De accountancywereld is in beweging. Van geautomatiseerde processen en big data tot nieuwe privacyregels en robotic accounting. De accountant van nu ontkomt er niet aan. Niet in de laatste plaats omdat er steeds meer verplichtstellingen komen. PinkWeb interviewde een aantal kantoren over de manier waarop zij met al deze veranderingen omgaan. In dit artikel laten we Marcel Welsink (RA) van Grant Thornton aan het woord. Hij maakt als CFO deel uit van de raad van bestuur van Grant Thornton.
Omgaan met data: een nieuwe manier van werken
Het omgaan met data is één van de grootste veranderingen op het moment. ‘En wel op drie vlakken’, aldus Welsink. ‘De manier waarop data worden aangeleverd, hoe wij die data analyseren én de wijze waarop we de data terugkoppelen naar de klant.’
Grant Thornton maakt een onderscheid tussen gestructureerde data, die uit financiële systemen, het grootboek en mutaties komen, en ongestructureerde data. Dat zijn documenten die ze in allerlei formaten ontvangen, zoals PDF.
Welsink: ‘Het aanleveren van data proberen we zoveel mogelijk te automatiseren en naar één platform te brengen. Dit is één van de dingen waarvoor we Client Online van PinkWeb gebruiken. Onze klanten kunnen in die online omgeving informatie uploaden en aan ons beschikbaar stellen. Wij kunnen het dan makkelijk en snel verder in ons proces brengen.’
Om de data te analyseren, moeten ze naar een gemeenschappelijke noemer worden gebracht. ‘De auditors van Grant Thornton hebben een tool ontwikkeld om data uit verschillende systemen te standaardiseren, zodat er gestandaardiseerde data-analyses kunnen worden uitgevoerd.’
Om data terug te koppelen naar de klant, zetten we wederom Client Online in. ‘We proberen het portaal in te zetten voor alle informatie die we delen met onze klanten. Onze klanten kunnen dan vanuit het portaal alles doornemen, goedkeuren en doorsturen naar uitvragende partijen. Sinds kort tekenen we ook jaarrekeningen elektronisch via Client Online. De workflow is bij ons zo gestandaardiseerd dat zo’n bestand ook weer automatisch in Client Online terecht komt. De klant pakt het dan verder zelf op en doet met de jaarrekening wat nodig is’, legt Welsink uit.
Mensen zijn de uitdaging
Het is belangrijk om al deze acties onderdeel te maken van de workflow, stelt Welsink. Mede omdat medewerkers het dan sneller oppakken. ‘Dat is namelijk de grootste uitdaging als het gaat om deze nieuwe manier van werken. De medewerkers moeten openstaan voor verandering en anders wíllen werken. Als het in de beginfase niet gelijk goed gaat, is het verleidelijk om te zeggen dat het systeem niet deugt. Ook denken medewerkers soms teveel namens hun klant. Ze zeggen dan op voorhand: leuk idee, maar niet voor mijn klanten. Het is moeilijk om die barrières te doorbreken.’
Toch probeert Grant Thornton dat wel en met succes. ‘Bij Client Online zitten we al op een implementatiegraad van 70%. We zijn na de aanschaf van het portaal begonnen met het enthousiasmeren van medewerkers, zodat zij op hun beurt hun klanten enthousiast konden maken. Je hebt dan de zogenaamde early adopters al binnen. Daarna hebben we meer informatie toegevoegd. Denk aan Vpb- en Btw-aangiftes, jaarrekeningen en de mogelijkheid om gegevens te uploaden. Hierdoor bezochten klanten vaker het portaal en raakten ze eraan gewend. Zo volgden er steeds meer klanten. De derde stap was intern inzichtelijk maken welke vestiging de hoogste implementatiegraad had. Zo creëerden we een onderlinge competitie, waardoor medewerkers nog meer hun best gingen doen. Op dit moment zitten we in de laatste fase en wordt Client Online centraal uitgerold. Het gebruik ervan is nu geen keuze meer en nieuwe klanten gaan automatisch op het portaal. Er zijn natuurlijk uitzonderingen, 100% gebruik is vaak een illusie, maar met deze methode kom je er dichtbij.’
Grant Thornton hanteert deze methode ook bij andere implementaties. Welsink: ‘We leggen het niet vanaf dag één van bovenaf op, maar uiteindelijk willen we wel zoveel mogelijk mensen mee krijgen.’
Cybersecurity en data privacy
Veiligheid van persoonsgegevens is niet alleen een belangrijke ontwikkeling, maar ook erg relevant, vindt Welsink. ‘Klanten zijn bereid om veel gegevens aan ons beschikbaar te stellen. Wij krijgen niet alleen de jaarrekening, maar ook documenten als huwelijkse voorwaarden en het testament. Ze zien ons als trusted advisor en die positie willen we echt niet in gevaar brengen.’
Toch is het niet makkelijk om daadwerkelijk goed om te gaan met de privacy van klanten. ‘Steeds meer applicaties opereren in de Cloud, vaak in een eigen omgeving waar wij niet direct invloed op hebben. Met verwerkersovereenkomsten kom je een eind, maar je moet ook concrete maatregelen treffen en dit toetsen.’
Daarnaast is het opleiden van eigen medewerkers noodzakelijk. ‘Denk aan het omgaan met USB-sticks en laptops, het uitwisselen van wachtwoorden en waar je data opslaat. Vaak gaat het bij simpele handelingen mis. We hebben vorig jaar als start van de training een nep-spambericht de organisatie in gestuurd. Onze CEO was de afzender en het onderwerp was salarissen. Dat trekt de aandacht. Er was een schrikbarend aantal medewerkers dat het bericht opende’, vertelt Welsink. ‘We merken dat onze medewerkers dankzij de trainingen meer bewust zijn van de risico’s en dat het onderwerp gaat leven. Ook beginnen medewerkers in te zien dat fouten consequenties hebben. Een datalek is iets dat je echt niet wil.’
De online accountant
Digitalisering is in bijna alle branches aan de orde, zo ook in de accountancy. Welsink: ‘Wij willen graag toe naar volledig online werken. Daarin speelt Client Online een belangrijke rol. We zetten zoveel mogelijk informatie in het portaal, zodat klanten vanuit één omgeving hun zaken kunnen regelen. Het is ook makkelijk om vanuit de online omgeving naar andere pakketten te gaan, denk aan online accounting en payroll. Klanten hebben er een hekel aan als ze vijf, zes keer op verschillende plekken moeten inloggen. Daarmee verliezen ze het overzicht. Door alle informatie te centraliseren in één omgeving, een soort spin in het web, maak je het proces simpel en soepel.’
Dat heeft voordelen volgens Welsink. ‘We geloven dat het significante impact heeft op de klanttevredenheid. In het middensegment, waar wij opereren, hebben bedrijven vaak geen enorme IT-afdeling. We hebben nu een IT-oplossing gecreëerd waar ze echt iets aan hebben. Ze zien ons hierdoor als een goede partner in het digitaliseringsproces. Daarnaast werken we zelf efficiënter, waardoor we meer tijd hebben voor wat klanten belangrijk vinden: adviseren en inzicht geven in waar ze staan. En niet meer één keer per jaar als we de jaarrekening maken, maar continu. Zo hopen we ook onze relevantie en rol van trusted advisor te vergroten.’
Wie is de accountant van de toekomst?
De rol van de accountant is behoorlijk aan het veranderen, maar dat is niet per se een ontwikkeling van nu. De accountant van vandaag is al niet meer dezelfde als die van tien jaar geleden. Welsink denkt ook dat het beroep van de accountant gewoon blijft bestaan. ‘Onze rol verdwijnt niet, maar de invulling van het beroep gaat wel veranderen. Je ziet nu al grote veranderingen bij de medewerkers die we in dienst hebben’, zegt Welsink. ‘De IT-afdeling groeit en we investeren in de algemene IT-kennis van medewerkers, we nemen econometristen aan, die zijn opgeleid voor data-analyses en het schrijven van algoritmes, en we zoeken mensen met een cybersecurity achtergrond. Dat hadden we ons jaren geleden niet bedacht. Je zult moeten inspelen op ontwikkelingen als blockchain, continuous auditing en nieuwe IT-oplossingen.’
Maar uiteindelijk hebben mensen behoefte aan zekerheid, denkt Welsink. ‘En dat is het belangrijkste product dat we als accountants verkopen.’
Geef een reactie