Het is juli, btw-aangiftemaand. Voor veel jonge, net gestarte ondernemers in de e-commerce een ‘wakkerschrikmoment’, want bij de aangifte komt toch meer kijken dan vaak gedacht. “Dat zien wij direct terug in het aantal aanvragen van nieuwe klanten”, vertelt Gijs Dinnessen. Medeoprichter Viktor Jaskulak: “Sommigen komen zelfs nog in de laatste week. En in de dropshipping-business kan het dan gerust om grote bedrijven gaan met een paar ton omzet die we moeten verwerken. Denk aan overzichten met 40.000 PayPal-transacties. Dan is het een uitkomst dat we er 38.000 binnen vijf minuten kunnen verwerken met Yuki, anders is het niet te doen.”
Sneakers en barkrukken
Het succesverhaal van de twee jonge ondernemers (26 en 27 jaar) begint in 2020. “We kennen elkaar sinds de middelbare school”, vertelt Dinnessen. “Onze kennismaking met handelen begon toen we als hobby exclusieve sneakers verkochten. Toen ik klaar was met mijn studie bedrijfseconomie en Viktor met accountancy, zo’n vijf jaar geleden, begon het ondernemen weer te kriebelen. Na een cursus e-commerce zijn we begonnen als dropshipper in meubels. Overigens: mensen denken nog weleens bij dropshippers aan lelijke spullen van Alibaba die hier worden doorverkocht, maar ook gerenommeerde webshops doen aan dropshipping. Wij verkochten vooral eetkamerstoelen en barkrukken van bekende Nederlandse leveranciers.
Daarnaast werkten we nog in loondienst.”
Hechte community
Met hun kennis van e-commerce én accountancy zijn ze een vraagbaak voor veel collega-ondernemers met een webwinkel. “Al snel kregen we van verschillende kanten de vraag of we de boekhouding wilden doen”, vertelt Dinnessen. Jaskulak vult aan: “Zo is het balletje gaan rollen. De wereld van e-commerce is een kleine, hechte community. Ondernemers wisselen tips uit in Whatsappgroepen, bijvoorbeeld voor een boekhouder die verstand heeft van e-commerce en ook communiceert via een app in plaats van de mail. Met name jonge ondernemers vinden het fijn dat wij snappen wat ze nodig hebben, en veel van hen zijn inmiddels uitgegroeid tot grotere spelers.”
Videohandleidingen
Daarop speelt het duo handig in. “Veel ondernemers in dropshipping zijn tussen de 17 en 27 jaar en moeten we opleiden in het aanleveren van de administratie”, vertelt Jaskulak. “We leggen bijvoorbeeld uit dat we niet alleen banktransacties nodig hebben, maar ook facturen, en hoe je die downloadt: zeker bij buitenlandse bankrekeningen, betaalplatforms of abonnementen kan dat makkelijk fout gaan.
Wij hebben daarom allerlei videohandleidingen opgenomen om documenten goed aan te leveren.
Dat scheelt de ondernemer en ons veel tijd.”
Vage bankrekeningen
Maar de grootste winst boeken ze dankzij het werken in Yuki. Dinnessen: “Wij verwerken rond de 700.000 transacties per maand: orders, inkopen bij leveranciers, en onlineadvertenties. Met Yuki kunnen we repeterende taken, zoals facturen verwerken, goed automatiseren via slimme regels. Als een nieuwe klant ineens honderden documenten aanlevert met veel transacties, kunnen we dat razendsnel verwerken.” Voor Jaskulak was doorslaggevend dat alle banktransacties zijn in te lezen.
“Niet alleen van Nederlandse of Europese banken, maar ook PayPal, creditcards of ongebruikelijke bankrekeningen zoals Revolut of Wise, waarmee ingehuurde freelancers uit het buitenland vaak mee werken.”
Slimme hulp
Naast Yuki gebruiken de ondernemers nog meer handige AI-tools. Jaskulak: “We krijgen via verschillende kanalen nieuwe aanvragen binnen van klanten. Dat komt bij ons binnen in Monday. Deze app helpt ons het offerteproces bijna volledig te automatiseren. Daarnaast gebruiken we TextExpander, waarmee we in Whatsapp met een korte afkorting automatisch een langere standaardtekst laten verschijnen, bijvoorbeeld dat de btw-aangifte klaarstaat. Verder gebruiken we Linktree, om via één link te verwijzen naar een mini-website met meerdere links naar onze video’s en handleidingen. En tot slot gebruiken we Grub om een Wwft-screening te doen van nieuwe klanten. Op basis van het KVK-nummer kunnen we hiermee snel beoordelen of er geen rode vlaggen oppoppen.”
Uit de dip
Dankzij een combinatie van Yuki en andere slimme software kunnen de ondernemers snel groeien: van 60 naar 650 administraties van kleine tot echt grote e-commerceshops en van 2 naar 13 medewerkers. “We zijn trots op ons leuke team; veel jonge mensen die ook graag op deze manier werken en automatiseren waar het kan”, vertelt Dinnessen. Jaskulak vult aan: “Toch zagen we, dankzij het Yuki Custom Program, dat onze automatiseringsgraad afvlakte. We konden zien dat sommige teamleden toch weer terugvielen op handmatige verwerking. Dat kun je dan oplossingsgericht oppakken en gelijktrekken. Het voordeel van samen het trainingsprogramma van Yuki doorlopen, is dat de teamkennis nu is gelijkgetrokken en collega’s elkaar beter weten te vinden bij vragen. En ja: de dip uit de automatiseringsgraad is eruit.”
Vooruitdenken
Toch betekent dat niet ‘automatisch’ een volgende groeispurt. “De komende tijd ligt onze focus op interne groei en professionalisering”, zegt Gijs Dinnessen. “Onze visie is: durf vooruit te denken. Er gaat veel veranderen. Zeker tachtig procent van het werk kun je automatiseren, zodat je tijd overhoudt voor de menselijke kant van het vak.” Viktor Jaskulak: “Automatisering omarmen helpt je om te groeien of meer tijd te hebben voor het meedenken met en adviseren van klanten. Want niet het cijfers verwerken, maar sparren over ondernemen is uiteindelijk wat ons vak zo leuk maakt!”
Tekst: Naomi van Esschoten
Deze bijdrage komt uit Accountancy Vanmorgen met als thema ICT en kengetallen. Dit magazine is verschenen in juli 2025. Zie: https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av2-2025-ict-en-kengetallen
Geef een reactie