In accountantskantoren staat documentbeheer zelden hoog op de lijst van automatiseringsprojecten. “In mijn gesprekken met accountantskantoren zie ik een terugkerend patroon”, vertelt Ernesto Lopez Vega, CEO van Qwoater en expert op het gebied van documentmanagement in de accountancy. “Ze zien hun documentopslag als bijzaak, terwijl documenten uiteindelijk een belangrijk eindproduct zijn van hun dienstverlening. Alles wat ze opleveren, is een document. Daarom zou documentbeheer prioriteit moeten krijgen binnen elke digitaliseringsstrategie.”
Inefficiëntie
Veel knelpunten in de bedrijfsvoering worden toegeschreven aan andere oorzaken, terwijl inefficiënt documentbeheer meestal de werkelijke bron is. “Vaak vindt men het probleem niet ‘belangrijk‘ genoeg om aan te pakken”, stelt Lopez Vega. Zo werken kantoren vaak met meerdere systemen tegelijk voor hun documentopslag: jaarrekeningen in het werkprogramma, aangiftes in fiscale software, klantgegevens in het CRM en e-mails vol bijlagen. Hierdoor wordt er enorm veel tijd besteed aan zoeken naar documenten en kunnen de interne processen niet optimaal worden ingericht.
Tijdverspilling
“Medewerkers besteden er dagelijks kostbare uren aan om documenten terug te vinden en handmatig te kopiëren”, stelt Lopez Vega. “In een branche met een gigantisch personeelstekort is deze capaciteitsverspilling eigenlijk irrationeel. Als kantoren wekelijks uren besparen op documentbeheer, hebben ze misschien helemaal niet zoveel nieuwe collega’s nodig.” Bij jaarrekeningen gaat bijvoorbeeld kostbare tijd verloren aan het bijeenzoeken van documenten.
“Bij een centraal documentbeheer hoeven medewerkers niet meer te zoeken of zich af te vragen of ze wel de laatste versie gebruiken. Alles staat op één logische plek, waardoor ze direct kunnen beginnen met inhoudelijk werk. Ook voorkomt het dat klanten meermaals dezelfde documenten moeten aanleveren, een frustratie die veel klantrelaties onnodig belast.”
De rem op groei en innovatie
De impact van verwaarloosd documentbeheer gaat verder dan alleen tijdverlies. Het vormt ook een fundamentele rem op innovatie en wendbaarheid. Als documenten verspreid staan over meerdere systemen, wordt het kantoor feitelijk gegijzeld door deze aanpak. “Als kantoren willen overstappen naar nieuwe applicaties, worden ze tegengehouden door hun documenten”, legt Lopez Vega uit. “Die zitten namelijk ‘vast’ in het oude systeem. Voor elke applicatiewissel moet er een nieuwe, tijdrovende migratie plaatsvinden. Dit maakt kantoren minder wendbaar en vertraagt innovatie aanzienlijk, terwijl concurrenten misschien wel snel kunnen overstappen. Daarnaast komt ook de kracht van AI zo niet tot zijn recht, als je hiervoor kennis uit je klantdossiers wilt inzetten.”
Compliance onder druk
Ook toenemende regelgeving vanuit bijvoorbeeld de Wwft of NIS2 stelt steeds hogere eisen aan documentbeheer en gegevensbeveiliging. Dit vraagt om een gestructureerde, compliant aanpak die met versnipperde documentopslag vrijwel onmogelijk is. “Kantoren moeten kunnen aantonen dat ze klantdocumenten veilig beheren, met de juiste bewaartermijnen en toegangsrechten”, waarschuwt Lopez Vega. “Met documenten verspreid over meerdere systemen wordt compliance een bijna onmogelijke taak. Kantoren liggen er wakker van, terwijl dit redelijk eenvoudig is te tackelen met centraal documentbeheer. Dit stelt kantoren juist in staat eenvoudig te voldoen aan deze wetgeving.”
Toekomstbestendig DMS
Een effectief documentbeheersysteem voor de accountancy moet voldoen aan drie cruciale criteria: flexibiliteit om eenvoudig te koppelen met andere applicaties, veiligheid om strenge regelgeving na te leven en structuur die blijvend orde garandeert in de documenthuishouding. “SharePoint wordt vaak genoemd als DMS voor de accountancy, maar het is niet ontworpen voor de specifieke eisen van deze branche”, legt Lopez Vega uit. “Het is als een blanco canvas dat zelf volledig moet worden ingericht. In de praktijk leidt dit tot inconsistente structuren en beveiligingsvraagstukken die accountants eigenlijk niet zouden moeten hoeven oplossen.”
Documentbeheer
Een documentbeheersysteem dat specifiek is voor accountants biedt daarentegen directe, relevante functionaliteit zonder uitgebreide configuratie. Het bevat standaard de juiste mappenstructuur voor onder andere de jaarrekeningen en aangiftes, integreert naadloos met accountancysoftware en regelt automatisch de veilige opslag en bewaartermijnen. “Mijn missie is accountants volledig te ontlasten rondom alles wat te maken heeft met het verwerken van klantdocumenten”, vertelt Lopez Vega. “Dit moet helemaal geen issue meer zijn. Wij zien een toekomst waarin accountants hun tijd besteden aan het toevoegen van waarde voor klanten, niet aan zoeken naar documenten en het gedoe eromheen. De Document Hub van Qwoater is daarom ontwikkeld vanuit precies dit principe.”
Strategisch fundament
Hoe kunnen kantoren deze transformatie aanvliegen? Veel kantoren zien documentmigratie als een berg werk waar ze tegenop zien, terwijl moderne cloud-oplossingen dit proces juist drastisch hebben vereenvoudigd. Begin met de huidige documentenstromen te inventariseren en maak vervolgens stapsgewijs het documentbeheer centraal. Start bijvoorbeeld met permanente dossiers of nieuwe klanten.“Door de documentstrategie als basis te nemen, ontstaat er een solide fundament voor alle toekomstige uitdagingen”, benadrukt Lopez Vega. Hij pleit voor een fundamentele verschuiving in denken: “De oplossing zit in procesmatig denken over alle klanten heen, in plaats van projectmatig per klant. Daarbij speelt documentbeheer een centrale rol als datakern van het kantoor.” Deze benadering zorgt ervoor dat kantoren systematisch kunnen werken in plaats van ad-hocoplossingen te creëren. “Kantoren met een geordende documenthuishouding zijn wendbaarder en innovatiever. Ze kunnen focussen op wat echt telt: waarde toevoegen voor klanten. Documentbeheer is geen sluitpost, maar het startpunt van een toekomstbestendig accountantskantoor.”
Wat is de Document Hub van Qwoater?
Hét next generation DMS, speciaal ontwikkeld voor de accountancy. Je bewaart klantdossiers centraal én veilig, koppelt naadloos met je andere applicaties en je vindt altijd direct wat je zoekt. Nooit meer migratiestress? Check qwoater.nl.
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2025-ict-en-kengetallen/
Een aantal accountantskantoren hebben wel degelijk dit probleem onderkend en gebruiken onze applicatie DigiOffice al jaren. DigiOffice is meer dan alleen een DMS, maar voornaamste doel is het gestructureerd vastleggen van je documenten.
We (IDB te Woerden) helpen iedereen graag op weg in het DMS landschap.