• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV3: ICT en Kengetallen
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV3: ICT en Kengetallen
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Marcel Spoelstra: 8 manieren om super efficiënt te worden

Marcel Spoelstra: 8 manieren om super efficiënt te worden

Accountancy, Blog

30 september 2015 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

Al veel jaren streef ik naar een efficiënte inrichting van mijn samenstelpraktijk. Daarbij is het mij opgevallen dat er acht aspecten een rol spelen. Natuurlijk speelt het aspect goede medewerkers de belangrijkste rol. Maar dit aspect laat ik nu even buiten beschouwing. Hier zijn mijn acht punten.

1. Client Services Coordinators
Het is een bekend feit dat accountants veel administratief c.q. secretarieel werk verrichten bij de uitvoering van hun samenstelwerk. Afhankelijk van de functie in het kantoor varieert het aantal uur voor dit werk per dag. Zelfs senior- en meer geschoold personeel houden zich ermee bezig. De gemiddelde tijdbesteding aan administratieve werk bedraagt 1,5 uur per medewerker per dag. Dat betekent dan bij tien accountants, 75 uur per week. En als zij 48 weken per jaar werken, impliceert dit 3.600 uur tijdbesteding aan simpel administratief werk. Bij een gemiddelde uuropbrengst van €200 staat dat gelijk met €720.000 aan administratie tijd c.q. opportunity cost. Stel dat u twee nieuwe mensen huurt, zogenaamde client services coordinators (CSC) om de (assistent) accountants het administratieve werk te ontnemen, dan creëert u €720.000 aan capaciteit. Zelfs als maar 50% van de capaciteit wordt benut, verdient u de CSC’s terug! Deze aanpak is duidelijk en werkt. Stuur mij een e-mail en ik zend u een functiebeschrijving.

2. Zelf opgeworpen deadlines
Ik moet altijd lachen wanneer ik constateer dat mensen op vakantie gaan. Is het u ook opgevallen dat zij de week voorafgaand aan de vakantie superefficiënt zijn? Hun vergaderingen zijn korter, ze praten sneller, schrijven kortere en duidelijke e-mails et cetera. Daarvoor zijn ze veel langer van stof en nu zeggen ze simpel NEE. Waarom? Omdat ze een zelf bepaalde deadline hebben en op vakantie willen wanneer alles gereed is. De behaalde efficiencyvoordelen zijn ook mogelijk als u die in het kantoor implementeert. Ik geef een paar voorbeelden:

  • vertel de cliënt wanneer het werk gereed is en agendeer een afspraak
  • stel een maximum uurbudget per opdracht
  • introduceer een 10 dagen doorlooptijd voor al het werk
  • bevorder interne competitie op doorlooptijd en betrouwbaarheid

“Du moment” dat er een cultuur wordt gecreëerd met zelf aangenomen deadlines, ontstaat vanzelf een cultuur ter bevordering van efficiency.

3. Beleid en richtlijnen
Welk beleid en richtlijnen houdt u erop na inzake uw workflow management proces? U kunt een duidelijk cliënt- en kantoorbeleid hebben. Bijvoorbeeld, ieder budget heeft een maximale tijdbesteding. Dus geen euro-budget, omdat de prijs al vooraf is bepaald. Nu is het taak om de tijdbesteding om laag te brengen. Stel daarom altijd vooraf de vraag: wat kan efficiënter en dus sneller? Een regel kan zijn dat u vooraf factureert en incasseert. Een andere regel is dat u vooraf alle gegevens verzamelt voor u begint. Een ander niet-bespreekbaar punt is dat al het werk vooraf geprijsd is en dat de opdracht duidelijk beschreven is in een opdrachtbevestiging. U doet ook geenextra werk zonder dat het vooraf is overeengekomen in een opdracht. Houd u aan deze regels en i zult beloond worden met efficiency en/of extra omzet.

4. Visueel management
Sommige accountants vinden het lekker om de gehele dag achter een scherm te zitten en spreadsheet te maken. Maar vraagt u zich wel eens af wat ze werkelijk doen? Het is eenvoudig om je achter twee of drie schermen te verstoppen. Maar het is niet eenvoudig om je achter een scherm of whiteboard te verschuilen waarop de bestede tijd en open jobs staan. Een visueel management systeem bevordert de motivatie, verantwoordelijkheid en transparantie. Een goed whiteboard omvat drie zelf opgestelde deadlines; opleverdatum, maximum uren en 10 dagen doorloop belofte. Iedere dag dat het werk vordert, worden de uren vermeld op het bord met hoeveel tijd nog te gaan. U kunt zien hoeveel werk open staat en of het volgens planning verloopt. Het doel is om al het werk binnen tien dagen af te werken en dan nog tijd te besparen. Als het werk is afgerond, dan registreert u in het dossier binnen hoeveel uur het verricht is. Op die manier stelt u al de uitdaging voor volgend jaar!

5. Technologie
Ik ken accountantskantoren die gebruikmaken van technologie van 10+ jaar oud. Zij maken geen gebruik van cloudservers, hanteren papieren dossiers, hebben maar een beeldscherm op hun bureau en gebruiken meerdere boekhoudpakketten. Er zijn er zelfs die Exact onder Dos gebruiken! Tijd voor verandering. Migratie naar de cloud zal de meeste tijdbesparing opleveren. Geen tijdverlies aan updates, real time data uit cliëntenadministraties en supercomputers die al het werk geautomatiseerd doen. Robotica accounting, zoals Fouk het noemt. Maar het groeit niet vanzelf in de cloud. Daar moet u in investeren, in tijd en geld. Uw huidige papieren werkmethode moet worden geconverteerd in een digitale werkwijze. Uw papieren archief moet overboard! Wanneer al uw cliënten administraties in de cloud zitten (Exact, Snelstart etc) dan kunt u alle informatie openbaren en presenteren in dashboards (Visionplanner bv) en waardevolle adviesdiensten aanbieden. U en uw cliënten hebben altijd, overal en met behulp van elke device (pc, mobiel, tablet etc.) toegang. Dat is toch wat u wilt?

6. Alle informatie van de cliënten
Opvallend is dat veel accountants nalaten om duidelijk naar de cliënt te communiceren welke informatie zij nodig hebben voor hun jaarwerk. Cliënten hebben daarentegen de vervelende gewoonte om niet alles in te zenden wat aan hun gevraagd is. Accountants reageren niet tijdig op ontbrekende gegevens. Al deze ontbrekende gegevens bevorderen niet een snelle doorlooptijd en is debet aan in-efficiency. Doe hier wat aan. Een oplossing is dat de Client Services Coordinator (CSC) een checklist en vragenlijst toezendt die uitlegt wat aangeleverd moet worden. Vervolgens let de CSC op of alles op tijd en volledig is aangeleverd. Ontbrekende stukken worden opgevraagd. Op deze manier wordt de cliënt medeverantwoordelijk voor een vlotte doorstroming. Geef de cliënt een deadline en bewaak de tijdige aanlevering. En als ze uiteindelijk de deadline missen, stuur de CSC om het op te halen. Laat het niet op zijn beloop en blijf maar wachten, wachten en wachten. Gebruik de CSC om het proces te managen.

7. Voorkom knelpunten
Wanneer u de ‘The theory of constraints’ toepast op de administratiefabriek, dan weet u dat de langzaamste persoon of het langzaamste proces de snelheid bepaalt van de gehele productielijn binnen het gehele kantoor. Het proces is simpel. Informatie moet worden ontvangen en van daaruit wordt een dienst geleverd die leidt tot een product. Tijdens dit productieproces komen er knelpunten voor die de snelheid beïnvloeden. Dit zijn bijvoorbeeld teammedewerkers, technologie en zelfs partners. Zoek uit wat de verstorende factoren zijn en doe er wat aan. Zij belemmeren de efficiency binnen het kantoor.

8. Plan het werk
Bij veel kantoren tref ik stapels en ordners met veel papier op de bureaus.  Een vorm van werkverschaffing.  Alsof het hun hobby is om alles te archiveren. Klinkt het bekend? Dat kan alleen komen, omdat u met teveel werk tegelijk bezig bent. Er is geen sprake van een planning wanneer het werk moet aanvangen of wanneer de gegevens moeten komen. Cliënten komen hun spullen gewoon brengen wanneer het hun uitkomt. Stel dat uw tandarts een zelfde aanpak hanteert? Daar maakt u toch ook een afspraak? En hij kan ook maar aan een cliënt tegelijk aandacht besteden. Over tandartsen gesproken. Ik vroeg een accountantskantoor laatst hoeveel open jobs zij hadden. Na enige zoeken kwam het verlossende antwoord; 440 open jobs. Zij zijn met twintig accountants. Dat betekent 22 open jobs per accountant. Niet veel later ontmoette ik een tandarts tijdens een business borrel. Ik vertelde dat ik accountants adviseer naar een efficiënte bedrijfsinrichting en vertelde over 22 open jobs per accountant. De tandarts was stellig en duidelijk. ‘Als ik meer dan drie patiënten in drie stoelen heb liggen, dan is dat vragen om moeilijkheden. Geen wonder dat accountants zo inefficiënt zijn’. Plan het werk: wanneer te starten, wanneer dienen welke gegevens aanwezig te zijn. En dat op zijn minst zes maanden vooruit. En zorg ervoor dat een accountant niet meer dan drie open jobs te gelijk open heeft staan.

Het streven naar efficiency binnen een job moet het streven van de beroepsgroep zijn. U moet stoppen te streven naar meer declarabele uren, maar wel alles vooraf prijzen en vooral door gaan de vrijgekomen capaciteit te vullen met adviesdiensten. Op deze manier kunt u goed uw boterham blijven verdienen en krijgt u tevreden cliënten.

Marcel Spoelstra is register accountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij is voorloper in digitalisering van accountantskantoren en gespitst op slim, efficiënt en klantgericht werken. Daarover schrijft hij op www.marcelspoelstra.nl. Marcel Spoelstra is ook een van onze sprekers op de AV-dag van 9 december aanstaande.

Categorie: Accountancy, Blog Tags: accountantskantoor, efficiency

Tags: accountantskantoor, efficiency

Gerelateerde artikelen

8 november 2022

Accountants- en administratiekantoor onder een dak: RA veroordeeld vanwege onduidelijke verantwoordelijkheden

7 november 2022

Jubilerend Scab trakteert op pannenbier

26 augustus 2022

Accountantskantoren krimpen in vierkante meters

29 juni 2022

Slim Practice Management met Alure en Twinfield Samenwerken

Reacties

  1. Annemarie zegt

    9 maart 2019 om 18:51

    Hi Marcel, wil je mij de functie omschrijving van Client Services Coordinator geven? Al vast bedankt, groetjes Annemarie

    Beantwoorden

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Accountant zag bui al hangen bij noodlijdend VanMoof
  • Massaal bezwaar plus niet-bezwaarmakers box 3 officieel
  • Hof: VvE-reserves tellen bij berekening rechtsherstel box 3 als bank- en spaartegoeden
  • UBO-register kan weer publiekelijk toegankelijk worden, maar kabinet kiest daar niet voor

Partnercarrousel

Wat zijn de laatste btw-ontwikkelingen op het gebied van vastgoed?
Het einde van de schoenendoos?
Visma Pinkweb logo
Wat staat er in een ICT-calamiteitenplan?
De best gelezen accounting blogs van 2022 van Twinfield
Exact logo
Indicatoren – wat zijn het en wat kun je ermee?
Yuki logo 042021
Met datagedreven management het personeelstekort te lijf
Caseware nieuw aug 2022
CaseWare komt met nieuw product AUDIT+
Hoe data helpt om het personeelstekort terug te dringen
Een stap vooruit: hoe je klanten gerichter bijstaat tijdens een consolidatie 
PSD2, wat moet je ermee?
AV-Top 50 | Boekhoudsoftware met een ziel

Loket.nl de meest betrouwbare online applicatie voor HR en …  

De cloud maakt het werk van de accountant écht leuker
Oriënteert je klant zich op nieuwe software? Alarmbellen!
Het Cloud document management systeem, speciaal voor de accountancy

Klop & Partners is opgericht in het jaar 1982 als …  

Een tekort aan medewerkers, hoe los je dat op? | 5 tips
Hé accountant, hoe staat het met jouw Cybersecurity?
Meer dan 80% van de accountants heeft onvoldoende kennis van cybersecurity en NIS2-regelgeving
Sdu

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Gijzelsoftware grijpt accountantskantoren (zo verklein je de kans op een aanval)
Uitbreiding NT Middelgroot faciliteert aanleveren van één dataset aan KvK en bank voor middelgrote ondernemingen
Hoe Rijkse Accountants & Adviseurs zichzelf en ondernemers helpt met WeFact
Uw accountantskantoor altijd alle cijfers bij de hand
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Als accountant afscheid nemen van ‘uurtje-factuurtje’?
Deadline renseigneringsverplichting nadert: nog veel onduidelijkheid
Vier salarissoftware trends voor 2023
Hoe krijg je als controller grip op de uitdagingen van de huidige arbeidsmarktcrisis?
Ondernemers verwachten meer van hun adviseur, is ‘dropshipping’ de oplossing?
Het bespreken van je liefdesleven met collega’s. Ongewenst?
Koen Scheepers adviseur bij Credion
Ondernemer in problemen? Vijf aandachtspunten voor de accountant

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Adviseur Corporate Finance (32-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Voorzitter en een lid Raad van Commissarissen Countus Groep B.V.
Countus Groep B.V.
Werkstudent accountancy MKB
Moore MTH
ASSISTENT-ACCOUNTANT (24 – 40 uur)
Jongejan & Partners
(senior) Medewerker aangiftepraktijk
Scab
Accountant Agro
Flynth
Medewerker Belastingadvies
Flynth
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Controleleider
WEA Gouda
Staff Assurance | WO starter- Amersfoort
CROP
Assistent Accountancy en Advies
HLB Witlox
Werkperiode Junior assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Bergen op Zoom
Moore DRV
Controleleider Audit
Flynth
Externe Accountant
Coney Minds
Vennotabel RA external auditor te Amsterdam
Klop & Partners
Manager audit
Moore MTH
(zelfstandig) Assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Assistent Accountant Agro
Flynth
Junior Tax Consultant | Employer Tax Advisory Services. – Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp of Utrecht
CROP
Vennotabel AA/RA manager manager te Aalsmeer
Klop & Partners
Relatiebeheerder/teamleider agro • Kesteren
WEA Deltaland
Opdrachtmanager Accountancy & Advies
Witlox van den Boomen
Belastingadviseur BTW – Venlo
Flynth
Accountant RA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Vacature Manager Assurance
CROP
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Rotterdam.
Moore DRV
Manager Accountancy en Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Accountant AA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Supervisor audit in Brabant
Moore DRV
Supervisor Assurance – Amersfoort
CROP
Senior Assistent Accountant Audit
Flynth
Financieel administratief medewerker
Scab
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Senior Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Gevorderd assistent-accountant MKB
Moore MTH
Gevorderd Assistent Accountant
Moore MTH
Beginnend assistent-accountant MKB duaal
Moore MTH
Supervisor audit in Oud-Beijerland
Moore DRV
Accountant manager audit in Rotterdam
Moore DRV
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Manager audit
Moore MTH
Medewerker Facturatie
Flynth
Vaktechnisch Profesional – Amersfoort
CROP
Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Meewerkstage Accountancy
Flynth
Ondernemende Belastingadviseur (32-40 uur)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Zelfstandig assistent accountant
CROP
Senior Manager Samenstelpraktijk
RSM
Docent Accountancy (1,0 fte)
Hogeschool van Amsterdam
Intern Controller/ Auditor
Gemeente Heerde
Officemanager
van Helder
Ervaren assistent-accountants samenstelpraktijk (dit betreft meerdere vacatures)
WEA Gouda
Tax Consultant | Employer Tax Advisory Services – Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp of Utrecht
CROP
Vacature gevorderd assistent accountant
WEA Deltaland
Relatiebeheerder Accountancy & Advies | 24-40 uur per week
CROP
Staff Assurance- Amersfoort, Ede en Utrecht
CROP
Gevorderd assistent Accountant Samenstelpraktijk (min. 24 uur per week) – Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Senior assistant audit in Zeeland
Moore DRV
Vacature accountant
WEA Deltaland
Junior Assistent Accountant Samenstelpraktijk ( min. 24 uur per week)- Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Ervaren Assistent-Accountant (32 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Relatiebeheerder MKB
Moore MTH
Data-Scientist (medior)
Coney Minds
Beginnend Belastingadviseur (32-40 uur) – Beverwijk of Haarlem
De Hooge Waerder
Senior Supervisor Assurance- Amersfoort, Arnhem, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Belastingadviseur Agro
Flynth
Controleleider Audit (Zwolle)
KRC Van Elderen
Director accountancy & advies
Baker Tilly
(Senior) Manager Accountancy & Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Fiscalist (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen