NOAB nodigde in januari softwareleveranciers uit om over een grote ergernis bij kantoren in de accountancybranche te spreken: het inkijken of converteren van data na een overstap naar andere software. Onderzoek van NOAB wees uit dat gebruikers grote behoefte hebben aan transparantie en een standaardregeling. Maar liefst 14 partijen gingen met elkaar in gesprek over dit onderwerp. De conclusie: de goede wil is er, maar er zijn obstakels.
Softwareleveranciers voelen een verantwoordelijkheid om tot een goede regeling te komen voor hun (ex)klanten. Maar er zijn veel haken en ogen: er is geen verplicht formaat vanuit bijvoorbeeld de overheid of een keurmerk, bestaande standaarden voldoen niet overal, er zijn grote verschillen tussen softwarepakketten onderling en ook klanten hebben verschillende wensen. Dat maakt een praktische uitvoering moeilijk.
Verschillen
De wensen van gebruikers verschillen. De ene klant heeft behoefte aan inkijken, de andere klant wil slechts voldoen aan de fiscale bewaarplicht, weer een ander wil een uitgebreide conversie naar zijn nieuwe software. Ook de grote verschillen in softwarepakketten maken het volgens de aanwezige leveranciers lastig om te converteren van pakket A naar pakket B. Er zijn vaak wel mogelijkheden, maar een conversie is niet zo eenvoudig als ‘even een auditfile inlezen’. Het kan een tijdrovend en complex proces zijn en volledige conversie zonder dataverlies is haast onmogelijk. Ook het onderscheid in boekhoudsoftware, salarissoftware en fiscale aangiftesoftware is van belang – niet overal zijn conversies gewenst of nodig en de technische inrichting verschilt. Inkijken brengt ook vraagtekens met zich mee. Er is twijfel over privacywetgeving: mogen leveranciers gegevens nog wel bewaren op grond van de AVG? En hoe bereken je de kosten door aan de klant?
Verplichting helpt
De grote opkomst bij de ronde tafel toont aan dat leveranciers het onderwerp belangrijk vinden. Men wil aan een oplossing werken voor de frustratie van gebruikers. Maar om gezamenlijk tot een regeling te komen is een verplichting gewenst als stok achter de deur. Die verplichting kan worden gesteld door de overheid of de koepels in de accountancybranche.
Transparantie
Het bieden van transparantie aan de klant is een andere oplossing. De aanwezigen staan daar positief tegenover. Leveranciers voelen een zorgplicht en zouden die vast kunnen leggen in een gedragsprotocol: geef duidelijk en transparant aan wat wel en niet kan op het gebied van inkijken of converteren, wees helder over de kosten en bespreek de mogelijkheden proactief met nieuwe klanten. Ook de koepels in de branche kunnen hierin een rol nemen, door bijvoorbeeld aan te sturen op transparantie, regelingen uit te vragen en die informatie actief richting gebruikers te verstrekken.
Standaard
De fiscale bewaarplicht van zeven jaar vinden de aanwezigen een goed vertrekpunt voor een standaardtermijn. Qua techniek liggen bestaande standaarden zoals SBR voor de hand voor fiscaal, maar de SBR-indeling is niet volledig: de fiscale regelgeving gaat regelmatig volledig op de schop. Het zou goed zijn als er vanuit de Belastingdienst een standaard wordt aangereikt, een zogenaamde ‘Bewaarplicht Plus’, voor de gegevens die minimaal bewaard moeten worden om aan de bewaarplicht te voldoen. Dat zou kunnen bestaan uit een XML auditfile (XAF) en de bijbehorende documenten. Daarbij is wel de vraag wat er met metadata moet gebeuren, zoals toelichtingen op boekingsdocumenten.
Vervolg
Om de aanbevelingen een verdere impuls te geven, is NOAB van plan een vervolgbijeenkomst te organiseren per soort software: boekhoudsoftware, salarissoftware en fiscale aangiftesoftware. Daarbij worden softwareleveranciers, uitvragende partijen zoals de Belastingdienst, koepelorganisaties en andere partijen uitgenodigd.
Bron: NOAB
Geef een reactie