Alle primaire werkprocessen en diensten in één omgeving: dat is de kracht van de geïntegreerde Exact Online Accountancy suite in Exact Online. ‘De software werkt goed samen, voor accountants wordt het werk daarmee sneller, efficiënter en prettiger.’
Door de softwarehuizen Exact en Accountancy Gemak eind 2020 samen te brengen, ontstond er voor accountantskantoren iets bijzonders. ‘Op één platform vinden kantoren voortaan het volledige dienstenpakket’, zegt Joep Hoeks, Chief Product Officer (CPO) van Exact. Hij is verantwoordelijk voor de strategische leiding over diverse productlijnen. ‘Alle softwareoplossingen komen samen; naast intern kantoorbeheer gaat het om de domeinen boekhouding, hr&salaris, fiscaal, jaarrekening en periodieke rapportages. De programma’s draaien volledig in de cloud, zodat kantoren geen omkijken hebben naar het beheer van hun eigen server’, aldus Hoeks. ‘Bovendien zijn de programma’s overal en altijd toegankelijk.’
Hergebruik van data
De Accountancy suite in Exact Online biedt volgens Hoeks grote voordelen. ‘Omdat de programma’s steeds verder geïntegreerd raken, hoeven gegevens maar één keer te worden ingevoerd. Dat is minder foutgevoelig’, zegt Hoeks. ‘Daarnaast besparen kantoren tijd doordat data worden hergebruikt. Zo worden de gegevens uit het boekhoudprogramma overgenomen in de kolommenbalans van het rapportageprogramma waar de jaarrekening wordt uitgewerkt. Met diezelfde data kan later ook de fiscale aangifte worden gedaan en kan later ook de jaarrekening worden opgesteld. Alle diensten maken gebruik van dezelfde dataset, dat is uniek’, stelt Hoeks.
Exact werkt er hard aan alle programma’s zo snel en zo goed mogelijk te integreren. ‘Kantoren die de jaarrekening opstellen en daarvoor een correctie moeten doorvoeren in de boekhouding, moeten nu nog schakelen naar een ander pakket. Dat proces is straks eenvoudiger en verloopt sneller. Er is niet alleen een integratie tussen applicaties maar ook tussen data. Zo werken de programma’s naadloos samen. Ook hoeven gebruikers maar een keer in te loggen om te switchen tussen de programma’s.’
Volgens Hoeks is een aantal integraties al afgerond. ‘Zo is het al mogelijk het aanbieden van de OB-aangiften vanuit Exact Online ook vanuit Fiscaal Gemak te doen, omdat je bijvoorbeeld daar al je aangiften wil managen. Andersom kunnen vanuit Fiscaal Gemak de IB- of Vpb-aangiften of de jaarrekening worden aangeboden op de portal van Exact Online, Mijn Kantoor.’
Aanknopingspunt voor gesprek
Op het platform kunnen accountants eveneens zinvolle inzichten halen uit de verschillende data. Deze kunnen zij met widgets visualiseren en met de klant delen. ‘Zo heb je als accountant diverse aanknopingspunten voor een goed gesprek.’ Hoeks geeft een voorbeeld: ‘Misschien heeft de ondernemer nog ruimte binnen de werkkostenregeling. Met beeld maak je dat concreet; zo weet de ondernemer of hij het personeel nog een cadeautje kan geven dit jaar.’ Maar dat is niet alles. De Exact-software beschikt ook over data-sciencetechnieken waarmee kantoren voorspellingen kunnen doen. ‘Zo kan de accountant het betaalgedrag van klanten voorspellen of verwachtingen opstellen over de cashflow. Dat is iets wat de klant zelf niet kan afleiden uit zijn cijfers en daarmee kan de accountant dus echt toegevoegde waarde leveren.’
No Hands software
Het was Exact die de term No Hands Accounting introduceerde, ofwel boekhouden zonder handen. ‘Dankzij het automatiseren van administratieve processen hoeft de accountant zo weinig mogelijk repeterende processen uit te voeren. Daarbij stuurt het programma op uitzonderingen; de accountant krijgt een seintje om actie te ondernemen. De accountant kan afwijkingen zelf instellen en zo overzicht houden over alle klanten. ‘Het kan gaan om ondernemers die hun budget overschrijven of achterblijven in omzet.’
Volgens de CPO van Exact zal het No Hands-principe in de toekomst gelden voor alle domeinen. ‘Het nieuwe motto is No Hands Software’, zegt Hoeks. ‘Dat moet voortaan het uitgangspunt zijn voor alle programma’s. Van het scannen van bonnetjes tot het afboeken in de boekhouding kan al volledig worden geautomatiseerd, indien gewenst met een tussentijdse controle. Hetzelfde geldt voor het bankproces. Ook bankmutaties kunnen direct worden verwerkt binnen de boekhouding.’
Efficiënter samenwerken
Ook klanten ervaren de voordelen van de Exact Online Accountancy suite. De samenwerking tussen accountant en cliënt is nu soms nog inefficiënt. Dat lossen we op met prepare by client-vragenlijsten. De ondernemer krijgt daarmee enkel vragen die voor hem relevant zijn. Bovendien hoeft hij maar één keer gegevens door te geven; door programma’s te integreren, komen de data op alle relevante plekken terecht. Om een voorbeeld te geven: heeft de ondernemer een nieuwe leaseauto dan is dat zowel relevant voor de fiscale aangifte als later ook voor de jaarrekening.’
Sneller en slimmer innoveren
De efficiencywinst die met de softwareoplossingen van Exact wordt behaald, is groot. ‘Zeker in deze tijd waarin het voor kantoren lastig is genoeg gekwalificeerde medewerkers te vinden, is dat belangrijk’, zegt Hoeks. ‘Dankzij de vereende kracht tussen de softwarebedrijven Exact en Accountancy Gemak kunnen we nog sneller innoveren.’
Met 1.850 specialisten bedient Exact al bijna 40 jaar meer dan 550.000 administraties en meer dan 10.000 accountantskantoren in de Benelux. Accountancy Gemak is al ruim 40 jaar leverancier van softwareoplossingen voor accountants en ondernemers. Inmiddels vertrouwen ruim 5.500 accountants- en administratiekantoren op Accountancy Gemak.
Met 1.850 specialisten bedient Exact al bijna 40 jaar meer dan 550.000 administraties en meer dan 10.000 accountantskantoren in de Benelux. Accountancy Gemak is al ruim 40 jaar leverancier van softwareoplossingen voor accountants en ondernemers. Inmiddels vertrouwen ruim 5.500 accountants- en administratiekantoren op Accountancy Gemak.
Geef een antwoord