Case-study: Groei door proactief advies

Volgens Joris van Dijk, die al 11 jaar adviseur is bij Joanknecht & Van Zelst, is dat antwoord tweeledig. Ondernemers willen gemak als het gaat om hun administratieve onderneming. Tegelijkertijd hebben ze behoefte aan proactief advies. ‘Door de eerste behoefte in te vullen, hebben we ook meer kunnen beantwoorden aan de adviesvraag’, aldus Van Dijk. 

Voordeel voor klant én accountant

Hij vertelt dat ze ernaar streven zoveel mogelijk van hun klanten in de cloud te laten werken: ‘Dat doen we via ons online portaal Joan.nu en onder andere Exact Online. Inmiddels werkt iets minder dan de helft van onze klanten daarmee. Het is trouwens zo dat over het algemeen de kleinere bedrijven – tot 20 man personeel – en jongere ondernemers daar eerder voor open staan.’ Natuurlijk heeft werken in de cloud voordelen voor zowel klant als accountant: ze hebben altijd toegang tot actuele gegevens en werken makkelijk samen.

Hoe werk ik efficiënter?

Door de vele gemakken wordt online samenwerken langzamerhand steeds meer de norm. ‘Maar’, zegt van Dijk, ‘er moet wel een bepaalde behoefte voor zijn. Dus met name als er oude systemen worden gebruikt of als ondernemers vragen hoe ze efficiënter kunnen werken.’ Dat kan door online bedrijfssoftware te gebruiken – daar is Van Dijk allang achter. Hij en Tom Smits, die al 7 jaar zijn collega is, werken het liefst met Exact Online. Smits: ‘Als wij zelf administratieve werkzaamheden doen voor klanten, gebeurt dat in Exact Online.’

Optimale bedrijfsprocessen

Vaak begint een gesprek met de klant over software met de vraag hoe ze hun bedrijfsprocessen optimaal kunnen inrichten. Van Dijk: ‘Zeker in situaties waarin klanten uiteindelijk besluiten over te stappen naar de Industry Solutions, praat je eerst met ondernemers over hoe hun bedrijfsprocessen eruit zien en hoe deze eruit kunnen of moeten zien om het optimale effect te hebben. Dat is een onderwerp dat veel minder financieel is, maar meer bedrijfsmatig’.

Slimmer factureren

Exact Online doet dus meer voor onder nemers dan alleen informatie opslaan: het helpt ook met het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Van Dijk noemt een voorbeeld: ‘Een klant met Uren & Facturen is door het gemak van het pakket overgestapt van maandfacturatie naar weekfacturatie. Hij factureerde voorheen op een nogal ouderwetse manier. Maar omdat alle uren al in de applicatie zitten, inclusief het goedkeuren, kon hij dat proces versnellen. En dat betekent nogal wat. Niet alleen de factuurstroom verloopt sneller, ook staat het geld sneller op de rekening. ‘

Implementatie als dienst

Mede doordat steeds meer ondernemers met branche­specifieke software werken, biedt Joanknecht & Van Zelst nu meer advies op het gebied van bedrijfsvoering en ­processen. Maar hun expertise gaat verder. Van Dijk: ‘Je krijgt al vrij snel de vraag of je kunt helpen met con versie van oude jaren of de basale inrichting.’ En dat kunnen ze – mede door de trainingen via Exact en hun uitgebreide kennis en ervaring met procesinrichting en implementatie.

Ideale combinatie

Ze implementeren zelf Exact Online bij de klant: ‘Daarbij is ons uitgangspunt dat we bedrijfsprocessen zoveel mogelijk geautomatiseerd inrichten en procescontroles ‘embedden’. Op die manier kunnen we handmatig werk maximaal beperken.

Dat geeft niet alleen extra gemak, maar ook nog meer efficiency voor de klant.’ De combinatie van de software samen met hun financiële achtergrond lijkt daarbij een gouden greep: ‘Juist omdat we het implementeren als een verlengstuk van onze dienstverlening zien waarmee we ook echt omzet kunnen genereren.’

Samenwerking als prioriteit

Maar hoe gaat dat dan? Smits vertelt dat ze de inrichting van Exact Online samen doen met de klant. Daarbij bepalen ze ook welke informatie hij uit het programma wilt halen. Door dat samen te doen ontstaat er optimale samenwerking met de klant, betoogt hij: ‘De relatie met de klant wordt ook intensiever. Je spreekt de klant vaker dan dat je vroeger deed. Toen was het bespreken van de jaarrekening een natuurlijk moment, maar nu heb je veel vaker aanleiding om je klant te spreken.’

Actuele adviezen

Die aanleiding is er vaker omdat het de financiële positie en performance van het bedrijf nu in de gaten wordt gehouden op basis van actuele gegevens, waarin je continu inzicht hebt, en niet op basis van cijfers van een half jaar geleden: ‘Omdat het over recente cijfers gaat, heb je veel betere gesprekken met de klant. De relevantie voor de ondernemer is ook groter omdat het over de directe toekomst gaat en je hem kunt ondersteunen bij zijn besluitvorming.’

Scherp in de gaten

Maar om wat voor cijfers en gegevens gaat het hier dan? Natuurlijk hangt dat af van het soort bedrijf en de soort oplossing. Smits neemt als voorbeeld twee webshops die met Exact Online Handel werken: ‘Je signaleert het als een voorraad oploopt of ouder wordt. Bovendien heb je ook inzicht in marges per productgroep, per voorraadartikel – allemaal belangrijke informatie. En als marges veel minder worden, kun je je afvragen waar dat mee te maken heeft. Op basis daarvan ga je in gesprek met de klant.’

Totaalbeeld

Van Dijk vult aan: ‘Je hebt in ieder geval meer zicht op de voorraadpositie omdat de complete voorraadstroom door de hele applicatie heen loopt, van inkoop tot verkoop. En dat is bij een reguliere financiële administratie niet het geval.’ Door de integratie van administratie en bedrijfsprocessen heeft de klant een beter totaalbeeld van het functioneren van zijn bedrijf – net als de accountant, die dan sneller en beter advies kan bieden.

Groei door vragen

Van Dijk: ‘De adviezen die we geven zijn actueler. Doordat je actief over actuele cijfers kunt beschikken, kom je sneller in contact met een onder nemer. En als je opmerkingen maakt, leidt dat vaak tot een wedervraag. En dat leidt weer tot werk. Daar moet de groei ook in zitten. Want de jaarrekening gaat in de huidige vorm op een gegeven moment verdwijnen. Het werk dat we daaraan hebben wordt steeds minder door technologische ontwikkeling.’

Technologie als kans

Handmatig werk verdwijnt dus gedeeltelijk door automatisering; maar deze technologische ontwikkeling biedt juist ook groeimogelijk heden. Als je er in mee wilt gaan, tenminste. Het heeft Joanknecht & Van Zelst in ieder geval geen windeieren gelegd. En hun klanten ook niet, zegt Smits: ‘Exact Online is een heel gebruiksvriendelijk pakket, ook ten opzichte van andere pakketten – dat hoor je veel terug. Klanten zijn in het algemeen erg positief over de tijdsbesparingen die ze realiseren. Anderzijds hebben ze veel aan de extra informatie die ze eruit halen, zeker als ze voor branche­specifieke software kiezen.’

@exactonline.nl Site: www.exactonline.nl