk terugvinden wat er gemuteerd is. Briefjes of mails kunnen niet meer kwijtraken. - Is er al een digitaal dossier?
Als laatste willen we de mogelijkheid van digitale dossiers nog onder de aandacht brengen. Daarmee kun je gemakkelijk AVG-proof gegevens voor de salarisverwerking uitwisselen en opslaan. Een werknemer kan ook bijvoorbeeld een bonnetje indienen. Dat wordt dan meteen opgeslagen in het dossier. Voor werkgevers is er de mogelijkheid om gegevens van een nieuwe medewerker in te voeren. Er zijn zelfs salarispakketten die aan alleen een naam genoeg hebben. Alle benodigde documenten worden hier dan aan gekoppeld in het dossier. Alles wat nodig is voor een correcte salarisverwerking, zoals arbeidsovereenkomst en loonbelastingverklaring, is dan direct voorhanden. Het pakket kan ook documenten genereren die digitaal ondertekend kunnen worden.
Is zo’n efficiencyslag iets voor jouw organisatie?
Ben je enthousiast, maar weet je niet waar je moet beginnen? Wil je graag aan de slag met de mogelijkheden van je pakket en wil je eerst advies? Kijk dan eens op onze website en neem contact met ons op. Incomme heeft ruime ervaring met advies en begeleiding in de omslag naar efficiënter werken.
Geef een reactie