1. Opdrachtbevestigingen: geen sluitende afhechting
De opdrachtbevestiging vormt de basis van de klantrelatie én de dienstverlening. Toch zijn er nog kantoren die deze documenten ondertekenen in Word of PDF en dan los via e-mail naar de klant sturen met het verzoek ‘even te tekenen en terug te mailen’. Daarmee is er geen controle of bewijsbaarheid van wie wanneer heeft ondertekend, laat staan of het document daarna nog is gewijzigd. Bovendien is het proces lastig te monitoren en foutgevoelig.
2. Fiscale rapporten en brieven: digitale krabbel zonder juridische waarde
In veel softwarepakketten kun je het fiscale rapport exporteren als PDF. Dan wordt vaak een afbeelding van de handtekening ingeplakt, of op de brief of het rapport komt ‘was getekend’. Of er wordt geprint, getekend en opnieuw ingescand. Niet alleen inefficiënt, maar ook onvoldoende als juridisch bewijs. Een afbeelding of krabbel in een PDF geldt doorgaans niet als betrouwbare elektronische handtekening volgens de eIDAS-verordening.
3. Samenstelverklaring: achteraf niet wijzigen
Een samenstelverklaring onderteken je niet zomaar. Er worden bij kantoren afspraken overgemaakt over wie tekenbevoegd is. Daarnaast is vooraf een getekende LOR nodig, moet de juiste versie van de jaarrekening zijn aangehecht én moeten wijzigingen achteraf worden voorkomen. Toch kunnen hier makkelijk fouten ontstaan, zeker als documenten niet verzegeld worden en er nadien met een PDF gerommeld wordt. In dit artikel over interne fraude met een vervalste handtekening lees je over de risico’s.
Tijd voor volwassenheid in ondertekenprocessen
Accountantskantoren hebben in de afgelopen jaren enorme stappen gezet in digitalisering. Maar het ondertekenproces blijft daarbij soms achter. Kwaliteitsbewaking binnen het accountantskantoor zou niet alleen moeten gaan over het proces van totstandkoming van documenten, rapporten en verklaringen, maar ook moeten focussen op de afwikkeling ervan.
Het is tijd dus om ook dit onderdeel serieus te nemen: met gekwalificeerde elektronische handtekeningen, verzegeling tegen wijzigingen en juridische zekerheid, zoals je dat mag verwachten van een professionele dienstverlener.
Meer weten over de risico’s van bewerken en ondertekenen in PDF’s? Lees dit artikel op pkisigning.nl: PDF digitaal ondertekenen – de aandachtspunten.
Geef een reactie