Een vraag die ik regelmatig krijg, is of het er in maatschappen echt zo aan toe gaat als ik in ‘Rumoer in de maatschap’ beschrijf. Deze vragenstellers kunnen zich niet voorstellen dat er maatschappen zijn die in een voortdurende cirkel van besluitloosheid kunnen functioneren, laat staan winst maken. Als ik deze vragenstellers vertel dat er kantooreigenaren bij mij aankloppen omdat hetgeen ik beschrijf zo herkenbaar is voor hun eigen praktijk, dan valt de mond van de vragenstellers open van verbazing.
Op orde
Natuurlijk zijn er kantoren die hun zaken allemaal prima op orde hebben. Waar vennoten in een open cultuur met elkaar communiceren, waar medewerkers worden gestimuleerd om fouten die ze maken, te delen. Waar vaktechniek, kwaliteit en klantbelang op een gedeelde eerste plaats staan. Waar vennoten beseffen dat de continue aandacht voor de eigen portemonnee uiteindelijk averechts werkt.
Maar er zijn ook kantoren waarvoor dit niet geldt. Waar vennoten hun tijd uitzitten, medewerkers trouwens ook. Kantoren waar het schrijven van uren nog steeds als heilige graal wordt gezien. Lees de laatste blog van Margreeth Kloppenburg op accountant.nl er maar eens op na. Klanten zijn bij dit soort kantoren vooral dingen die je declaratietechnisch leegzuigt of uitwringt.
Maatschappen met tegengestelde belangen
Daarnaast zijn er kantoren die in de cirkel van de eeuwige besluiteloosheid zijn beland. Vennoten hebben verschillende belangen; de een denkt al aan zijn pensioen en vindt investeren daarom een slechte zaak. ‘Zijn er straks wel voldoende centjes om mij terug te betalen?’ Een andere vennoot die zich net heeft ingekocht, zit niet te wachten op een nog hogere schuldenlast. ‘Investeren? Laten we dat maar uitstellen.’ De vennoten die vrij zijn van schulden, maar nog niet denken aan hun pensioen, vinden meestal wel dat er wat moet gebeuren. Maar als het op stemmen aankomt, ontbreekt het draagvlak. In dit soort maatschappen gedragen vennoten zich vooral als individuen; men heeft geen werkelijke binding met de maatschap. Het eigenbelang staat voorop en het is mooi dat de maatschap hieraan bijdraagt. Maar dat men ook een duurzame bijdrage aan de maatschap zou kunnen leveren, komt niet in hen op. ‘Na mij de zondvloed.’ Natuurlijk gebeurt er wel eens iets in dit soort maatschappen, maar de redenen daarvoor zijn nagenoeg altijd externe actoren, de acties zijn reactief. Commotie omdat de wetgever weer eens iets bedacht heeft wat men niet heeft zien aankomen. Strijd om de knikkers als de digitalisering weer leidt tot minder uren in de samenstelpraktijk. Een strategiedag die beleefd wordt als een hoop gedoe. Omgangs- en gedragspatronen zijn diep ingeslepen; men herkent ze meestal niet eens. Iedereen die op de een of andere manier met deze kantoren te maken heeft, betaalt zijn aandeel in de onnodige faal- en frictiekosten. Personeel, klanten, toezichthouders, toetsers, overheid en ‒ last but not least ‒ de vennoten zelf. Men is verslaafd geraakt aan besluiteloosheid. Niet kiezen levert namelijk ook heel veel voldoening op. Namelijk de voldoening dat je niet de verkeerde keuze maakt. De praktijk laat zien dat er veel maatschappen zijn waar men op bovengenoemde manier met elkaar omgaat. Dat patroon doorbreken vraagt moed van alle vennoten, waarna er nog een lange weg te gaan is om de toekomst te borgen.
Tegelijkertijd beseffen veel van deze kantoren nog onvoldoende dat zij elke dag dat zij niets doen, zij het kantoor nog verder van de toekomst laten wegdrijven. Veelal vallen deze kantoren uiteindelijk uiteen in meerdere delen en maken ze daarna nog jaren ruzie over de hoogte van de goodwill, de naam, de ongelijkheid in urenbestedingen die nu toch wel verrekend moet worden.
Maatschappen die geen keuzes durven maken
Er zijn ook kantoren die in de eeuwige cirkel van besluiteloosheid terechtkomen, doordat ze overweldigd worden door alle ontwikkelingen en keuzemogelijkheden die er zijn. Hoe maak je goede keuzes als het om ICT gaat? Wat vandaag nieuw of modern is, is morgen misschien al weer uit. Afscheid nemen van personeel? Misschien heb ik ze straks wel weer nodig. Kiezen voor bepaalde branches of specialisaties, waardoor de kwaliteit van je omzet en resultaat omhoog gaat. ‘Leuke suggestie, maar wie zegt dat we dan de goede keuze maken? Laten we vooral alles blijven doen.’ Het afstoten van de controlepraktijk, ook al gaat het maar om 5 klanten. ‘Stel je voor. Deze klanten leveren ook veel advieswerk op en dat zijn we dan ook kwijt.’ Niet dat deze kantooreigenaren niet willen kiezen. Dat willen ze best wel. Maar dan moet wel alles helder en duidelijk zijn. Risicomijdend gedrag staat voorop. Een loterij zonder nieten. Deze kantoren vinden een strategiedag uiterst nuttig. Je hoort weer eens wat, bent weer bij met de ontwikkelingen. Voorzichtige keuzes worden gemaakt, maar tot implementatie gaat men niet over. ‘Zo hobbelt het ook nog wel lekker door. Volgend jaar: dan gaan we echte keuzes maken.’ Zo klinkt het jaar na jaar. Dat de wereld verandert, wordt heus wel gezien. Maar dat de trein waar men ooit op hoopt te kunnen springen steeds harder gaat rijden, heeft men niet in de gaten. De praktijk leert dat dit soort kantoren uiteindelijk een gewillige overnamekandidaat worden. Gewillig, omdat voor dit soort kantoren nooit de hoofdprijs betaald hoeft te worden. Dat een slagvaardig besluitvormingsproces veel meer toekomstperspectief had geboden, is iets waar men achter komt als men al lang en breed deel uitmaakt van de overnemende entiteit. Regelmatig is men spijtoptant. ‘Hadden we toch maar wat eerder doorgepakt. Maar ja, al die veranderingen hè. Die maakten het ook wel lastig om te kiezen.’
Kantooreigenaren die denken dat het allemaal wel goed komt
Dan is er ook nog een categorie kantooreigenaren die er bewust voor kiezen om niet te kiezen. Zij zijn vaak eigenaren van kleine kantoren. Deinen mee op de lokale economische golven. Oneerbiedig worden ze ook wel eens ‘papa en mama’-kantoren genoemd. Veranderingen worden aangereikt door softwareleveranciers. Winst is geen absoluut streven. Een goede persoonlijke relatie met de klant wel. Misschien wel eens te ‘intiem’ waardoor het fundamentele beginsel objectiviteit soms in het gedrang kan komen. Gaat het een jaartje minder, dan halen we de broekriem aan. Gaat het wat beter, dan nemen we een klein kantoortje in de buurt over; lijven de klanten in en de toekomst voor de komende twee, drie jaar is weer verzekerd. Men werkt hard voor de klant, heeft oog voor de medewerker. Het is er vaak gezellig. Sturen op KPI’s? Dat is nergens voor nodig. Deze kantooreigenaren worden met de harde werkelijkheid geconfronteerd als ze met pensioen willen. Men ontdekt dat de goodwill die een eventuele overnemende partij bereid is te betalen, volstrekt onvoldoende is om er een volwaardig pensioen van te kopen. Sommige kantooreigenaren blijven ook nog zitten met een pand dat niemand meer wil huren. De praktijk laat zien dat veel van deze kantooreigenaren uit arren moede besluiten om dan maar door te gaan. Met alle gevolgen van dien. De toetsers blijven langskomen en merken op dat je niet meer investeert in kwaliteit. Je wilt het rustiger aandoen, maar je krijgt de kans niet. Je financiële toekomst is een onzekere zaak geworden. Ook hier geldt: tijdige en adequate besluitvorming had een hoop ellende voorkomen. Kleine kantoren hebben prima perspectief als ze aan de slag gaan met de voordelen die de netwerkeconomie biedt. Je moet er wel tijd – en soms wat geld – in investeren om er op de lange termijn de vruchten van te plukken.
Bestaansvoorwaarde 2020
Gelukkig zijn er ook kantoren die beseffen dat ‒ wil je in 2020 nog bestaan en toegevoegde waarde leveren ‒ je keuzes moet maken en besluiten moet nemen. Dat je moet investeren en dat je daarbij het risico loopt dat je een verkeerde keuze maakt. Die liggen daar dan niet wakker van, maar leren ervan. Zij beseffen dat een moderne aansturing van het kantoor noodzakelijk is om slagvaardig te opereren. Treinen blijven niet stilstaan op het station totdat alle vennoten tot overeenstemming zijn gekomen. Deze maatschappen beseffen dat je bereid moet zijn om gezamenlijk de reis naar de toekomst aan te gaan. Dat er altijd weer momenten zijn dat de trein stopt en dat je dan kan uitstappen om een andere trein te pakken. Zij aanvaarden het risico van een mogelijk verkeerd besluit boven de toestand van de eeuwige cirkel van de besluitloosheid, waarin je als kantoor niet veel meer doet dan het rijden van rondjes.
Wellicht dat Rumoer in de maatschap ook voor uw kantoor een spiegel kan zijn om de cirkel van de eeuwige besluitloosheid te doorbreken.
Jan Wietsma is verbonden aan Full Finance en begeleidt kantoren bij maatschapsconflicten, visievorming en strategische keuzes.
Geef een reactie