Ondernemers moeten jaarlijks financiële rapportages aanleveren aan verschillende instanties, zoals de Kamer van Koophandel, Belastingdienst of hun bank. Dit kost tijd, geld en energie, maar biedt ook kansen.
Met Standard Business Reporting (SBR) kunnen ondernemers en hun accountants deze rapportages vanuit één bronadministratie samenstellen en veilig digitaal verzenden. ING ziet in dit proces een belangrijke rol voor de accountant weggelegd, als leverancier van betrouwbare gegevens van hoge kwaliteit. Toch benutten nog niet alle accountants deze kans om waarde toe te voegen voor hun klanten.
‘De overheid werkt al langer aan maatregelen om de administratieve lasten voor het bedrijfsleven te verlichten’, zegt Paul Staal, SBR-expert bij ING. ‘Met SBR is een standaard ontwikkeld, waarmee bedrijven hun financiële rapportages, zoals jaarrekeningen en belastingaangiften, elektronisch kunnen aanleveren bij overheden en banken. Gegevens worden met de internationale standaard rapportagetaal XBRL overal op dezelfde manier vastgelegd en verwerkt. De bankentaxonomie, een soort woordenboek van de rapportagetaal die banken en accountantskantoren met elkaar hebben afgesproken, maakt het mogelijk om gegevens digitaal uit te wisselen. Dat werkt ook als beide partijen met verschillende softwarepakketten werken. Banken doen al sinds 2009 mee met SBR. Een systeem dat uiteindelijk veel geld en tijd scheelt. Bovendien helpt het om te voldoen aan eisen van toezichthouders.’
Binnen vijf dagen
De voordelen van SBR worden volgens Paul Staal snel duidelijk bij een kredietaanvraag. ‘Al jaren kunnen banken kredietrapportages via SBR ontvangen. We hebben deze nodig voor het beoordelen van een nieuwe kredietaanvraag of verlenging van een lopend krediet. Een kredietrapportage bestaat voor een belangrijk deel uit gegevens die ook al voor andere toepassingen zijn vastgelegd. Met SBR hoeft de accountant niet al het werk nog een keer te doen, maar haalt hij de kredietrapportage uit de bronadministratie en stuurt deze via een veilige verbinding naar de bank van zijn klant. Bij kredietaanvragen tot 2,5 miljoen garanderen we bij ING vervolgens dat de klant binnen 5 werkdagen een beslissing krijgt op zijn aanvraag. Veel accountants laten een prachtige kans liggen om hun klanten beter en sneller te bedienen en zelf nog efficiënter te werken.’
Drempels
Paul Staal merkt dat vooral zakelijke klanten van de bank het volstrekt logisch vinden dat gegevens per SBR aangeleverd worden. ‘Ze zijn verbaasd dat we SBR als bank nog moeten promoten om ondernemers en hun accountants over de streep te trekken.’ Hij ziet dat accountants soms moeite hebben over een paar drempels heen te stappen om met SBR te gaan werken. ‘Ze hebben autorisatiecertificaten nodig om via de veilige verbinding gegevens via SBR aan te kunnen leveren. Dat moeten ze dus regelen. Verder hikken ze tegen de investeringen in software aan. Hier zie ik ook een rol voor de softwareleverancier: ontwikkel software die het jouw klant makkelijker maakt. Standaardisatie van processen wordt daarbij steeds belangrijker. Accountants denken vaak dat standaardisatie betekent dat ze hun toegevoegde waarde verliezen. Het tegendeel is waar: je kunt juist meer waarde toevoegen voor je klant als je de banken taxonomie gebruikt voor je advisering.’ Daarnaast ziet hij nog iets anders dat kantoren tegenhoudt: het uur-factuur model. ‘Minder uren aan de klant besteden, betekent minder factureren. Klanten gaan er al lang vanuit dat hun accountant zijn automatisering op orde heeft en zo efficiënt mogelijk werkt. De accountant kan moeilijk aan zijn klanten verkopen dat hij hun gegevens niet per SBR kan aanleveren, omdat hij de processen daarvoor niet heeft ingericht. Zeker als een klant weet dat zijn kredietaanvraag via SBR heel veel sneller en effectiever verloopt. Het is voor de accountant in het begin best even werk om alles goed te regelen voordat hij rapportages via SBR kan aanleveren. Ik zou kantoren willen adviseren: investeer daar nu geld en tijd in. Want als je het voor elkaar hebt, levert het jou en je klanten alleen maar voordelen op. Let wel, publiceren bij de KvK in SBR voor kleine en micro-entiteiten is vanaf boekjaar 2016 verplicht. ‘
Advies leren verkopen
De kritiek van accountantskantoren is dat banken, met dit soort automatiseringsprocessen als SBR, de administratieve processen naar de accountant verschuiven. ‘Als je realistisch bent, voert de accountant die administratieve processen vaak al uit voor zijn klant’, vindt Paul Staal. ‘De accountant is een datamakelaar. Maar, daar kan hij juist zijn voordeel mee doen. Als hij zijn zaken goed voor elkaar heeft, kan hij zijn klant op elk moment inzicht geven in zijn omzet en administratie: de continue monitoring en auditing. De klant hoeft niet te wachten totdat de jaarrekening klaar is. Hier kan de accountant toegevoegde waarde leveren. Automatiseringsprocessen goed voor elkaar hebben, is van levensbelang voor je voortbestaan als accountant. Dan heb je tijd om je klanten te adviseren. Adviseren gaat verder dan goed cijferen. De accountant zou meer naar het relatiemodel moeten. Ga in gesprek met je klant, ga samen lunchen en praat over zijn dromen, toekomst, de trends die spelen en de impact op zijn bedrijf. Je kunt de ondernemer die het minder goed doet veel beter helpen, omdat jij real-time inzicht hebt in hoe hij ervoor staat. Zo kun je hem bijvoorbeeld adviseren hoe hij slimmer en op het juiste moment moet inkopen en kun je sneller een kredietaanvraag voor hem indienen.’
Meer omzet
Klanten weten volgens Paul Staal heel goed wat er op automatiseringsgebied mogelijk is en verwachten van hun accountant dat deze met de ontwikkelingen meebeweegt. ‘Ook wij als bank verwachten dit van accountants. Een kredietrapportage die via SBR van de accountant komt is voor de bank waardevol: zijn goedkeuringsstempel staat er immers op en dat betekent voor ons dat we mogen uitgaan van de betrouwbaarheid van de aangeleverde rapportages. En als deze rapportages via SBR zijn aangeleverd, hebben we bovendien een scherpere foto van de klant en kunnen wij snel aan de slag. Mijn persoonlijke observatie is dat accountskantoren die vooraan in dit proces zitten en hun kredietrapportages al via SBR aanleveren een hogere omzet hebben en meer klanten kunnen bedienen.’
Snelle checks
Paul Staal verwacht dat de doorlooptijd van kredietaanvragen via SBR in de toekomst nog korter wordt dan de vijf dagen die ING nu al garandeert voor kleinere kredietaanvragen. ‘Veel checks hoeven we als bank niet meer handmatig te doen, omdat we deze al gevalideerd hebben. Daardoor zijn we in staat checks veel sneller uit te voeren. SBR voegt echt waarde toe. Daar ben ik enthousiast over. Ik wil accountants dan ook het advies meegeven SBR in te voeren in hun kantoor. Nu hebben ze de tijd om het goed te regelen. Straks stelt de toezichthouder het verplicht en gaat het hun geld kosten als ze rapportages niet per SBR aanleveren. Ook ING gaat vanaf 2017 een vergoeding in rekening brengen als kredietrapportages niet via SBR worden aangeleverd. SBR wordt de norm. Zie het niet als een verplichting, maar als een kans. Ga er nu mee aan de slag, dan heb je een voorsprong. Die investering betaalt zich terug. Sterker nog, ik durf te beweren dat accountants die niet tijdig meebewegen met deze automatiseringstrends het niet gaan redden.’
De voordelen van SBR
- De vastgelegde gegevens uit de administratie kunnen efficiënt hergebruikt worden voor verschillende financiële rapportages.
- Er is geen onduidelijkheid meer over de betekenis van de gegevens die in een financiële rapportage staan, waardoor de kwaliteit en validatie van rapportages toeneemt.
- Door de eenduidige manier van vastleggen kunnen financiële rapportages met elkaar worden vergeleken en klant- en branchespecifieke inzichten opleveren, waarmee intermediairs hun dienstenpakket kunnen uitbreiden.
- Rapportages worden digitaal verzonden via een beveiligde verbinding met een ontvangstbevestiging.
- Nieuwe rapportagestromen kunnen relatief eenvoudig worden geïmplementeerd.
- SBR en XBRL zijn ook internationaal de standaard.
Dit artikel is afkomstig uit CaseWare Magazine, mei 2016.
Geef een antwoord