Bij het heropstarten van de economie is een aantal uitgangspunten cruciaal. Goede hygiène, maar ook het vermijden van direct contact. Hoe richt je een accountantskantoor in waar iedereen op anderhalve meter van elkaar moet blijven?
Voldoende afstand houden betekent voor een gemiddeld accountantskantoor dat zes op de tien werkplekken tijdelijk niet bruikbaar zijn, blijkt uit onderzoek van vastgoedadviseur Colliers. Hoeveel dit er voor uw kantoor zijn, kunt u berekenen met de socialdistancingcalculator. Verder zijn er een aantal vaste uitgangspunten:
- Geen flex- maar vaste plekken
Het is jammer voor de trend van de afgelopen jaren (maar een opluchting voor veel medewerkers): flexwerkplekken zijn taboe zolang corona nog niet onder controle is. Het anderhalvemeterkantoor heeft weer vaste werkplekken, waarbij de afstand tussen medewerkers (links, rechts, voor en achter) minimaal 150 cm bedraagt. Aan het einde van elke werkdag moet deze plek professioneel schoongemaakt worden. Wellicht moet de schoonmaakfrequentie worden opgevoerd. Het beschikbaar stellen van schoonmaakmiddelen voor het tussentijds reinigen van de werkplek is daarnaast belangrijk om de medewerker controle over de hygiëne van de eigen werkplek te geven. - Het twee-maal-twee-is-vier principe
Haal stoelen weg waar voldoende afstand niet kan worden gewaarborgd. Plak bureaus af die niet gebruikt mogen worden. Zorg voor veel kleine afgesloten ruimtes waar medewerkers kunnen videobellen. Vergaderen in vergaderzalen is toegestaan mits de stoelen anderhalve meter van elkaar staan. Haal overtollige stoelen weg. Blokken van vier werkplekken (twee maal twee bureaus) zijn effectief omdat er relatief veel medewerkers tegelijk kunnen werken, je het aantal loopbewegingen beperkt houdt en andere collega’s genoeg ruimte hebben om te passeren. Eventueel kunnen er ‘spatschermen’ tussen de werkplekken worden geplaatst, maar verklein de afstand van anderhalve meter in geen geval! - Loop in één richting
Om ook tijdens loopbewegingen de afstand van anderhalve meter te garanderen is het noodzakelijk om looproutes aan te brengen in het kantoor. Geef met pijlen de looprichting aan en verbiedt lopen in de ‘verkeerde’ richting. Start bij de ingang en creëer een route langs alle afdelingen die aan het einde terug is de uitgang. Ga naar IKEA om ideeën op te doen en te zien hoe dit in uw praktijk kan worden uitgevoerd. - Geef iedereen eigen spullen
Zorg ervoor dat medewerkers zoveel mogelijk met vaste eigen hulpmiddelen werken. Wissel niet van muis, laptop, telefoon etc. Tip: geef alle medewerkers bij terugkeer naar kantoor als welkomsgeschenk een eigen etui met een pen, potlood, puntenslijper, schaar, rol plakband etc. Zeg erbij dat dit strikt voor eigen gebruik is - Werk in kantoorshifts
Let op: het anderhalve meter accountantskantoor kent een maximum aantal medewerkers. Er passen immers minder medewerkers in een ruimte dan in het verleden. Zestig procent minder werkplekken: reken zelf maar uit hoeveel medewerkers tegelijk aanwezig kunnen zijn. Het beste is om deze capaciteit op basis van kantoorshifts beschikbaar te stellen aan de verschillende teams binnen de organisatie. Dit vraagt om een goede planning. Maak een rooster waarin elk team minimaal één dag samen op kantoor kan werken. Hierbij horen ook afspraken over de manier waarop er naar kantoor gereisd wordt. De voorkeur heeft wandelen, fietsen en autorijden (niet carpoolen!). Laat medewerkers als het even kan niet met het openbaar vervoer reizen. - Lunch in kleine groepen
Een gezamenlijke bedrijfslunch kan alleen nog met verpakte eindproducten. Samen aan tafel is in veel gevallen ook niet mogelijk. Het restaurant is wel op anderhalve meter in te richten, maar het veilig faciliteren van de voedsel- en bezoekersstromen in het restaurant en rondom het lunchbuffet is een stuk moeilijker. Het is aan te raden om te werken met (online) bestellingen die op de werkplek worden afgeleverd of medewerkers voor hun eigen lunch te laten zorgen. - Bedien gezamenlijke apparaten niet met je vingers
Koffiezetapparaat en gemeenschappelijke printer: raak ze niet met je vinger aan maar gebruik een pen om ze te bedienen. Vermijd het gebruik van gemeenschappelijke telefoons. Maak zo min mogelijk gebruik van het toilet. Zet veel desinfectiespullen en doekjes neer, zodat medewerkers zelf van tijd tot tijd contactoppervlaktes en deurknoppen kunnen afnemen. - Niet lekker = niet naar kantoor
Medewerkers die zich niet lekker voelen en de bekende klachten hebben (hoesten, niesten, kortademig, koortsig) of die vermoeden dat een huisgenoot mogelijk corona heeft opgelopen, blijven onder alle omstandigheden thuis. Belangrijke vergadering of niet. Dit geldt in het bijzonder voor het management, dat hierin een voorbeeldfunctie heeft.
De SRA heeft hier een checklist gepubliceerd.
Sigurd zegt
Er wordt gesproken over zaken die zijn ‘toegestaan’ en ‘moeten’ maar ik zie geen enkele juridische onderbouwing. De enige aanwijzingen van overheidswege zijn: werk zoveel mogelijk thuis en houd anderhalve meter afstand.
Inhoudelijk:
Punt 1: Wanneer je kantoor maar deels kan worden gebruikt, zul je iets met flexibiliteit moeten doen om toch alle medewerkers de gelegenheid te bieden op kantoor te werken. Stel dat het flexconcept gebaseerd is op 80% aanwezigheid. Dan is voor een kantoor met 100 medewerkers dus plaats voor 80. Als van die 80 60% niet gebruikt kan worden, blijven 32 bureaus over. Als je dan vaste plekken toewijst, kan 68% van de organisatie in het geheel niet meer naar kantoor komen. Je ontkomt dus niet aan flexibel gebruik van werkplekken met goede hygiëne en schoonmaak. Iets wat je ook ziet in de vele nieuwe werkplekken die worden aangeboden door bijvoorbeeld Van Der Valk.
Of je moet flink uitbreiden in kantoorruimte.
Wanneer een bureau afwisselend wordt gebruikt door meerdere personen is het wel van belang een goede registratie bij te houden zodat je weet wie wanneer waar gewerkt heeft. Ook goed voor contactonderzoek.
Punt 2
Waarom zou je bureaus onbruikbaar maken wanneer je ze toch toewijst. Stel dat in een kantooromgeving 2 medewerkers samen 1 kamer delen. Dan kun je behalve de ene medewerker naar huis sturen en de andere medewerker de kamer geven er ook voor kiezen beide medewerkers afwisselend aan hun eigen bureau te laten werken.
Ook hiervoor geldt weer dat een goede registratie van wie wanneer op welke plek werkt heel belangrijk is. In de praktijk zou op deze manier in veel gevallen tot een oplossing gekomen kunnen worden waarbij de beide medewerkers allebei gebruik kunnen maken van de kamer.
Behalve een goede registratie is het ook belangrijk goed te plannen en afspraken te maken over wie wanneer van kantoor gebruik maakt. En om het werkbaar te houden zullen alle medewerkers die enigszins kunnen ook deels thuis moeten blijven werken om anderen in de gelegenheid te stellen naar kantoor te gaan.
Mario van Buijtene zegt
Ik mis het grootste advies, het gebruik van mondkapje tijdens het werk net zoals in de rest van de wereld!