Stedin is een Netbeheerder gevestigd in Rotterdam. De core business is transport van elektriciteit en gas naar consumenten en bedrijven. Duurzaamheid is hierbij één van de belangrijkste pijlers. Met 3.000 medewerkers is Stedin een speler van formaat in de Nederlandse markt. Afgelopen jaar rondde de organisatie een succesvolle pilot op het gebied van e-facturatie met Simplerinvoicing af. Projectleider Michel Veeken en Specialist Facturatie Niels Doms vertellen over hun ervaringen, lessons learned en plannen voor de toekomst.
Visie
Stedin wil invulling geven aan de groeiende behoefte aan e-facturatie. Het past bij het vooruitstrevende en duurzame karakter dat zij als organisatie nastreeft. Mede daarom is al vroeg besloten om met e-facturatie van start te gaan. Met de keuze voor de open standaard van Simplerinvoicing wil Stedin zoveel mogelijk klanten kunnen bedienen.
Lessons learned
Het e-facturatie traject heeft Stedin in fases opgebouwd, waarbij klein is begonnen en langzaam wordt uitgebouwd. Michel: ‘Je loopt bij de implementatie voor een grote organisatie als Stedin in het begin tegen tal van zaken aan. Een belangrijk issue is dat klanten die elektronisch willen factureren, vaak zelf nog onvoldoende kennis hebben van de mogelijkheden. Daardoor is hun wens niet scherp omschreven en blijken ze er vaak zelf nog niet klaar voor zijn. Ook is het soms noodzakelijk om te schakelen met billing service providers van klanten. Een proces waarin eVerbinding, onze billing service provider, een belangrijke rol speelde. Dat vergt tijd en energie, maar betaalt zich later in het traject terug. Door een pilot uit te voeren met een select aantal klanten en factuursoorten, hou je het beheersbaar.’
Stedin begon met 10 klanten en 100 elektronische facturen per maand. Niels hoopt binnen een jaar naar 3.000 elektronische facturen per maand te gaan. Daarmee zal bijna 10% van het factuurvolume van Stedin volledig elektronisch verlopen.
Klantvraag staat centraal
Stedin merkt een groeiende vraag vanuit haar klanten naar e-facturatie. Door deze optie aan te bieden speelt Stedin in op de klantvraag. Uiteindelijk is het aan de klant zelf om te kiezen hoe deze zijn factuur wil ontvangen. Momenteel vragen vooral grote klanten vanuit zowel overheid als bedrijfsleven om elektronische facturen, maar bijvoorbeeld ook energieadviesbureaus en administratiekantoren.
Benefits
Volledig elektronisch factureren biedt Stedin vooral procesmatige voordelen. De factuur komt niet alleen sneller bij de klant, maar ook direct bij de juiste persoon. Inhoudelijke vragen over een factuur kunnen hierdoor sneller gesteld worden. De status van de factuur is nauwkeurig te traceren. Daardoor is Stedin meer in control over het facturatieproces.
De toekomst
Elektronisch factureren zal niet snel het enige kanaal voor facturatie worden. ‘De Rijksoverheid stelt haar leveranciers per 2017 verplicht om facturen elektronisch aan te bieden bij nieuwe contracten. Hoewel we daar op dit moment weinig communicatie over zien kan dat ook bij ons meer vraag naar e-facturatie genereren, waardoor een steile curve in 2017 en 2018 niet ondenkbaar is’, aldus Michel. De komende jaren zal Stedin ook elektronisch factureren voor andere diensten mogelijk maken. Stedin is ervan overtuigd dat een open netwerk als Simplerinvoicing, waarop zowel factuur verzenders als ontvangers kunnen aansluiten, de toekomst heeft.
Geef een antwoord