‘Accountant onderschat complexiteit loonadministratie’

De gemiddelde accountant leert in de opleiding niets over loonadministratie. Door gebrek aan kennis onderschat de accountant de complexiteit. ‘Accountants denken dat de loonadministratie een druk op de knop is’ zegt Joris Weijers van Pay-Check.

Steeds complexer

Weijers heeft een salarisadministratiekantoor in Houten. Zijn bedrijf doet de loonverwerking voor ruim 1300 bedrijven, maar heeft ook 55 accountants- en administratiekantoren als klant. Zij besteden de salarisadministratie voor hun klanten uit aan Pay-Check. Maandelijks verstuurt het kantoor 12.564 loonstrookjes. In een gesprek met Jouke Sjaardema, product manager bij Unit4Bedrijfssoftware, gaat Weijers in op trends in de salarisverwerking. De belangrijkste trend, waarbij Sjaardema zich volledig aansluit, is: de overheid legt de uitvoering van complexe wetgeving steeds meer neer op het bordje van de salarisadministrateur. Die moet alle zeilen bijzetten om zijn kennis up to date te houden.

Afbraakproduct

Als gespecialiseerde vakmensen al moeite hebben de complexe en groeiende wetgeving de baas te blijven, dan betekent dit een waarschuwing aan het adres van accountantskantoren die de loonadministratie er ‘even bijdoen’. Weijers heeft regelmatig gesprekken met accountantskantoren de salarisverwerking van hun klanten aan hem uitbesteden. ‘In de beleving van veel accountants is dat nog steeds een kwestie van een druk op de knop? Er wordt toch steeds meer geautomatiseerd in de loonverwerking? Waarom kost het dan zoveel? De accountant heeft vaak geen idee wat er gebeurt en beseft ook niet welke risico’s er zijn.’ Salarisverwerking is een afbraakproduct, constateert Weijers. ‘Je kunt het als salarisadministrateur niet goed doen, maar wel fout. Klanten komen niet bij je omdat je zo professioneel bent. Maar ze lopen wel weg als het ergens fout gaat.’

Journaalposten

Weijers: ‘De gemiddelde accountant leert niets over loonadministratie tijdens de opleiding. Ze maken een jaarrekening, dan controleren ze of de journaalposten overeenkomen met de aangiftes en of de aangiftes allemaal betaald zijn. Dat gaat meestal wel goed. maar kloppen de bedragen in de journaalposten wel? En dat kan de accountant niet bepalen. Daar zie ik het dus wel fout gaan. We nemen best vaak loonadministraties over en het komt niet zo heel vaak voor dat wij daar geen vragen over hebben. Als we bijvoorbeeld aan vragen: hoe bent u tot deze conclusie gekomen, dan luidt het antwoord: dat doen we altijd zo.’

Loonbegrip

Jouke Sjaardema van Unit4Bedrijfssoftware vult aan: ‘Het loonbegrip staat heel simpel omschreven in de wet op de loonbelasting. Alles is loon. Inclusief vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Het kopje koffie is dus ook loon. Zover gaat dat. Maar ga  vervolgens eens kijken in de loonadministratie. Logisch dat je het kopje koffie daar niet in zult terugvinden. Maar niemand weet waarom niet. Ik vraag me af of de ins en outs van het loonbegrip wel op het netvlies van de accountant staat.’

Wet Arbeidsmarkt in balans

Gevraagd naar een voorbeeld over de toegenomen complexiteit van de loonadministratie noemt Weijers de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) die per 1 januari 2020 van kracht is geworden. ‘De wet maakt onderscheid tussen een hoge en een lage ww-premie. De lage ww-premie mag je toepassen als er sprake is van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd met een vast aantal uur. Stel dat iemand in 1970 in dienst is gekomen. Iedereen begrijpt dat het zonneklaar is dat deze persoon een contract voor onbepaalde tijd heeft en dat deze werkgever waarschijnlijk 40 uur per week werkt. Maar de Wab vereist dat dit met een handtekening in de loonadministratie wordt aangetoond. Maar zo ging dat niet in 1970. De salarisadministratie moet dus aan de ondernemers vragen of er een arbeidsovereenkomst met deze werknemer in de administratie zit. De ondernemer zegt: “Ik ben drie keer gefuseerd en 5 keer overgenomen, die arbeidsovereenkomst is er niet meer.” Hoe ga je hier als salarisverwerker mee om? Laat je het erbij zitten of ga je die werkgever pushen om een document met handtekening aan te leveren?’

Flexibiliteit of dichttimmeren?

De complexiteit heeft ook gevolgen voor de salarissoftware. Er zijn twee trends in de markt: leveranciers die zoveel mogelijk willen ‘ontzorgen’ en dus zelf zoveel mogelijk vooraf invullen voor de administrateur. Maar Joris Weijers wil niet dat de software alles voor hem ‘dichttimmert’. ‘De salarisadministratie is allang niet meer het inkloppen van data. Het gaat om het interpreteren van wet- en regelgeving en deze toepassen op individuele gevallen. Dus als er heel veel standaardinstellingen in je software zijn, ga je geheid ergens de mist in. Dat komt omdat er ontzettend veel uitzonderingen op de regel zijn, om nog maar te zwijgen van alle overgangsregelingen. Als de software alles dichttimmert hoef je minder zelf na te denken want dan heb je als salarisadministrateur minder keuzemogelijkheden. Ik vind dat een risico, omdat je als salarisverwerker niet meer echt tot de kern van de materie hoeft door te dringen. Het gevaar bestaat dat je niet meer helemaal begrijpt waar je mee bezig bent. Hoe beter je de materie begrijpt, hoe nadeliger het is als de software alles dichttimmert. Ik wil dat de software mij waarschuwt maar dat ik zelf de keuzes kan blijven maken.’

Weijers vindt hier Jouke Sjaardema aan zijn zijde. Ook softwarebouwers staan de komende jaren voor ingrijpende keuzes, zegt hij. ‘De uitdaging van Unit4Bedrijfssoftware is om enerzijds de software zo eenvoudig mogelijk te houden en tegelijk maximale flexibiliteit te bieden. De eenvoudig zal bij ons niet ten koste gaan van de keuzevrijheid van de gebruiker. Wij geloven meer in systemen die de salarisprofessional zelf zoveel mogelijk aan de bal laat, maar daarbij wel signaleert en waarschuwt.’

Bekijk hier het gesprek tussen Weijers en Sjaardema.

Download hier de white paper ‘Moet salarissoftware alles dichttimmeren?’

Op de foto: Joris Weijers (l) en Jouke Sjaardema (r).