Als accountant heb je vaak te maken met (beginnende) ondernemers die hun administratie doen in Excel of Access. Deze programma’s staan meestal standaard op de computer geïnstalleerd en de keuze hiervoor is daarom snel gemaakt. Maar is dat wel zo slim?
Kosten besparen
Voor ondernemers die in het begin kosten willen besparen en nog weinig facturen versturen, is het gebruik van Excel of Access een voordelige keuze. Bovendien hebben ze dan zelf de volledige controle over hun administratie, want ze weten precies wat er in- en uitgaat. Op internet zijn vaak standaardsjablonen te vinden die direct te gebruiken zijn. Ze hoeven alleen hun eigen bedrijfsgegevens in te vullen.
Kans op fouten
Het nadeel is echter dat er meer kans is op het maken van fouten, omdat alles handmatig gaat. De standaardsjablonen hebben vaak een standaardindeling en zijn soms lastig zelf in te richten. Daarnaast moeten de ondernemers goed opletten of het sjabloon wel voldoet aan de eisen die door de Belastingdienst zijn gesteld. Ook is het niet mogelijk om de administratie te automatiseren. Denk hierbij aan het toevoegen van een betaallink en koppelingen met de bank, Kamer van Koophandel of jou: de accountant.
Online facturatie- of boekhoudprogramma
Kiest jouw klant voor een online facturatie- of boekhoudprogramma, dan kunnen ze veel fouten voorkomen. Factuurnummers kunnen bijvoorbeeld niet dubbel worden gebruikt. Artikelen, klanten en leveranciers voeren ze van tevoren in en hoeven daarna alleen nog te worden geselecteerd. Facturen versturen ze direct vanuit het programma. Wijzigingen in de wet- en regelgeving worden meegenomen in updates, dus het programma is altijd bij de tijd. En ze hoeven ook niet bang te zijn dat de administratie verloren gaat door een calamiteit thuis, zoals brand, diefstal of een computercrash. Alle gegevens staan namelijk online opgeslagen, ook handig i.v.m. de bewaarplicht van 7 jaar!
Ze kunnen de administratie overal ter wereld benaderen. En, last-but-not-least, het contact en de gegevensuitwisseling met jou, hun accountant, is veel eenvoudiger
Geef een reactie