Piet komt vijf meter na Jan de kamer binnen. Hoewel hun werkkamers op hun eigen kantoor aan elkaar grenzen, zijn ze beiden met hun eigen auto gekomen, zo vertelt Piet mij rustig.Ik geef de heren een hand en heet ze welkom. Bij elke bijeenkomst denk ik na over de ‘tafelschikking’. De opstelling van tafel(s) en/of stoelen kan van (grote) invloed zijn. In dit geval kies ik ervoor om ze zelf te laten kiezen hoe ze willen zitten. Door het te ‘laten gebeuren’ krijg ik mogelijk bepaalde informatie. Zo ook vandaag. Piet wacht tot Jan zit en kiest dan pas zijn positie. Hij gaat zo zitten dat hij Jan in elk geval niet hoeft aan te kijken.
Ik heet de heren nogmaals welkom.
We zijn gestart met het eerste deel van de eerste bijeenkomst. Ik noem dit nadrukkelijk, omdat dit deel enigszins afwijkt van de rest van de mediation. In dit gedeelte ben ik degene die nog relatief veel aan het woord is. Ik introduceer mezelf kort en geef vervolgens het kader aan waarbinnen de mediation zal plaatsvinden. Dat kader zal (grotendeels) worden vastgelegd in een mediationovereenkomst. De belangrijkste punten uit de overeenkomst bespreek ik eerst: wat houdt mediation in? Wat is het verschil tussen vrijwillig en vrijblijvend? We bespreken o.a. aspecten van geheimhouding, mijn honorarium en eventueel te maken kosten. Ook wordt ingegaan op de vraag hoe om te gaan met (tussentijdse) afspraken en verslaglegging. Ik toets en vraag of ze het begrepen hebben en nodig ze uit tot het stellen van vragen.
De overeenkomst zal ik na de eerste bijeenkomst opstellen en aan beiden heren mailen ter ondertekening aan het begin van de tweede bijeenkomst. Kleine aanpassingen kunnen mogelijk per mail worden afgewikkeld. Grotere aanpassingen zullen eerst worden besproken. Door tijdens de eerste bijeenkomst hiervoor serieus tijd in te ruimen, ontstaan in de praktijk weinig procedurele knelpunten en zorgt het voor veel duidelijkheid voor de rest van het proces. Ook zorgt dit gedeelte van de eerste bijeenkomst voor een (lichte) ontspanning. De kop is eraf. De een gaat daar nu eenmaal soepeler mee om dan de ander.
Piet herhaalt nog eens wat hij mij ook aan de telefoon vertelde, namelijk dat hij hier alleen maar zit omdat zijn vrouw wil dat hij het een kans geeft. Ik heb nu de mogelijkheid om hierop door te gaan. In dit geval kies ik er bewust voor om deze opmerking voor nu even te parkeren.
We naderen deel twee van de eerste bijeenkomst. Ik vraag wat precies de kwestie is en wie ik als eerste het woord mag geven. Zoals zo vaak: de mediation begint nu pas echt. Wordt vervolgd…
drs. Servaas M.M. Vrijburg | directeur Fiscount | zakelijk mediator | behulpzaam bij leiderschapsontwikkeling
Geef een antwoord