Hoe goed ben jij als accountant met cliënten in het middelbaar en hoger onderwijs op de hoogte van de betalingsproblemen die er spelen? En weet jij wat je jouw cliënten moet adviseren om de problemen op te lossen? NLBeterBetaald.nl, hét platform voor slimme financiën, weet waar de pijnpunten zitten en geeft in dit blog een aantal tips om het zeer weg te nemen.
Probleem 1: om studenten hun facturen te laten betalen is bovengemiddeld veel tijd en energie nodig
‘Dit is een bekend probleem in het middelbaar en hoger beroepsonderwijs en heeft ermee te maken dat studenten in het algemeen niet heel goede cashflowmanagers zijn’, zegt Sander Kamstra, expert van NLBeterBetaald.nl. ‘Gelukkig zijn er een aantal manieren om ervoor te zorgen dat ze wel op tijd betalen. De belangrijkste is zonder meer automatisering: hiermee kan de betalingstermijn onder studenten verkort worden naar 25 dagen na factuurdatum. Een andere manier is om de studenten en ouders die niet gekozen hebben voor automatische incasso, de mogelijkheid aan te bieden om het collegegeld via iDEAL te betalen. Hierdoor is het voor hen veel makkelijker om te betalen, waardoor facturen veel sneller betaald worden. Hetzelfde geldt voor betalingsherinneringen met een iDEAL-link.’
Kamstra vult aan: ‘Een tip om de studenten en ouders die wel voor automatische incasso hebben gekozen, op tijd te laten betalen: attendeer hen er bijtijds op – via e-mail of (nog beter) via sms – dat het collegegeld binnenkort wordt afgeschreven en dat daarom het banksaldo toereikend moet zijn. Zo worden meer facturen op tijd betaald en wordt ook het aantal storneringen aanzienlijk verkleind.’
> In de BrancheMonitor Onderwijs 2018 lees je meer over het betaalgedrag in de onderwijssector.
Probleem 2: gemiddeld 2,25% van de facturen is na 3 maanden nog niet betaald
‘2,25% is geen indrukwekkend percentage. Dat wordt het echter wel als je het omrekent naar het aantal facturen dat aan het einde van een kwartaal nog openstaat. Grote onderwijsinstellingen versturen in 3 maanden al snel meer dan 1.500 facturen! Dat betekent dat je aan het einde van die termijn met ruim 30 onbetaalde facturen zit. Op jaarbasis zijn dat er meer dan 120. De tijd en moeite die het kost om daar achteraan te gaan, wil je jouw cliënten echt besparen’, zegt Kamstra. ‘Ons advies is om betalingsregelingen met de studenten of met de ouders te laten treffen. Hierbij is het belangrijk om je als beroepsonderwijsinstelling sociaal op te stellen; je wilt tenslotte dat de studenten zich focussen op het behalen van goede resultaten. Daarom is het goed om hen en/of de ouders zelf de inhoud van de betalingsregeling te laten bepalen, en dus niet andersom. Hierdoor is de kans groter dat de regelingen nageleefd worden, waardoor de kans dat een incassotraject nodig is, kleiner wordt.’
> Meer tips nodig? Download de whitepaper ‘10 Beter Betaald tips’ en doe er je voordeel mee.
Andere problemen én oplossingen
‘Waar het ook vaak misgaat bij beroepsonderwijsinstellingen, is in de communicatie met de studenten’, aldus Kamstra. ‘Een Engels- of Franstalige student begrijpt geen woord van een Nederlandstalige factuur. Om het betaalproces te bespoedigen, adviseren we om de factuur in de taal van de student te maken. Als dat lastig is – niet iedereen is de Franse taal machtig – dan heeft Engels de voorkeur boven Nederlands.’
Last but not least: ‘Tijdens de zomervakantie zijn studenten het strand aan het bestuderen of geld aan het verdienen met een vakantiebaantje. Om die reden is de kans klein (kleiner dan buiten de vakantie) dat ze in de vakantieperiode een factuur betalen of een betalingsherinnering opmerken. Daarom adviseren we om dergelijke correspondentie te pauzeren tot twee weken voor het einde van de zomervakantie.’
Eerder in deze serie:
- Accountants in groothandel en handelsbemiddeling opgelet; zo los je betalingsproblemen op
- Accountant voor kinderopvangorganisaties? Zo help je cliënten bij betalingsproblemen
Geef een reactie