Ontdek in dit artikel wat je allemaal kunt automatiseren in de valuta boekhouding, zodat jij en jouw klanten een zorg minder hebben bij het internationaal zaken doen.
Accountant, doen jouw klanten zaken met partijen in het buitenland? Dan heb je waarschijnlijk te maken met vreemde valuta en wisselkoersen. Als accountant wil je eenduidig kunnen rapporteren en moeten internationale posten herwaardeerd worden. Dat doe je anno 2020 natuurlijk niet handmatig. Ontdek in dit artikel wat je allemaal kunt automatiseren in de valuta boekhouding, zodat jij en jouw klanten een zorg minder hebben bij het internationaal zaken doen.
Wat is vreemde valuta?
Laten we beginnen met een definitie. Valuta is het officiële betaalmiddel van een land, in ons geval dus de euro. Vreemde valuta is simpel gezegd dus buitenlands geld. Om deze om te rekenen naar eigen valuta heb je te maken met wisselkoersen. Binnen Europa geldt de Euro als overkoepelende valuta en dat scheelt een hoop werk. Tenminste, tussen EU-landen die de euro hanteren. Doe je zaken met iemand in bijvoorbeeld Engeland, Noorwegen of, nog veel verder over de grens, Amerika? Dan wordt het een ander verhaal. Deze landen hebben een eigen munteenheid, dus moet je in een andere valuta factureren of krijg je facturen in een vreemde valuta.
Let op: onder vreemde valuta vallen alleen betaalmiddelen in geld; de waarde van bijvoorbeeld jouw voorraad hoort hier dus niet bij.
Factureren naar het buitenland
Wanneer jouw klant handelt met bedrijven in het buitenland zal de factuur er iets anders uitzien dan binnen Nederland. De volgende tips kunnen de ondernemer op weg helpen.
Ten eerste is het handig om de factuur in het Engels op te stellen, zodat de ontvanger deze überhaupt kan lezen. Btw heet in het Engels VAT en het btw-nummer wordt dan ook vermeld als ‘VAT no.’ Daarnaast zijn er ook een aantal officiële regels van toepassing, zoals:
- Het is verplicht om het btw-nummer van de buitenlandse onderneming op de factuur te vermelden. Dus niet alleen die van de eigen onderneming!
- Worden er producten geleverd aan een buitenlandse klant, dan zijn deze vrijgesteld van btw en moet men op de factuur vermelden dat het een intracommunautaire levering is. Worden er diensten geleverd, dan is de btw verlegd. Dit wordt vermeld op de factuur als “VAT reverse charged”. In beide gevallen wordt dus geen btw-tarief berekend op de factuur (0%).
- Raadpleeg de website van de Belastingdienst voor alle eisen waaraan internationale facturen moeten voldoen. Bekijk de eisen voor het leveren van goederen of diensten.
Wordt er gefactureerd in vreemde valuta of ontvangt jouw klant facturen uit het buitenland? Dan wil je dit bedrag omrekenen naar Euro’s, om aan te sluiten bij de rest van de administratie. Hier kun je op verschillende manieren mee om gaan. De hamvraag is dan ook: hoe zorg je voor een eenduidige boekhouding met de verschillende wisselkoersen?
Vreemde valuta in de boekhouding
Dankzij geavanceerde boekhoudsoftware is handmatig omrekenen en factureren gelukkig verleden tijd. Je stelt samen met jouw klant de standaarden voor het internationale betalingsverkeer in en de software doet de rest. Je kunt internationaal inkoop- en verkoopfacturen boeken en buitenlandse betalingen verrichten door te werken met software die vreemde valuta ondersteunt, zoals iMUIS Online. Bepaal in jouw boekhoudsoftware onder andere met welke munteenheden je wilt werken en wat er moet gebeuren met een koerswinst of -verlies. Zo kun je grootboekrekeningen in vreemde valuta herwaarderen, zodat je jouw klanten gemakkelijker tussentijdse rapportages en/of jaarrapportages kunt verstrekken.
Een voorbeeld om het werken met vreemde valuta te verduidelijken:
Dagkoersen
Stel je voert de boekhouding voor een bedrijf dat stroopwafels maakt en exporteert. Je werkt met dagkoersen, waarmee de prijs van de producten automatisch wordt omgerekend naar de gewenste valuta.
Het factuurbedrag
Een Amerikaanse klant bestelt 100 dozen stroopwafels voor zijn Home Away From Home winkel. Je gaat deze klant een factuur in Dollars sturen. In Euro’s kost deze bestelling €2.000 en op het moment van factureren is de Euro koers 1,13 ten opzichte van de Dollar. Het bedrag op de factuur wordt dan $2.260.
Koersverlies
Na een maand wordt de factuur voor de stroopwafels netjes betaald. In de tussentijd is er van alles gebeurd op de beurs en is de Dollar in waarde gestegen. Nu is een Euro 1,17 Dollar waard, in plaats van 1,13. Dit betekent dat de factuur geen €2.000 meer waard is, maar €1.931,62. Hiermee treedt een koersverlies op van €68,38.
In iMUIS Online automatiseer je in het bovenstaande scenario de volgende zaken voor jouw klant:
- De voorkeursvaluta voor de Amerikaanse klant is de Dollar.
- De productprijzen worden automatisch bijgewerkt op basis van de koers.
- De taal van de factuurlay-out en producten is ingesteld op Engels.
- Het bedrag op de factuur wordt getoond in de voorkeursvaluta voor deze debiteur: de Dollar.
- Het koersverschil wordt gesignaleerd en er wordt een nieuwe boekingsregel aangemaakt voor het koersverlies. Vervolgens kies je zelf hoe je dit verschil wilt verwerken in de boekhouding.
- In de tussentijdse rapportage heb je inzicht in de openstaande posten in vreemde valuta (of reeds omgerekend naar Euro’s).
- Je houdt eenvoudig een Dollarrekening bij in de boekhouding. Voor financiële rapportages kan deze direct omgerekend worden tegen de dan geldende Euro koers.
Kortom: een boekhoudprogramma dat werken met vreemde valuta mogelijk maakt, kan jou een hoop tijd en dus geld besparen. Zo wordt zaken doen buiten de EU een stuk laagdrempeliger!
Bron: https://www.muis.nl/blog/vreemde-valuta-internationale-facturen/
Ondernemers doen regelmatig zaken over de grens en dat begrijpt MUIS Software. Het is dan ook mogelijk om binnen de software te werken met de module Vreemde Valuta. Zo factureert de ondernemer eenvoudig in de valuta van zijn of haar klant. De openstaande posten, bankrekening(en) en overige balansposten herwaardeer je eenvoudig tegen de dan geldende koers. En dat scheelt tijd bij het rapporteren en het opstellen van de jaarrekening. Bekijk de module Vreemde Valuta.
Geef een reactie