Wat doe je als budgetten onder druk staan en klanten een fixed price vragen? Bij Van Oers Accountants & Adviseurs werd de oplossing gezocht in meer efficiency. Een eerste stap was de integratie van de fiscale en samenstelpraktijk in de CaseWare Samenstel Manager. Daarmee werd meteen ook de kwaliteit van de klantdossiers verhoogd.
Dennis Klasen, accountant en directielid bij Van Oers, merkt dat de budgetten bij klanten onder druk staan. ‘Onze klanten willen het liefst een fixed prijs voor onze dienstverlening. Dat begrijp ik wel, dan kun je de kosten beter in de hand houden. Voor ons betekent dit dat we nog efficiënter moeten werken om binnen het afgesproken budget te blijven. De vraag die wij onszelf stelden was dan ook: hoe kunnen we de efficiency verhogen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van onze dienstverlening? Sterker nog: we stelden onszelf als uitdaging om die kwaliteit zelfs verder te verhogen.’
Niet het wiel opnieuw uitvinden
Ga je nieuwe systemen en software ontwikkelen of met bestaande pakketten werken, vroeg Dennis Klasen zich af. ‘We zeiden tegen elkaar: laten we nou niet denken dat we het zelf allemaal beter weten en eigen systemen gaan bouwen. Dat is niet praktisch, want dan kom je vroeg of laat in de problemen omdat je niet goed meekomt met nieuwe ontwikkelingen als je geen standaard software gebruikt. Ons advies aan anderen die dit willen doen is: ga samen met je vaste softwareleverancier om de tafel zitten, dan kom je tot een oplossing die werkt en blijft werken.’
‘En neem je collega’s binnen het kantoor tijdig mee in het proces’, vult collega-accountant Edwin van Terheijden aan. ‘We hebben de veranderingen natuurlijk goed voorbereid en intern gepresenteerd. Je krijgt draagvlak als alle collega’s de voordelen zien.’
Integratie fiscale en samenstelpraktijk
Al snel dachten ze dat een flinke efficiencyslag gemaakt kon worden bij het uitwisselen van gegevens tussen de fiscale praktijk en de samenstelpraktijk binnen het kantoor. ‘We zagen dat onze accountants, die met de samenstelling van de jaarrekening bezig waren, de fiscale gegevens eerst moesten opvragen bij de fiscalisten en ze vervolgens moesten invoeren in de Samenstel Manager. Terwijl onze fiscalisten dat natuurlijk al hadden gedaan: in hun eigen systeem. Dubbel werk dus. We vroegen ons af of het niet mogelijk was de fiscale workflow te integreren in de CaseWare Samenstel Manager.’
Ze onderzochten de mogelijkheden die de bestaande software bood. ‘Het bleek niet eens zo heel ingewikkeld te zijn om in het framework van CaseWare de fiscale workflow toe te voegen. Dit framework kun je namelijk voor een groot deel zelf inrichten. Toen we het allemaal bedacht hadden, heeft CaseWare ons geholpen met de volledige integratie in het framework. De technische uitvoering hebben we samen met onze vaste automatiseringspartner Full Finance Consultants gedaan. We hoefden er niet eens nieuwe software voor aan te schaffen, want het kon binnen het bestaande systeem.’
Eén klantdossier
Edwin van Terheijden ziet, naast de hogere efficiency, nog een belangrijk voordeel van de nieuwe applicatie: ‘De basis moet goed op orde zijn, want daarop bouw je de rest: de jaarrekening, aangifte IB en fiscaal advies. Vroeger hielden verschillende collega’s zich hiermee bezig. Nu kan één persoon dit doen. Alle klantinformatie staat immers in één dossier. We hoeven geen gegevens meer in verschillende dossiers in te voeren met alle extra werk en kans op fouten. Alles gaat in één keer goed. De fiscale informatie zit nu automatisch in de workflow. Onze fiscalisten en accountants werken nu in hetzelfde dossier en hebben inzicht in de meest actuele en complete klantinformatie. We hebben dus meer kennis van de klant bij elkaar op één plek. En alles is digitaal beschikbaar, er komt geen papier meer aan te pas.
Volgens Dennis Klasen zijn vooral de klanten winnaar: ‘Onze klanten betalen een vaste prijs, maar krijgen meer. We hebben beter en sneller inzicht, meer contact, kunnen eerder bijsturen en beter adviseren.’
Online-oplossingen
Dennis Klasen benadrukt dat je met een technische oplossing alleen het verschil niet maakt voor je klanten. ‘Het zijn uiteindelijk de mensen die de
dienstverlening leveren. Het gaat om de rol van de accountant en de fiscalist. De vraag die we ons stellen is: blijven we de traditionele accountant die terugkijkt of zijn we met de toekomst van onze klanten bezig? Als we niet veranderen en innoveren blijven we achter de feiten aan lopen. En dat is niet in het belang van onze klanten. Een volgende fase is: CaseWare in de cloud. Een online-oplossing dus. Dat zou volgens mij een enorm stap vooruit zijn. Stel je voor: het klantdossier online bereikbaar voor klant en accountantskantoor. Toekomstmuziek? Ik denk het niet, het lijkt me gewoon een logische keuze.’
Geef een reactie