Als horecaondernemer je bestellingen opnemen met een kladblokje… Tien jaar terug was dit nog een heel gebruikelijk beeld in de horeca, maar tegenwoordig zie je het niet meer zo vaak. Het is natuurlijk veel eenvoudiger om de kopjes koffie en de appelgebakjes aan te tikken op je draadloze bestelterminal. Je hoeft vervolgens niet meer je kladblaadje bij de bar af te geven om de bestelling klaar te maken, maar de bestelling wordt automatisch doorgestuurd naar de bar.
Elke horecaonderneming kent piekmomenten waarbij het lijkt alsof iedereen tegelijkertijd een bestelling wil opnemen. Je wilt dan uiteraard zo efficiënt mogelijk werken. Met een kassasysteem (Point of Sale, oftewel POS) kun je de gehele horecaonderneming managen. Ik zal je in deze blog uitleggen wat een kassasysteem is en hoe je dit kunt koppelen aan je boekhouding.
Je kassasysteem is het hart van je onderneming
Een kassasysteem is een combinatie van hardware en software waarbij alle kassatransacties worden vastgelegd, oftewel het is het hart van je onderneming. Je kunt ervoor kiezen om de kassasoftware op je computer te installeren. Maar tegenwoordig zie ik dat er veel verschillende online oplossingen worden aangeboden, waarbij je kunt kiezen om volledig online te werken of om via een hybride oplossing te werken (online en offline gecombineerd). Zo kun je tegenwoordig werken op mobiele apparaten, zoals een tablet of iPad. Alles is online beschikbaar en wordt automatisch bijgewerkt in de cloud.
Een kassasysteem doet méér dan alleen kassatransacties vastleggen
Als horecaondernemer ben je van veel factoren afhankelijk. Je moet veel zaken tegelijkertijd kunnen organiseren. Het personeel, de reserveringen, de voorraad en de keuken wil je goed op elkaar kunnen afstemmen. Staat er een bedrijfsfeest op de planning of is er schitterend weer op komst? Dan moet je snel kunnen schakelen door het inroosteren van extra personeel. Maar je wilt ook dat je klant met een tevreden gevoel naar huis gaat. Door je voorraad in je kassasysteem goed bij te houden, weet je welke producten het best worden verkocht en wanneer. Zo kun je de bestellingen afstemmen op je actuele voorraad, waardoor je nooit meer misgrijpt en geen nee hoeft te verkopen aan je klant.
Daarnaast kun je verschillende apparaten koppelen aan je kassasysteem, zoals een bonnenprinter, barcodescanner, geldlade of een klantendisplay.
Je kassasysteem gekoppeld aan je boekhouding
Werk je inmiddels met één van de moderne POS-systemen? Dan wil je dit systeem koppelen aan je boekhouding. Hierdoor hoef je informatie niet handmatig over te nemen of te synchroniseren en is de informatie altijd up-to-date. Als je aan het eind van de dag de kassa sluit, hoef je niks meer in je boekhoudpakket over te nemen. De gegevens zijn immers al gekoppeld.
Krijg je ondanks de koppeling tussen je POS-systeem en je boekhouding nog steeds een hoge rekening van je accountant? Hoe zorg je er dan als ondernemer voor dat de kosten die je investeert in je accountant toegevoegde waarde oplevert? Ik heb een aantal tips voor je op een rij gezet:
- Zoek een accountant die jou helpt bij het koppelen van je POS-systeem en je online boekhouding
Alle transacties vanuit je POS-systeem worden automatisch bijgewerkt in je boekhouding. Hiermee hoef jij of je accountant nooit meer handmatig boekingen in te voeren of mutaties via een Excelbestand in te lezen.
- Bekijk goed of de koppeling ook echt automatisch werkt
Op veel websites kun je nalezen welke applicaties aan elkaar gekoppeld kunnen worden en welke gegevens er tussen de verschillende softwareapplicaties worden uitgewisseld. Via een beveiligde verbinding kun je de administratie middels een omgevingscode (c.q. token/sleutel) koppelen met het POS-systeem.
- Kijk samen met je accountant welke producten goed worden verkocht en welke niet of minder
Dashboards en KPI’s (Key Performance Indicators) kunnen je inzicht geven welke producten je de meeste omzet opleveren. Sommige systemen gaan zelfs een stapje verder en geven jou inzicht welke producten op welke dagen en tijden worden verkocht.
- Bekijk samen met je accountant hoe je de loonkosten kunt verlagen
Veel POS-systemen bieden een (gekoppeld) personeelsinformatiesysteem of roosterplanner. Sommige systemen helpen je bij het efficiënt inplannen van je medewerkers. Als je weet welke producten wanneer worden verkocht, kan de software jou hierbij helpen door niet te veel personeel in te roosteren en kan het je dus helpen om de loonkosten te reduceren.
- Wil je ook producten verkopen via een webshop?
Vraag je POS-leverancier of zij een geïntegreerde webshop levert of vraag of de software met een gewenste webshop gekoppeld kan worden.
Welke kassasystemen kan ik koppelen met iMUIS Online?
In de MUIS Apps Store vind je een overzicht van POS-systemen die gekoppeld kunnen worden met iMUIS Online. Staat jouw applicatie er niet tussen? Neem dan contact op met één van de medewerkers bij MUIS Software of verwijs je POS-leverancier naar muis.nl/partner-worden.
Marinka Geijsen-Heijnis is Partnermanager bij MUIS Software
Geef een antwoord