Een accountantskantoor zit in een vreemde ‘keten’. De klant is namelijk tegelijkertijd ook toeleverancier. De klant levert immers gegevens aan, die de accountant vervolgens bewerkt. Hij voegt waarde toe door deze gegevens te ordenen, analyseren en beoordelen tot een eindproduct. Een vreemde situatie, die je in weinig ketens tegenkomt. Maar wat als je de klant niet alleen als klant ziet, maar ook als toeleverancier. Dan ontstaat er ook de ruimte om te komen tot een waardevol inzicht.
De administratieve keten is zo sterk als elke individuele schakel
De belangrijkste uitdaging van elk kantoor is het leveren van zo hoog mogelijke kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten. ICT speelt hierin een belangrijke rol.
Om de administratieve keten te optimaliseren, is het nodig dat elke schakel daarbinnen zo sterk mogelijk is en ook stevig verbonden is met elke voorgaande en volgende schakel. In dit artikel bouwen we in 5 stappen aan een sterke accountancyketen!
1. Maak heldere afspraken met je klanten
- Maak duidelijke afspraken over de manier waarop je bepaalde zaken aangeleverd wilt krijgen. Wees hier zo concreet mogelijk over; ga zo nodig tot het schroefjes-en-boutjesniveau.
- Zorg dat je ook afspraken maakt over de regelmaat waarmee klanten hun gegevens bij je aanleveren. Vertel dat er consequenties aan zitten wanneer klanten hun gegevens op andere manieren of te laat aanleveren. Het is immers in hun eigen belang om dit goed, gedisciplineerd te doen. Hoe beter hun input, des te beter en goedkoper de productie van de output.
- Zorg dat je klanten helpt om hun gegevens zo goed mogelijk aan te leveren. Overtuig hen hierbij van het belang om met bepaalde software te werken en de koppelingen tussen deze software. Probeer dit met zachte ? maar onmiskenbaar duidelijke ? hand af te dwingen.
- Maak duidelijk dat het in het belang is van de klanten om dit te doen. Idealiter aan de hand van een lijstje concrete, meetbare voordelen.
- Durf ook te zeggen tegen een potentiële klant dat als hij/zij de voorgestelde manier van werken niet begrijpt ? of de voordelen er niet van inziet ? jullie kantoor mogelijk niet het juiste kantoor is voor hem of haar. Kies je klanten, dat is uiteindelijk beter voor je medewerkers én je andere klanten want je kunt zo veel betere dienstverlening leveren.
2. Beloon het digitaal aanleveren van documenten
Alles begint met zuiverheid aan de bron: de cijfers die je binnen krijgt of binnen trekt, moeten zo schoon en compleet mogelijk zijn. In het meest ideale geval werken jij en je klant met software van dezelfde leverancier. Maar helaas, de ideale wereld bestaat niet en de kans dat je klant met een ander pakket werkt, is zeer aanwezig. Daar zul je dus op voorbereid moeten zijn, net als op het mogelijke dilemma dat dit oplevert. Het is in jullie beider belang dat jullie software zo optimaal mogelijk matcht. Dat is win-win aan beide kanten. Maar wat nu als dit niet zo is; mag jij dan aan je klant vragen – of misschien zelfs van hem mag eisen – dat hij met dezelfde software als jij gaat werken? Beter is het om hier een soort ‘beloning’ tegenover te stellen. Of duidelijk te maken dat je zijn jaarwerk alleen tegen een bepaalde prijs voor hem kunt doen, mits hij gebruikmaakt van een gangbaar, gemakkelijk te koppelen pakket. Je kunt bijvoorbeeld korting kunnen bieden als de documenten digitaal worden aangeleverd, of juist een premium als dat niet gebeurt.
3. Check op compleetheid
Zorgen voor zo schoon en compleet mogelijke data is de eerste schakel binnen je administratieve keten. Wat volgt, is het neerzetten en bewaken van een zo gestroomlijnd mogelijk administratie- en samenstelproces. Daarbij geldt één gouden regel: nooit beginnen als je alle informatie van je klant niet compleet hebt. Er is namelijk niets zo vervelend en zo slecht voor je marge, als dat je tijdens het samenstelproces herhaaldelijk bij je klant moet aankloppen met de vraag of hij bepaalde informatie alsnog kan aanleveren. Daarmee gaat het hele traject gelijk zoomen in tijd én geld. Dit is dus een heel belangrijke stap!
Kantoren die op abonnementsbasis werken voor hun klanten, stellen het daarom meestal ook verplicht dat een klant zijn informatie compleet aanlevert voordat ze aan de slag gaan.
4. Het samenstelproces
Hoe ga je dan wel te werk en in welke volgorde:
- Aanlevering cijfers
- Aanmaken auditfiles
- Weging van de risico’s
- ‘Het samenstellen’
- Vastlegging in het dossier
- Correcties uitvoeren waar nodig
Ruime keuze
Softwareleveranciers bieden een ruime keuze aan software voor de diverse onderdelen van de workflow binnen kantoren. Voor samenstellen, voor controle, fiscaal, salarisadministratie, de boekhouding, HR, etc. Fiscale software is hiermee verweven, maar de manier waarop dat gebeurt, verschilt per kantoor. Aan het eind van de keten staan de vertrouwde uitvragende partijen: de banken (BIV), de Belastingdienst, het CBS en de KvK.
5. Koudwatervrees
Ketenoptimalisatie betekent in ieder geval: zoveel mogelijk handjes weg uit het traject en software daar inzetten waar dat kan. Bij het ene kantoor past een geïntegreerde oplossing wellicht het beste, terwijl een ander kantoor uitstekend uit de voeten kan met best of breed-oplossingen. Voor alle kantoren geldt echter: loop je tegen de grenzen van je software aan, blijf dan niet op dat punt steken! Ga ermee aan de slag, want hiermee is de grootste efficiencywinst te behalen – investeer dus in het meest optimale proces.
De praktijk wijst uit dat veel kantoren koudwatervrees hebben als het gaat om integraties/koppelingen. Zij zijn bang dat de door hen gewenste koppelingen:
- Niet betrouwbaar zijn
- Niet toekomstproof zijn
- Toch niet beschikbaar zijn
- Te duur zijn
6. Koppel met bestaande bronnen
De winst hoeft niet per definitie uit de aanschaf van nieuwe software te komen. Vaak kun je ook heel veel halen uit de data waar je toch al over beschikt. Wanneer je elektronische nieuwsbrieven naar je klanten verstuurt, kun je het leesgedrag van je klanten meten. Daarmee kun je wellicht hun aanvullende behoeften peilen.
Ook kun je je CRM-software extra vullen met gegevens uit je marketingdatabase, om maar iets te noemen. Eigenlijk zou je jezelf regelmatig de vraag moeten stellen: op welke manier kan ik de data van en over mijn klant zo efficiënt en waardevol mogelijk aan elkaar knopen? Het loont om hier medewerkers vanuit verschillende disciplines naar te laten kijken. Door de verschillende zienswijzen en ideeën van een ieder te combineren, ontstaan er ideeën om de huidige proceskwaliteit naar een hoger niveau te trekken. En daar past vaak softwarematige ondersteuning bij. Kortom, op die manier werk je concreet aan ketenintegratie. Of – beter geformuleerd – aan ketenoptimalisatie!
Geef een reactie