De afgelopen jaren heeft er een revolutie plaatsgevonden in softwareland die voor de ene gebruiker geruislozer is voltrokken dan voor de ander. Die verandering heet ‘de cloud’; waar het tien jaar geleden nog vanzelfsprekend was dat software werd geïnstalleerd op een harde schijf, werken we nu vaker met we-based software: applicaties die je in je internetbrowser kunt benaderen.
Hybride omgeving
Er zijn veel cloud-aanbieders die een kantoor graag als klant verwelkomen en een breed scala aan oplossingen bieden. Toch is het over het algemeen niet verstandig met de gehele ICT-omgeving in één keer over te gaan op cloud computing. De eerste essentiële stap voor een transitie is dan ook een onderzoek naar welke delen van de IT-omgeving interessant zijn om naar de cloud te brengen en voor welke delen het (vooralsnog) beter is dat ze in de huidige situatie blijven. Voor een goede beoordeling hiervan moeten eerst de bedrijfs- en daaraan gerelateerde IT-doelstellingen helder zijn. Deze doelstellingen zijn vervolgens te vertalen naar een cloud-concept met een mogelijk hybride architectuur. Hybrid cloud betekent een geïntegreerd geheel waarbij sommige delen on-premises draaien (traditioneel op het eigen netwerk), sommige delen in een private cloud (professioneel extern gehost verlengstuk van het netwerk) en sommige delen in de public cloud draaien (ergens op internet).
Stap 1: stel de business case op
Een weloverwogen keuze voor transitie naar de cloud begint bij het opstellen van de business case. Die start met een (risico-)inventarisatie en analyse van de ICT-omgeving. De inventarisatie bestaat uit het in kaart brengen van het applicatielandschap, integraties en koppelingen, connectiviteit, licentiestructuren en datahuishouding. Daarnaast is het van belang te onderzoeken of uw kantoor moet voldoen aan specifieke wet- en regelgeving. Ook het meten en analyseren van eindgebruikerservaringen in de on-premises situatie maakt onderdeel uit van de business case. De verschillende beheeraspecten voor technisch en functioneel beheer van zowel de infrastructuur als de applicaties spelen eveneens een belangrijke rol. Indien gewenst kunt u in deze stap ook kijken naar de afschrijving, om hiermee een financiële business case te onderbouwen. Een zogenoemde cloud-readiness-scan, uitgevoerd door een ervaren consultant, kan in deze stap helpen en biedt snel en gedegen inzicht. Op basis van de analyses en bedrijfsdoelstellingen brengt de consultant advies uit. De onderzoeksresultaten geven duidelijkheid over welke componenten vanuit een (shared of private) cloud-dienst zijn af te nemen en voor welke het beter is dat ze on-premises blijven.
Stap 2: Bepaal het gewenste serviceniveau
Nadat het duidelijk is welke delen u van uw IT-omgeving vanuit de cloud wilt afnemen en hoe (shared of private), is de gewenste servicebehoefte te bepalen. De hoogst haalbare service is niet voor ieder onderdeel noodzakelijk en te realiseren. Aan snelle service hangt vaak een hoger prijskaartje. Het gaat erom dat u de juiste balans weet te vinden tussen kosten, beheersbaarheid en veiligheid.
Stap 3: Inventariseer de beheercomplexiteit
De combinatie van verschillende leveranciers, leveringsvormen, dienstenniveaus en contracten leidt tot een toename van de complexiteit bij een overstap naar de cloud. Veel kantoren krijgen een groeiende behoefte aan flexibiliteit; eenvoudig opschalen en neerschalen, switchen van locatie en indien noodzakelijk ook van leverancier. Maar hoe om te gaan met al die specificaties van onvergelijkbare eenheden, van verschillende niveaus en van verschillende partijen? Hoe ontstaat een serviceniveau waar de business om vraagt? Een zogenaamde ‘cloud brokerage’ service biedt uitkomst. Cloud brokerage heeft als doel een eenduidig service- en contractniveau te bieden door diensten van verschillende leveranciers samen te voegen. Sommige organisaties willen hun primaire applicatie in huis houden omdat die bepalend is voor hun concurrerend vermogen. De rest van de ICT-ondersteuning laten ze dan over aan een externe partij. Het complete landschap in eigen beheer nemen of alles overlaten aan een service provider behoort ook tot de mogelijkheden. De mate van uitbesteding is afhankelijk van uw cloudbeleid.
Stap 4: vertaal het huidige ICT- naar een cloudbeleid
Bij het afnemen van cloud-diensten, wijzigt het ICT-beleid op het gebied van continuïteit en beveiliging van een uitsluitend on-premises-situatie naar een nieuwe (hybride) omgeving. Het kritisch bekijken van de verschillende facetten van het huidige ICT-beleid en die mogelijk bijstellen is hierbij essentieel. Dit betekent een herdefiniëring van aspecten als de governance- en beheerstrategie, maar ook zaken als dataopslag, bewaarbeleid, audit logging en rechten en externe toegang. Ook de omgangswijze met relatiegegevens en het beheer is een aandachtspunt. Als u het beleid op papier hebt als leidraad, voorkomt u dat cloud-plannen in de praktijk op een teleurstelling uitlopen.
Stap 5: Zoek de geschikte leverancier
De laatste, maar minstens even belangrijke stap: de zoektocht naar een geschikte cloudleverancier. Deze draait om een aantal vragen:
- Bent u op zoek naar een cloudpartner die het beheer van uw ICT volledig of deels van u kan overnemen?
- Geeft u de voorkeur aan point solutions en gaat u de verschillende leveranciers zelf aansturen?
- Bevatten bedrijfsdata privacygevoelige informatie?
- Is het belangrijk dat een leverancier voldoet aan bepaalde certificeringen? De transitie naar de cloud kan veel bieden, maar sommige accountantskantoren willen in de toekomst (bijvoorbeeld voor bepaalde delen of specifieke applicaties) mogelijk terug naar een on-premises situatie. Dit kan voorkomen bij een fusie of overname waarbij uw organisatie de onderliggende partij is. Het is ook denkbaar dat de wet- en regelgeving in de toekomst voorschrijft dat het beheer van bepaalde ICT in huis moet plaatsvinden. Stel daarom ook de vraag: Heeft de beoogde leverancier de mogelijkheid tot retransitie of cloud-switching?
Conclusie
Met zoveel leveranciers en mogelijkheden is het handig om een top 10 te maken van kenmerken waaraan uw cloud-leverancier moet voldoen. Door de stappen in deze whitepaper te doorlopen hebt u een beeld bij de benodigdheden en vereisten die u wilt stellen aan een leverancier. Hebt u zelf de kennis of resources niet in huis om deze stappen te doorlopen, schakel dan de hulp in van een ervaren cloud consultant die een cloud-readiness-scan verzorgt. Dit vormt de basis voor een zo soepel mogelijke transitie naar een nieuwe (hybride) cloud-omgeving. Door de transitie stapsgewijs aan te pakken, ontstaat overzicht en dat zorgt er uiteindelijk voor dat de ICT de business faciliteert en niet tegenwerkt.
Sander Okkersen
Geef een reactie