Zodra Green Accountants acht jaar geleden de deuren opende, was het vanzelfsprekend dat het kantoor werkzaamheden zoveel mogelijk zou automatiseren. De oprichters werkten eerder bij een Big Four-kantoor. Ze waren gewend aan het gemak van goede software en willen daar geen concessies in doen.
“Goed geautomatiseerde processen zijn noodzakelijk om efficiënt te kunnen werken”, zegt Sandra Heinkens, AA-accountant en mede-eigenaar van Green Accountants. “We houden meer tijd over voor het werk dat we het liefst doen: ondernemers adviseren en ontzorgen. Onze klanten moeten zich zo weinig mogelijk hoeven bezighouden met de boekhouding. Ze richten zich liever op hun business.”
Het Groningse accountantskantoor telt negen medewerkers en staat mkb-klanten bij met uiteenlopende financiële diensten. Het team staat eigenlijk al niet meer stil bij hun efficiënte manier van werken. Maar als Heinkens collega’s van andere kantoren spreekt, is ze nog wel eens verbaasd hoe het er bij hen soms aan toe gaat. “Medewerkers draaien aangiften en rapporten nog uit om die per post aan de klant te versturen. Ze bewaren zelfs nog veel administraties in mappen.”
Heinkens durft te stellen dat Green Accountants up-to-date is als het om software gaat. “Al onze pakketten zijn aan elkaar geknoopt. Er zijn tegenwoordig zoveel koppelingen dat we geen gegevens meer handmatig hoeven in te voeren. Dat komt alleen nog voor als we een nieuwe klant aanmaken.” Het kantoor volgt de ontwikkelingen op IT-gebied scherp. Heinkens: “Als er nieuwe innovaties zijn, implementeren we die meteen. We zijn voortdurend bezig met de vraag of processen efficiënter kunnen. Daardoor kunnen we klanten scherpe prijzen bieden.”
Geen concessies op software
Net als de andere partners werkte Heinkens eerder bij een Big Four-kantoor. Toen we een eigen accountantskantoor begonnen, stond vast dat we geen concessies willen doen op IT-gebied. “We investeren daarom in goede pakketten die we kenden van onze vorige werkgever. Zoals PinkWeb, dat in onze dienstverlening de schakel is met klanten en instanties.” Heinkens verduidelijkt: “Met één druk op de knop versturen we aangiften vanuit de fiscale programma’s naar de klant. Die krijgt een notificatie dat er in PinkWeb stukken voor hem klaar staan. Als de klant deze heeft goedgekeurd, worden ze automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst en krijgen we daarvan een bevestiging. Met de jaarrekening gaat dat hetzelfde, na goedkeuring wordt deze bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd. Ook een opdrachtbevestiging versturen we vanuit het betreffende programma via PinkWeb naar de klant, die het document vervolgens ondertekent en terugstuurt. De bevestiging rolt automatisch het dossier in. Niet onbelangrijk: We zijn er zeker van dat dit de meest veilige manier is om gegevens met de klant uit te wisselen.”
Geen schoenendoosklanten
De collega’s van het accountantskantoor kunnen niet meer zonder PinkWeb. “Ik moet er niet aan denken om stukken te printen en in te binden, deze rapporten aan de klant te versturen, te moeten wachten op een akkoord en vervolgens aan instanties te versturen”, zegt Heinkens stellig. “Het scheelt per aangifte gerust een kwartier. Op een dossier met verschillende bv’s is de tijdwinst zomaar enkele uren per jaar.”
Ook de klant is tevreden, hij of zij kan via de app documenten goedkeuren – overal ter wereld, op elk moment van de dag. “Hij hoeft niet eens zijn computer aan te zetten.” Volgens Heinkens leveren alle klanten van Green Accountants digitaal aan. Het is simpelweg geen optie om de administratie op een andere manier aan te leveren. “Schoenendoos-klanten kennen we hier niet. Waarom zouden we die ook tegemoet komen? Ondernemers ontvangen de meeste facturen tegenwoordig digitaal. Bonnetjes kun je via een scan & herken-app digitaal naar de administratie sturen en weggooien. De technologie is er, waarom zou je die niet voor je laten werken?”
Volop slimmigheidjes
Dankzij het veilige PinkWeb-portaal staan alle dossiers overzichtelijk op één plek. “We zijn nooit documenten kwijt. Daarnaast kan de klant altijd – ook in het weekend als wij niet bereikbaar zijn – bij zijn stukken. Voor ons als team is duidelijk wat de status is van verschillende aangiften en dossiers. Er kan nog een document ontbreken of er is nog geen akkoord binnen.” Daarbij zit PinkWeb volgens Heinkens vol slimmigheidjes. “Elke klant krijgt sowieso een herinnering als een stuk nog niet is goedgekeurd. Ondernemers willen daar wel eens mee wachten tot de 31e van de maand. Stel dat de btw-deadline in het weekend valt, dan sturen we met één druk op de knop een sms-je aan klanten zodat zij hun btw-aangifte tijdig indienen.”
Geoliede machine
Heinkens realiseert zich dat het voor kantoren lastig kan zijn om over te stappen naar een andere manier van werken. “Nieuwe software betekent vaak dat interne werkprocessen anders moeten worden ingericht. We hebben vaste werkprotocollen, we vormen een geoliede machine.”
De AA-accountant adviseert kantoren die een efficiencyslag willen maken om kritisch naar de organisatie te kijken. “Vaak is een bepaalde manier van werken er ingesleten en lopen de processen zo ook wel. Maar goede software kan jaarlijks vele uren schelen. Ik denk dat veel kantoren daar versteld van staan.”
Tips voor kantoren die hun efficiency willen vergroten:
Analyseer hoeveel uren je kunt besparen
Om de efficiency van het kantoor te vergroten, is het belangrijk om te weten hoeveel tijd er momenteel wordt besteed aan verschillende taken en processen. Analyseer en identificeer knelpunten en inefficiënties. Bepaal vervolgens hoeveel uren er potentieel bespaard kunnen worden. Het is nuttig om hulp van softwareleveranciers te roepen. Zij kunnen helpen bij het identificeren van de juiste tools en toepassingen om een efficiencyslag te slaan.
Neem klanten in één keer mee als je overstapt
Bij het implementeren van nieuwe software of het veranderen van werkwijzen is het belangrijk om klanten hierbij te betrekken. Zij moeten immers werken aan de nieuwe manier van werken. Dit kost vaak tijd. Maak geen uitzondering voor schoenendoos-klanten. Stel een team op dat klanten desnoods ondersteunt.
Start met een kleine groep collega’s die willen vernieuwen
Is er weerstand binnen het team? Start met een kleine groep collega’s die graag willen vernieuwen. Deze groep treedt op als ambassadeurs binnen de hele organisatie. Door het enthousiasme van deze groep, worden andere collega’s overtuigd van de voordelen van de nieuwe werkwijze.
Overtuig medewerkers en laat hen klanten overtuigen
Als je medewerkers overtuigd zijn van de nieuwe manier van werken dan kunnen zij ook klanten overhalen om digitaal stukken aan te leveren. Dit vergroot de efficiency van het accountantskantoor aanzienlijk. Het is belangrijk om medewerkers te informeren en trainen over de nieuwe software en werkwijze. Organiseer bijvoorbeeld vergaderingen waarin medewerkers de mogelijkheid hebben om ervaringen uit te wisselen en vragen te stellen.
Vergroot de efficiency van jouw accountantskantoor
Green Accountants werkt als een geoliede machine met goede software en kunnen hierdoor scherpe tarieven bieden. Zo blijft de organisatie financieel gezond met aantrekkelijke marges. In tijden van economische onzekerheid is het van belang om jouw efficiency te verhogen. In de whitepaper ‘Houd je bedrijf gezond in een onzekere economie’ lees je hoe je meer efficiency kunt realiseren met goede software. Download de whitepaper om te ontdekken hoe je jouw accountantskantoor financieel gezond houdt in onzekere tijden.
Geef een reactie