Vijf voordelen van de digitale handtekening

Iedere accountant, jurist, HRM-medewerker of inkoper heeft regelmatig te maken met het ondertekenen van contracten. Hoewel het nog steeds normaal is om de pen te pakken, wordt er ook steeds vaker gebruik gemaakt van de digitale handtekening. Wat zijn de voordelen van een digitale handtekening? LegalThings zet vijf voordelen van de digitale handtekening voor u op een rij.

1. Met een digitale handtekening bespaart u meer dan een paar postzegels…
   Of u kunt besparen op arbeid, tijd, geld en papier hangt een beetje af van de mate waarin u werkt met papieren documenten die ondertekend moeten worden. Werkt u veel met papieren documenten? Dan gaat er tijd verloren in het printen van een document, dit van een handgeschreven handtekening te voorzien en het eventueel weer per post (terug) te sturen. Stel u verstuurt zo’n 50 documenten per maand. Dan zijn dat er zo’n 600 per jaar. Dat kost u dan al snel rond de €6000 per jaar. Zoveel? Ja zoveel! Het gaat namelijk om meer dan alleen postzegels en papier. Denk ook aan arbeidskosten. Digitaliseert u de workflow rondom documenten die ondertekend moeten worden, dan zijn dit de kosten die u ongeveer bespaart.
2. Een digitale handtekening geeft een hoge mate van betrouwbaarheid
   Werken met een digitale handtekening is meer dan een gescande afbeelding van een handtekening. Sterker nog, alleen zo’n afbeelding is makkelijk te kopiëren en dus ook eenvoudig te misbruiken door criminelen. Een betrouwbare digitale handtekening is verbonden aan het bericht waar het onder gehangen wordt, en kan niet gekopieerd worden. Daardoor is het voor de ontvanger ook duidelijk dat het bericht afkomstig is van een betrouwbare afzender. Zo heeft hij bewijs dat de inhoud van het bericht niet is gewijzigd na de ondertekening. Een van de meest betrouwbare en vernieuwende toepassingen is de digitale handtekening als transactie vast te leggen in de blockchain.
3. Een digitale handtekening laat u sneller (samen)werken
   Bijna alles wordt tegenwoordig digitaal gedaan, en dit vraagt om efficiënte werkprocessen. De digitale handtekening is hier een belangrijk onderdeel van. Door het invoeren van een digitale handtekening kunt u sneller en efficiënter werken en hierdoor de service intern en extern verhogen. De digitale handtekening versnelt bijvoorbeeld processen waarbij normaal veel papier wordt gebruikt, of waarbij veel documenten of contracten langs veel verschillende partijen gaan.
4. Een digitale handtekening geeft u meer grip en controle
   Door te werken met een digitale handtekening heeft u doorgaans meer grip op het proces. Uw contractpartners worden digitaal, bijvoorbeeld per mail of via hun mobiel, op de hoogte gebracht van de taken die van hen worden verwacht. Dit kan bijvoorbeeld het feedback geven op of het aanscherpen van een contract zijn. En uiteraard het ondertekenen. Ook als u met meerdere contractpartners werkt, kan het direct duidelijk zijn bij wie ‘de bal’ ligt om als laatste feedback te leveren, of te ondertekenen.
5. De digitale handtekening geeft u een grote sprong voorwaarts
   Veel bedrijven zien het invoeren van een digitale handtekening als een ‘ding’ dat op zichzelf staat. Dat is niet altijd de slimste manier om er tegenaan te kijken. De ondertekening van een document is namelijk de achillespees in het omgaan met documenten. Door niet alleen naar het ondertekenen, maar naar de hele workflow rondom het werken met documenten te kijken, kan uw organisatie een enorme stap voorwaarts maken. Hoe u dat realiseert, leggen we hieronder verder uit.

Uw contract life cycle onder de loep

Voordat een document wordt ondertekend vinden de onderstaande stappen plaats:

1. Contract of overeenkomst opstellen aan de hand van een voorbeeld-of modelovereenkomst
2. Contact over een contract
3. Reviewen of bijwerken van een contract
4. Informele akkoordverklaring, iedereen is akkoord en het contract is gereed om te ondertekenen

En nadat een document ondertekend is, vinden nog de onderstaande stappen plaats:

1. Veilig opslaan zodat het snel en eenvoudig terug te vinden is voor iedereen die het contract wil raadplegen of hergebruiken voor een soortgelijke overeenkomst
2. Triggers en alerts ontvangen, zodra een contract verloopt
3. Het contract vernietigen of archiveren zodra het niet meer van toepassing is

Door deze hele contract life cycle in één keer onder de loep te nemen en te automatiseren kunt u dus een enorme stap voorwaarts maken. Bij LegalThings is dit onze core-business en denken we graag mee over hoe we dit met u kunnen realiseren. Laat ons u het ervaren in een webdemo van 20 minuten.