Salarissoftware: standaardisatie en maatwerk

Niet alleen een slimme workflow, goede salarissoftware omvat ook het incorporeren van afspraken en regelgeving die door software vlekkeloos opgenomen moet worden. Salarisverwerking is grotendeels een geautomatiseerd traject. Wat is hierin de rol van een softwareleverancier? In gesprek met Leo Overvoorde en Jouke Sjaardema, binnen Unit4 verantwoordelijk voor de salarissoftware. 

Leo houdt zich bezig met de klantkant: wat verwachten accountants en ondernemers van goede salarissoftware? Jouke Sjaardema is verantwoordelijk voor de  vaktechnische inhoud van de software. Zorg ervoor dat vigerende wet- en regelgeving in de software is opgenomen.

Het komt neer op 3 lagen die in feite in de software opgenomen moeten worden.

1. Regels vanuit de overheid en de Belastingdienst;
2. Bedrijfstakregels zoals in CAO’s en regels vanuit pensioenuitvoerders en pensioenfondsen;
3. Individuele regels die ondernemers naast of in plaats van een CAO willen opnemen.

Regels vanuit Den Haag

De eerste twee punten vallen direct onder de verantwoordelijkheid van in dit geval Unit4. ‘Regels rond bijvoorbeeld het minimumloon zijn standaard aanwezig,’ stelt Jouke Sjaardema. Wanneer het minimumjeugdloon voor  18 jarigen wijzigt en dat moet bijvoorbeeld op 1 juli ingaan, heeft dat onmiddellijk consequenties voor de salarisberekeningen. ‘Heel praktisch: salaris per maand, of per vier weken? Wanneer 1 juli midden in zo’n 4 weken periode valt, wordt dat dus al een ingewikkelder berekening’.

Tegelijkertijd dienen de salarisstroken als input voor de loonaangifte, die vervolgens weer de basis is voor de vooraf ingevulde belastingaangiftes waar nu zo’n driekwart van de Nederlanders gebruik van maken ten behoeve van het invullen van hun IB-aangifte. ‘De getallen moeten kloppen!

Bedrijfstakregels

De softwaremaker moet evengoed op de hoogte zijn van komende CAO-wijzigingen of regels rond pensioenpremieafdrachten en vastlegging daarvan. Dit laatste is van belang voor de vaststelling van de pensioenrechten die een werknemer opbouwt.

Polderen

Salarissoftwareleveranciers zitten voortdurend aan tafel bij de Belastingdienst, CAO-marktpartijen en pensioenuitvoerders. Ten eerste om tijdig te weten wat er allemaal aankomt, ten tweede om ook al in een vroeg stadium te kunnen signaleren dat een bepaald voorstel in de praktijk lastig uitvoerbaar is c.q. leidt tot hoge administratieve lasten. Het is juist op deze terreinen waar Jouke actief is. Hij staat daarmee midden in het Nederlandse poldermodel. ‘Goed weten wat er speelt, wat er gaat spelen en wat kan en niet kan.’ Uiteindelijk moet dit ertoe leiden dat op deze gebieden de salarissoftware up-to-date is en bij de klant doet wat het moet doen.

Individuele afspraken op gebruikersniveau

Leo Overvoorde’s rol sluit daar op aan. Maar dan meer vanuit het perspectief: hoe gaat een klant – een accountants- of administratiekantoor – om met de software?

‘Handmatige invoer in salarissystemen is in de afgelopen jaar sterk teruggebracht. Invoer aan de bron: de ondernemer vult online mutaties in uren en arbeidsvoorwaarden één keer in. De accountant controleert dat. Dat is de basis rolverdeling.’ De mate van controle kan variëren. De ene ondernemer is veel gedisciplineerder dan de ander en maakt daarom minder fouten. Deze flow kan op maat worden ingericht. Daarna worden de berekeningen gemaakt en gecontroleerd. De vervolghandelingen kunnen daarna in gang gezet worden: het draaien van de salarisstroken, het voorbereiden van de betalingen aan de medewerkers en de afdrachten aan het pensioenfonds, overzichten generen ten behoeve van de Belastingdienst en zo nodig het genereren van SEPA-bestanden om de betalingen – na accordering – van de ondernemer daadwerkelijk uit te voeren. Tot zover eigenlijk allemaal standaard en repetitief.

Een aparte slag is meedenken over hoe individuele afspraken die een werkgever en een werknemer maken in een salarissysteem kunnen worden vastgelegd. Naast alle standaarden moet er plaats zijn voor maatwerk. Maar ook hier geldt dat de softwareleverancier geen maatwerk levert, maar de gebruiker wel in staat stelt zijn eigen omgeving te creëren. Dit is van belang omdat er ook ondernemingen zijn die niet onder een specifieke CAO vallen of wanneer de ondernemer bovenop de CAO eigen regelingen wil toevoegen. ‘In een aantal gevallen is dat gewoon het aan of uitzetten van een vinkje in het systeem. Zo kan een accountant een salarissysteem echt op maat van de individuele ondernemer en zelfs de individuele werknemer inrichten.’