Met enige regelmaat wordt aan mij gevraagd wat nu de juiste keuze is voor een accountantskantoor? Als ik dan doorvraag wat men daar nu precies mee bedoelt, dan blijkt het vooral te gaan over onderliggende vragen als: Moet er worden ingezet op meer advies? Hoelang bestaat de samenstelpraktijk eigenlijk nog? Moeten we nog wel investeren in de controlepraktijk of is dat zinloos? Nauw met deze vragen hangen weer andere vragen samen als: Wat moeten we met onze medewerkers? Hoe snel gaan de ICT-ontwikkelingen? Dat deze vragen voortkomen uit een zekere vorm van onzekerheid is logisch. De wereld is continue in beweging en dan is het lastig om keuzes te maken. Tegelijkertijd merk ik ook op dat veel kantooreigenaren bang zijn de verkeerde keuze te maken. Achterliggende gedachte is de inschatting dat er mogelijk tijd en geld wordt weggooit bij een keuze die achteraf bezien niet goed uitpakt.
Spanningen
De zoektocht naar de juiste keuze leidt in veel maatschappen tot de nodige spanningen. Sommige vennoten vinden dat je alleen een verkeerde keuze kan maken als je niet van je fouten wil leren. Met andere woorden. Fouten maken hoort er nu eenmaal bij. Andere vennoten willen absolute zekerheid hebben voordat men een keuze maakt. Als het kon zou men een verzekering willen afsluiten op de schade die een mogelijk verkeerde keuze kan veroorzaken.
Omgaan met onzekerheid
De vraag over de juiste keuze is deels ook een persoonlijke aangelegenheid. De ene mens gaat nu eenmaal heel anders om met onzekerheid dan de ander. Dat is voor een groot deel bepaald door karakterstructuren en eerder opgedane ervaringen. Sommige mensen kunnen goed met onzekerheid te leven. Andere mensen hebben behoefte aan houvast. Zij vermijden het liefst verrassingen. Algemeen wordt veronderstelt dat op accountantskantoren veelal mensen werken die voor zekerheid gaan. Dat is ook logisch, de primaire reden waarom een ondernemer een accountant inschakelt heeft toch vaak te maken met het elimineren van onzekerheid en verkrijgen van zekerheid.
Zekerheid bestaat niet
Wellicht een open deur, maar zekerheid bestaat niet. Je kunt op zijn best aangeven dat de ene keuze meer kans op succes heeft dan de ander. Niet voor niets is er het gezegde: De enige zekerheid die we hebben over de toekomst is dat deze onzeker is. Daar hebben we dus mee te dealen. Ook wanneer we partner of eigenaar van een accountantspraktijk zijn. De vraag die dan overblijft is hoe kan je er dan voor zorgen dat de keuze die je maakt als meest kansrijke uitpakt? Een paar handreikingen om dat te organiseren.
Ambitie
Het maken van de juiste keuze heeft alles te maken met het ambitieniveau van uw kantoor. Daar begint het mee. Waar wilt u staan met uw kantoor over twee, vijf of tien jaar? Wilt u lokaal kantoor blijven of een regionale of landelijke speler worden? Welke werkzaamheden leveren u het meest voldoening op? In de praktijk zie ik dat die ambitie afhankelijk wordt gemaakt van het maken van de juiste keuze. De ambitie is dan het sluitstuk van de discussie over de toekomst van het kantoor. Maar dat is niet terecht, de discussie over de ambitie moet aan het begin worden gevoerd. Daarbij is het van belang om de ‘mitsen en maren’ niet meteen te agenderen als onmogelijkheden. Het ambitieniveau kan nog altijd bijgesteld worden. De praktijk leert echter dat er veel mogelijk is.
Plateauplanning
Een belangrijke voorwaarde voor het managen van keuzes is het opzetten van een plateauplanning. Een goed ingerichte plateauplanning zorgt ervoor dat er bij gewijzigde inzichten en omstandigheden andere keuzes gemaakt kunnen worden, zonder dat daarmee eerder gemaakte keuzes te niet worden gedaan. Een goede plateauplanning voorkomt de nodige verspilling. Het maakt je als organisatie wendbaar. Het is dan wel van belang dat je regelmatig tijd en energie vrijmaakt om te evalueren en oog houdt voor nieuwe ontwikkelingen. Zo kan je er voor kiezen als kantoor dat je een lokale speler blijft en dat je vindt dat de manier waarop je gehuisvest daarbij een belangrijke rol speelt. Maar misschien wijst de toekomst wel uit dat ondernemers alles toch helemaal digitaal willen doen en absoluut niet meer op bezoek gaan bij hun accountant. Maar de toekomst kan ook uitwijzen dat het accountantskantoor van de toekomst de ontmoetingsplek voor ondernemers is. Bij het opzetten van een plateauplanning houdt je rekening met die huisvestingskeuze en benoem je deze ook. Je bouwt bij de keuzes die je nu maakt een zekere flexibiliteit in. Niet alleen in tijd, maar ook in alternatieven.
Chemie
Of een keuze wel of niet goed uitpakt heeft vaak ook alles te maken met de chemie tussen de personen die verantwoordelijk zijn voor de uitrol van een bepaalde keuze. Zo kan het gebeuren dat een op het eerst oog niet zo verstandige keuze toch tot succes leidt, omdat de vennoten die hiermee aan de slag gaan goed met elkaar overweg kunnen en elkaar de nodige ruimte geven en gunnen. Omgekeerd komt ook voor. Vennoten maken een keuze die op het eerste gezicht heel logisch is. Maar bij de implementatie gaat het helemaal mis, omdat de vennoten niet goed met elkaar overweg kunnen. Het vervelende is vaak dat men door die persoonlijke strubbelingen de gemaakte keuzes opnieuw gaat zitten wegen. Maar meestal biedt dat geen oplossing. Het probleem zit hem namelijk in de onderlinge samenwerking en niet bij de gemaakte –strategische- keuzes.
Klokken gelijk zetten
Het is dus belangrijk dat de vennoten met enige regelmaat de klokken gelijk zetten. Zitten we nog allemaal op dezelfde manier in de wedstrijd? Is een vraag die wat mij betreft iedere vennotenvergadering een keer gesteld mag worden. Juist de vooronderstellingen dat het allemaal wel goed zit, leidt achteraf tot een hoop gedoe. Daarnaast is het verstandig om met enige regelmaat een buitenstaander te betrekken bij het maken van keuzes. Een goede adviseur zal daarbij ook zeker de onderlinge chemie betrekken en ook aangeven of de onderlinge samenwerking leidt tot een grote kans op succes of juist de faalkans van een keuze vergroot.
De juiste keuze bestaat niet of toch wel?
U zult begrijpen dat de juiste keuze voor ieder accountantskantoor anders is. Veel hangt af van uw persoonlijkheid, uw ambities en de onderlinge samenwerking. Als u daar met elkaar voldoende aandacht voor hebt zult u merken dat het maken van keuzes een stuk eenvoudiger wordt en dat zelfs een ogenschijnlijke verkeerde keuze vaak nog goed kan uitpakken. En wilt u toch nog meer zekerheid bij het maken van de juiste keuzes, er zijn gelukkig de nodige hulpmiddelen om u hierbij te ondersteunen.
Jan Wietsma is verbonden aan Full Finance te Apeldoorn.
Geef een antwoord