Waar loop je tegenaan bij het uitrollen van nieuwe software en procesoptimalisatie in het accountantskantoor? Deze vraag en de oplossing stonden centraal tijdens dag 2 van het Exact Accountancy Summit in Barcelona. Vandelanotte, de winnaar van de Exact Cloud Award 2016 in België, deelde zijn ervaringen met de 65 deelnemers.
Vandelanotte is een Belgische accountantsfirma met 285 werknemers, 5.500 klanten en 8 vestigingen. Het kantoor had 13 softwareprogramma’s in gebruik die onderling niet of nauwelijks informatie konden uitwisselen. De onderhoudskosten waren aanzienlijk terwijl de automatiseringsgraad te wensen overliet. ‘Ik houd van spaghetti, maar niet in onze processen,’ grapt Domien Claeys, Business Analist en Project Manager bij Vandelanotte over de situatie destijds.
3 pijlers
Hij stond voor een enorme uitdaging die kansen bood voor enorme verbeterslagen. Vandelanotte stelde een plan op met daarin 3 pijlers met betrekking tot nieuwe software. Die moest in de cloud draaien, op een open platform dat mogelijkheden biedt voor integratie met andere oplossingen. Bovendien zocht Vandelanotte een leverancier die echt meedenkt met zijn klanten en ontwikkelt met de nieuwste technieken.
Interne betrokkenen
Cruciaal voor de optimalisatie van de processen is standaardisatie: in workflow, rapportages en rekenschema. Dat betekent verandering en was een uitdaging. Om deze soepel door te voeren, zijn er 20 interne key users geselecteerd. Zij werden actief en van het begin af aan betrokken bij het project. Vervolgens kregen ze een stevige training. ‘Dat is de sleutel van de succesvolle ingebruikname’, stelt Domien.
Factuurverwerking binnen 4 uur
Tijdens het hele traject hielt Domien het uiteindelijke doel, klantbetrokkenheid, altijd voor ogen. ‘Waarom zou een klant lang moeten wachten voordat bijvoorbeeld een factuur verwerkt is?’ Met een Digital Processing Team en de gestandaardiseerde aanpak zijn de facturen van de klanten van Vandelanotte altijd binnen 4 uur verwerkt.
Volledig geïntegreerd
CRM, Caseware (rapportagesoftware) en Exact Online en allerlei apps zijn volledig geïntegreerd. Daardoor kan Vandelanotte de rol van real time accountant met verve vervullen. Klanten van Vandelanotte kiezen de gewenste diensten die ze in abonnementsvorm afnemen. Ze weten wat ze ervoor betalen.
Groepsdiscussie
Domien sloot zijn praktische presentatie af met misschien wel het belangrijkste advies: ‘Zorg dat je niet alles in 1 keer doet. Betrek je klanten en prioriteer je eigen roadmap continu.’ De deelnemers gingen na dit betoog in groepen met elkaar de discussie aan over succesfactoren van deze transformatie naar real time accountant. De bevindingen per groep werden gepresenteerd. Daardoor was dag 2 van het Exact International Accountancy Summit het succesvolle praktische vervolg van dag 1. De conclusie: verandermanagement is voor accountantskantoren de sleutel tot het succesvol benutten van kansen met business software in de cloud.
Het is goed om te zien dat bij de meeste softwarehuizen (en accountantskantoren) real-time verwerking op de agenda staat. Alleen dan kan de boekhouding een basis voor besluitvorming bieden. Yuki heeft dit bij de oprichting al als uitgangspunt geformuleerd en doet het dagelijks. Echt succes kan hier pas worden geboekt als alle software leverancier meedoen met dit streven. UBL is hier een belangrijke sleutel. Alle software leverancier kunnen verkoopfacturen versturen met UBL maar vrijwel niemand doet dit. De klant moet deze optie actief aanzetten. Laten we beginnen met deze alleen actief uit te zetten. Dan zijn we weer een stapje dichter bij de real-time accountant.