• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • AV Young Professional
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Overig
  • Magazine
    • 2025, Fusies en overnames
    • 2024, AV-Top 50
    • 2024, ICT & Kengetallen
    • 2024, Fusies en Overnames
    • 2023, Lifestyle en Carrière
    • 2023, ICT en Kengetallen
    • 2023, AV-Top 50
    • 2022, Lifestyle en Carrière
    • 2022, Bedrijfsovername
    • 2022, ICT en Kengetallen
    • 2022, AV-Top 50
  • Blog
  • Podcast
    • #11 – Schijnzelfstandigheid onder zzp’ers
    • Extra – Young professionals
    • # 10 – Terugblik 2024 en vooruitblik 2025
    • #9 – Klacht- en tuchtrecht
    • #8 – Administratiekantoren
    • Extra – Tooling
    • #7 – Regeldruk in de mkb-praktijk
    • #6 – Diversiteit en inclusie
    • #5 – Fusies en overnames in de accountancysector
    • Extra – (Corona)schuldenproblematiek
    • # 4 – De mkb-accountant en duurzaamheid
    • #3 – Arbeidsmarkt voor accountants
    • #2 – De accountancyopleiding
    • #1 – Vooruitblik 2024
  • Partners
  • Opleidingen
    • AV Young Professional
    • Summercourses
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
    • Nationaal Congres Familiebedrijven
  • AV-Top 50
    • AV-Top 50 | 2024
    • AV-Top 50 | 2023
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Specialist
Home » Marcel Spoelstra: 8 manieren om super efficiënt te worden

Marcel Spoelstra: 8 manieren om super efficiënt te worden

Accountancy, Blog

30 september 2015 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

Al veel jaren streef ik naar een efficiënte inrichting van mijn samenstelpraktijk. Daarbij is het mij opgevallen dat er acht aspecten een rol spelen. Natuurlijk speelt het aspect goede medewerkers de belangrijkste rol. Maar dit aspect laat ik nu even buiten beschouwing. Hier zijn mijn acht punten.

1. Client Services Coordinators
Het is een bekend feit dat accountants veel administratief c.q. secretarieel werk verrichten bij de uitvoering van hun samenstelwerk. Afhankelijk van de functie in het kantoor varieert het aantal uur voor dit werk per dag. Zelfs senior- en meer geschoold personeel houden zich ermee bezig. De gemiddelde tijdbesteding aan administratieve werk bedraagt 1,5 uur per medewerker per dag. Dat betekent dan bij tien accountants, 75 uur per week. En als zij 48 weken per jaar werken, impliceert dit 3.600 uur tijdbesteding aan simpel administratief werk. Bij een gemiddelde uuropbrengst van €200 staat dat gelijk met €720.000 aan administratie tijd c.q. opportunity cost. Stel dat u twee nieuwe mensen huurt, zogenaamde client services coordinators (CSC) om de (assistent) accountants het administratieve werk te ontnemen, dan creëert u €720.000 aan capaciteit. Zelfs als maar 50% van de capaciteit wordt benut, verdient u de CSC’s terug! Deze aanpak is duidelijk en werkt. Stuur mij een e-mail en ik zend u een functiebeschrijving.

2. Zelf opgeworpen deadlines
Ik moet altijd lachen wanneer ik constateer dat mensen op vakantie gaan. Is het u ook opgevallen dat zij de week voorafgaand aan de vakantie superefficiënt zijn? Hun vergaderingen zijn korter, ze praten sneller, schrijven kortere en duidelijke e-mails et cetera. Daarvoor zijn ze veel langer van stof en nu zeggen ze simpel NEE. Waarom? Omdat ze een zelf bepaalde deadline hebben en op vakantie willen wanneer alles gereed is. De behaalde efficiencyvoordelen zijn ook mogelijk als u die in het kantoor implementeert. Ik geef een paar voorbeelden:

  • vertel de cliënt wanneer het werk gereed is en agendeer een afspraak
  • stel een maximum uurbudget per opdracht
  • introduceer een 10 dagen doorlooptijd voor al het werk
  • bevorder interne competitie op doorlooptijd en betrouwbaarheid

“Du moment” dat er een cultuur wordt gecreëerd met zelf aangenomen deadlines, ontstaat vanzelf een cultuur ter bevordering van efficiency.

3. Beleid en richtlijnen
Welk beleid en richtlijnen houdt u erop na inzake uw workflow management proces? U kunt een duidelijk cliënt- en kantoorbeleid hebben. Bijvoorbeeld, ieder budget heeft een maximale tijdbesteding. Dus geen euro-budget, omdat de prijs al vooraf is bepaald. Nu is het taak om de tijdbesteding om laag te brengen. Stel daarom altijd vooraf de vraag: wat kan efficiënter en dus sneller? Een regel kan zijn dat u vooraf factureert en incasseert. Een andere regel is dat u vooraf alle gegevens verzamelt voor u begint. Een ander niet-bespreekbaar punt is dat al het werk vooraf geprijsd is en dat de opdracht duidelijk beschreven is in een opdrachtbevestiging. U doet ook geenextra werk zonder dat het vooraf is overeengekomen in een opdracht. Houd u aan deze regels en i zult beloond worden met efficiency en/of extra omzet.

4. Visueel management
Sommige accountants vinden het lekker om de gehele dag achter een scherm te zitten en spreadsheet te maken. Maar vraagt u zich wel eens af wat ze werkelijk doen? Het is eenvoudig om je achter twee of drie schermen te verstoppen. Maar het is niet eenvoudig om je achter een scherm of whiteboard te verschuilen waarop de bestede tijd en open jobs staan. Een visueel management systeem bevordert de motivatie, verantwoordelijkheid en transparantie. Een goed whiteboard omvat drie zelf opgestelde deadlines; opleverdatum, maximum uren en 10 dagen doorloop belofte. Iedere dag dat het werk vordert, worden de uren vermeld op het bord met hoeveel tijd nog te gaan. U kunt zien hoeveel werk open staat en of het volgens planning verloopt. Het doel is om al het werk binnen tien dagen af te werken en dan nog tijd te besparen. Als het werk is afgerond, dan registreert u in het dossier binnen hoeveel uur het verricht is. Op die manier stelt u al de uitdaging voor volgend jaar!

5. Technologie
Ik ken accountantskantoren die gebruikmaken van technologie van 10+ jaar oud. Zij maken geen gebruik van cloudservers, hanteren papieren dossiers, hebben maar een beeldscherm op hun bureau en gebruiken meerdere boekhoudpakketten. Er zijn er zelfs die Exact onder Dos gebruiken! Tijd voor verandering. Migratie naar de cloud zal de meeste tijdbesparing opleveren. Geen tijdverlies aan updates, real time data uit cliëntenadministraties en supercomputers die al het werk geautomatiseerd doen. Robotica accounting, zoals Fouk het noemt. Maar het groeit niet vanzelf in de cloud. Daar moet u in investeren, in tijd en geld. Uw huidige papieren werkmethode moet worden geconverteerd in een digitale werkwijze. Uw papieren archief moet overboard! Wanneer al uw cliënten administraties in de cloud zitten (Exact, Snelstart etc) dan kunt u alle informatie openbaren en presenteren in dashboards (Visionplanner bv) en waardevolle adviesdiensten aanbieden. U en uw cliënten hebben altijd, overal en met behulp van elke device (pc, mobiel, tablet etc.) toegang. Dat is toch wat u wilt?

6. Alle informatie van de cliënten
Opvallend is dat veel accountants nalaten om duidelijk naar de cliënt te communiceren welke informatie zij nodig hebben voor hun jaarwerk. Cliënten hebben daarentegen de vervelende gewoonte om niet alles in te zenden wat aan hun gevraagd is. Accountants reageren niet tijdig op ontbrekende gegevens. Al deze ontbrekende gegevens bevorderen niet een snelle doorlooptijd en is debet aan in-efficiency. Doe hier wat aan. Een oplossing is dat de Client Services Coordinator (CSC) een checklist en vragenlijst toezendt die uitlegt wat aangeleverd moet worden. Vervolgens let de CSC op of alles op tijd en volledig is aangeleverd. Ontbrekende stukken worden opgevraagd. Op deze manier wordt de cliënt medeverantwoordelijk voor een vlotte doorstroming. Geef de cliënt een deadline en bewaak de tijdige aanlevering. En als ze uiteindelijk de deadline missen, stuur de CSC om het op te halen. Laat het niet op zijn beloop en blijf maar wachten, wachten en wachten. Gebruik de CSC om het proces te managen.

7. Voorkom knelpunten
Wanneer u de ‘The theory of constraints’ toepast op de administratiefabriek, dan weet u dat de langzaamste persoon of het langzaamste proces de snelheid bepaalt van de gehele productielijn binnen het gehele kantoor. Het proces is simpel. Informatie moet worden ontvangen en van daaruit wordt een dienst geleverd die leidt tot een product. Tijdens dit productieproces komen er knelpunten voor die de snelheid beïnvloeden. Dit zijn bijvoorbeeld teammedewerkers, technologie en zelfs partners. Zoek uit wat de verstorende factoren zijn en doe er wat aan. Zij belemmeren de efficiency binnen het kantoor.

8. Plan het werk
Bij veel kantoren tref ik stapels en ordners met veel papier op de bureaus.  Een vorm van werkverschaffing.  Alsof het hun hobby is om alles te archiveren. Klinkt het bekend? Dat kan alleen komen, omdat u met teveel werk tegelijk bezig bent. Er is geen sprake van een planning wanneer het werk moet aanvangen of wanneer de gegevens moeten komen. Cliënten komen hun spullen gewoon brengen wanneer het hun uitkomt. Stel dat uw tandarts een zelfde aanpak hanteert? Daar maakt u toch ook een afspraak? En hij kan ook maar aan een cliënt tegelijk aandacht besteden. Over tandartsen gesproken. Ik vroeg een accountantskantoor laatst hoeveel open jobs zij hadden. Na enige zoeken kwam het verlossende antwoord; 440 open jobs. Zij zijn met twintig accountants. Dat betekent 22 open jobs per accountant. Niet veel later ontmoette ik een tandarts tijdens een business borrel. Ik vertelde dat ik accountants adviseer naar een efficiënte bedrijfsinrichting en vertelde over 22 open jobs per accountant. De tandarts was stellig en duidelijk. ‘Als ik meer dan drie patiënten in drie stoelen heb liggen, dan is dat vragen om moeilijkheden. Geen wonder dat accountants zo inefficiënt zijn’. Plan het werk: wanneer te starten, wanneer dienen welke gegevens aanwezig te zijn. En dat op zijn minst zes maanden vooruit. En zorg ervoor dat een accountant niet meer dan drie open jobs te gelijk open heeft staan.

Het streven naar efficiency binnen een job moet het streven van de beroepsgroep zijn. U moet stoppen te streven naar meer declarabele uren, maar wel alles vooraf prijzen en vooral door gaan de vrijgekomen capaciteit te vullen met adviesdiensten. Op deze manier kunt u goed uw boterham blijven verdienen en krijgt u tevreden cliënten.

Marcel Spoelstra is register accountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij is voorloper in digitalisering van accountantskantoren en gespitst op slim, efficiënt en klantgericht werken. Daarover schrijft hij op www.marcelspoelstra.nl. Marcel Spoelstra is ook een van onze sprekers op de AV-dag van 9 december aanstaande.

Categorie: Accountancy, Blog Tags: accountantskantoor, efficiency

Tags: accountantskantoor, efficiency

Gerelateerde artikelen

22 mei 2025

Van overleven naar leiden: de stap die elk kantoor móét zetten

12 mei 2025

Gestructureerd informatie opvragen voor de jaarrekening met PBC-lijsten 

20 maart 2025

Aansluitende cijfers: voor accountants nu belangrijker én uitdagender dan ooit

4 februari 2025

Garanties niet geschonden, geen schadevergoeding voor koper van accountantskantoor

Reacties

  1. Annemarie zegt

    9 maart 2019 om 18:51

    Hi Marcel, wil je mij de functie omschrijving van Client Services Coordinator geven? Al vast bedankt, groetjes Annemarie

    Beantwoorden

Geef een reactie Reactie annuleren

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Kennispartner

Besluit geruisloze omzetting – waar blijft de update toch?

Partnercarrousel

Wanbetaling brengt Nederlandse mkb’ers in financiële problemen
AI voor mkb-accountants: pas op voor middelmaat
AFAS Software maakt in 2025 overstap naar volledig elektrisch wagenpark  
Meegroeien met een mkb-ondernemer is minder spannend dan je denkt
Doe jij ook mee aan het AV-padeltoernooi op 26 juni?
Zo stel je eenvoudig en gestructureerd de jaarrekening op vanuit een administratie
AV-Top 50 | AI in de accountancy: een nieuwe samenwerking
De route naar een datagedreven kantoor
DNA Services transformeert administratie in de productieketen en logistiek
Waarom samenwerking in de accountancysector nu belangrijker is dan ooit
Koppel Zenvoices nu met Microsoft Dynamics 365 Business Central
Deadline Amerikaanse belastingaangifte voor Nederlanders nadert
Ondersteun je klanten beter, sneller en met minder handmatig werk.
Zo geef je goed advies over aangiften van erf-en schenkbelasting
Zo zorg je voor een goede integratie van remoteteams
Deadline gemist voor DAC7-rapportage? Dit kun je doen!
Consolideren met wederzijds belang
Hoe kies je de beste urenregistratie-software voor jouw accountantskantoor?
Accountants en bedrijfswaardering: je bent een onmisbare schakel
XLReporting breidt uit naar grootzakelijke markt
Waarom accountants liever anoniem werkgevers verkennen
Waarom geen genormaliseerd niveau materiële vaste activa?
Uren schrijven geen tijdrovende klus meer: hoe De Hooge Waerder uren terugwon met ClockAssist
Boekhoudlandschap sterk gefragmenteerd, softwarekampioen ontbreekt (nog) in Europa
Van cijfers naar strategie met software
Essentiële datastappen bij fusies en overnames
Waarom jouw accountantskantoor over moet op bellen met Microsoft Teams
Zo bedient de accountant van morgen het mkb beter dan ooit
Doe jij ook mee aan het AV-padeltoernooi op 26 juni?
Wat betekent het einde van het Logius Portaal voor het deponeren van je jaarrekening? 
Vijf tips voor het efficiënt beheren van klantdossiers 
De mens is “nooit” de oorzaak van een datalek 
Fusies en overnames in de accountancysector: wat betekent dit voor jou als accountant?
Zo maakt Joanknecht gebruik van SharePoint als DMS
ICT & Kengetallen | Bouwstenen om de adviesrol op en uit te bouwen
Bjorn Lunden introduceert PSD2-bankkoppeling voor ondernemers en accountants
Banvo kiest voor Qwoater: “Standaardisatie is de sleutel tot succesvolle digitalisering”
ICT & Kengetallen | “Accountantskantoren kunnen veel sneller factureren”
Blinqx Accountancy & Tax lanceert Wealth Monitor
Fiscale voorjaarsstorm op komst, ben jij voorbereid?
Meer tijd voor medewerkers door digitalisering dankzij HR workflows
Sportlink en AFAS bundelen kracht en kennis om sportclubs financieel fit te maken
Hoe financier je werkkapitaal voor een onderneming?
Meer financiële ruimte? De energiebon als slimme oplossing
Het ‘zo-goed-als-zeker’-criterium van de Hoge Raad
Bouw een sterk accountancyteam en stimuleer teamontwikkeling
‘Technologie verandert de accountancy, maar de eindklant bepaalt de richting’
Loonontwikkelingen in 2024: zowel kansen als bedreigingen voor ondernemers
Werkgeverslasten berekenen: vijf vragen beantwoord     
ICT & Kengetallen | Snel, betrouwbaar en veilig op de plek van bestemming
Een netwerk vol kennisen ervaring
AV-Top 50 | Gratis opleiding belangrijk wapen in strijd tegen personeelstekort
Als de zzp’er toch een werknemer is: herkwalificatie
Inhuur van VOF (vennoten) te beschouwen als zzp’ers of werknemers?
Waarom 25 maart 2024 een belangrijke datum is

Vacatures

Zelfstandig Assistent Accountant Samenstel
Steens & Partners Accountants en Adviseurs
Relatiebeheerder  
Scab
Gevorderd assistent Accountant – Controlepraktijk
PIA Group
Vacature Relatiebeheerder Barchem
Westerveld en Vossers
Financieel administratief medewerker
Scab
Senior Assistent Accountant
Schipper Accountants
Beginnend assistent accountant Audit
BonsenReuling
Zelfstandig Assistent Accountant
Hendriksen
Assistent Accountant gevorderd AA Zwijndrecht
PIA
Adviseur accountancy Agri & Food – Hoogeveen
aaff
Vacature Assistent accountant Barchem
Westerveld en Vossers
Accountant RA
PIA Group
Teamleider Accountancy – Arnhem
aaff
Accountant AA
Hendriksen Accountants en Adviseurs
Gevorderd Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Kaap Hoorn
Zelfstandig Assistent Accountant Samenstelpraktijk
PIA Group
Junior Adviseur mkb
KRC van Elderen
Assistent accountant mkb- Zelhem
aaff
Accountant met partnerambitie
Schipper Accountants
Finance & Business Development Analyst
PIA Group
Agro Accountant
Schipper Accountants
Adviseur accountancy Agri & Food – Zwolle
aaff
Beginnend assistent accountant – Elst
BonsenReuling
Teamleider Accountancy – Culemborg
aaff
Assistent accountant Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Controleleider
PIA Group
Senior Assistent Audit
Confirm Audit & Assurance
Accountant mkb- Gorinchem
aaff
Adviseur Agro
Schipper Accountants
Adviseur Accountancy Agri & Food – Raamsdonksveer
aaff
Adviseur Vakspecialist Accountancy
Schipper Accountants
Finance Consultant
a.s Works
Gevorderd Assistent Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Controleleider / Accountant Auditpraktijk
PIA Group
Beginnend assistent accountant – Lichtenvoorde
BonsenReuling
Teamleider Accountancy  – Dronten
aaff
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
zelfstandig assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Assistent Accountant
Schipper Accountants
Ervaren Assistent Accountant- Gouda
WEA
Beginnend Assistent Accountant Audit & Assurance
PIA Group
Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit) Gouda
WEA Gouda
Adviseur mkb / Accountant
KRC Van Elderen
Accountant Agri & Food- Gorinchem
aaff
Abonneer nieuwsbrief AV

Meest gelezen

  • ‘Accountant’ blijkt zich al jaren ten onrechte als accountant voor te doen 9.7k weergaven

  • Beleggers verliezen tonnen in beleggingsfondsen, KPMG niet aansprakelijk 9.2k weergaven

  • Kamerdebat tegenbewijsregeling box 3: onenigheid over kostenaftrek en overgangsmaatregelen vastgoed 8.5k weergaven

  • Stemming over reparatiewet box 3 uitgesteld na discussie over boxhopregeling 6k weergaven

  • ‘Gebrandmerkt als fraudeur’ door ‘waardeloos rapport’ RA’s 3.9k weergaven

Vraag en aanbod

Administratiekantoor ter overname gezocht
Ter overname/aansluiting gezocht: accountants-, belastingadvies- en administratiekantoor in de regio Kennemerland
Ter overname gezocht: accountants- of administratiekantoor regio Rotterdam
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in Overijssel met sectorspecialisatie
Mbi-kandidaten en/of accountantskantoor gezocht in Zeeland
Administratiekantoor regio Hendrik Ido Ambacht ter overname gezocht
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Rotterdam gezocht
Ter overname aangeboden: Accountantskantoor in de kop van Noord-Holland
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor in medische sector
Samenwerking gezocht/aangeboden door audit-onlykantoor
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor regio Den Haag gezocht
Mbi-kandidaat voor administratiekantoor in Zeewolde gezocht
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit Twente
Ter overname of fusie gezocht: accountants- of belastingadvieskantoor Noordoost-Brabant
Ter overname gezocht: administratiekantoren in heel Nederland
Samenwerking aangeboden voor wettelijke controles
Ter overname aangeboden: administratiekantoor in de regio Doetinchem
Mbi-kandidaat gezocht voor accountantskantoor uit de regio Eindhoven

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers Vanmorgen
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen