De Accountantskamer heeft een klacht over hoogte en specificatie van een factuur ongegrond verklaard. Tenzij er beroepsregels zijn geschonden, is dat een zaak voor de Raad voor Geschillen van de NBA.
Een AA verzorgt voor een jeugdzorginstelling in het kader van de Jeugdwet jaarlijks een financiële productieverantwoording en een controleverklaring voor de gemeenten die gebruik maken van de diensten van de instelling. Er ontstaat onenigheid over de daarvoor in rekening gebrachte uren over 2019.
Drie uur scannen
Eind 2019 heeft de AA aangegeven ongeveer 40 uur kwijt te zijn voor de werkzaamheden, tegen een uurtarief van € 138. In de voorgaande twee jaren sloot de factuur aan op de geraamde urenbesteding. In maart 2020 komt de volgende rekening en daar gaat de instelling niet mee akkoord. Er worden onder meer drie uur gerekend voor het scannen en mailen van een verklaring en vier uur voor het ordenen van bestanden. Die bestanden waren al geordend aangeleverd, aldus de instelling. ‘Op uw verzoek is door ons zelf nog een nadere ordening aangebracht. Ook de andere uren zijn niet duidelijk wat de reden is dat hier zoveel uur voor geschreven zijn.’ Volgt er geen aangepaste factuur, dan wordt de zaak aan de Accountantskamer voorgelegd, laat de jeugdzorginstelling al weten.
Factuur pakte lager uit
De AA stelt in haar reactie dat de raming voor 2019 uitging van een efficiencybesparing, omdat ze in 2018 extra tijd moest besteden aan het doorgronden van de regelgeving en het opbouwen van kennis over de instelling. ‘Allemaal in het kader van de voorschriften die de NBA stelt aan een accountantsdossier in het geval van een controle-opdracht.’ De urenbesteding voor 2019 is uiteindelijk nog lager uitgekomen dan geraamd, geeft ze aan. ‘Dat die uren voor jou als klant niet helemaal zichtbaar zijn hangt meer samen met de vereisten die aan het controledossier worden gesteld dan het feitelijk trekken van cliëntdossiers e.d.’
Leermoment
Later geeft de AA toe dat de sepcificatie wat gedetailleerder had gekund en dat de ter discussie staande uren niet alleen zijn besteed aan scannen en mailen, maar ook aan het onderbouwen van het oordeel en het verder afronden van het controledossier. ‘Dit is een leermoment voor mij dat ik in mijn urenverantwoording niet kan volstaan met korte termen maar uitgebreider mijn werkzaamheden moet omschrijven.’ De jeugdzorginstelling weigert echter het totale factuurbedrag te betalen. Er gaat een klacht naar de Raad voor Geschillen. Voor de Accountantskamer klaagt de instelling dat de werkzaamheden onzorgvuldig zijn gefactureerd, dat de specificatie achteraf is aangepast en dat de factuur niet is verlaagd.
Declaratiegeschillen niet primair voor Accountantskamer
Een geschil over een declaratie is in eerste instantie een zaak voor de burgerlijke rechter of de Raad voor Geschillen, overweegt de tuchtrechter. De Accountantskamer kijkt alleen of de betrokken accountant bij het opstellen en indienen van de declaraties de beroepsvoorschriften heeft geschonden. ‘Daarbij kan onder meer gedacht worden aan situaties waarin de betrokken accountant bij zijn cliënt bewust en te kwader trouw onjuiste of misleidende declaraties indient.’
Eerder afspraken maken
De AA heeft de factuur op het eerste verzoek van klager gespecificeerd, de bestede uren daarna toegelicht en tenslotte de aard van de werkzaamheden meer gespecificeerd. Daarmee is niet het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid geschonden, oordeelt de Accountantskamer. Of de aanpassing voldoende is, moet worden beoordeeld door de Raad voor Geschillen of de burgerlijke rechter. De tuchtrechter geeft nog aan dat de directeur van de instelling nadere afspraken had moeten maken als hij de specificatie van werkzaamheden anders wilde zien. ‘Daarbij neemt de Accountantskamer ook in overweging dat betrokkene met haar factuur binnen de door klager geaccordeerde kostenraming (ca. 40 uur) is gebleven en in lijn met wat zij voor de werkzaamheden in voorgaande jaren heeft gedeclareerd, zij het dat het laatste oordeel daarover aan de Raad voor Geschillen of (eventueel) de burgerlijke rechter is.’
De klacht wordt ongegrond verklaard. ‘De Accountantskamer merkt op dat het wellicht verstandig was geweest als betrokkene eerder de opgestelde specificatie aan klager had verstrekt. De koers die zij heeft ingezet en gevolgd, is echter verklaarbaar door de vraagstelling van klager onder de dreiging van de klachtprocedure, terwijl betrokkene voor door haar geschapen onduidelijkheid tevens haar excuses heeft aangeboden.’
Geef een antwoord