Een RA heeft van de Accountantskamer een waarschuwing gekregen. Hij heeft onder meer Standaard 4400N niet nageleefd bij het opstellen van een rapport over de declaraties van een waarnemend notaris.
Een notaris met een eigen kantoor wordt in 2011 ontslag verleend uit zijn ambt en schakelt zijn kantoorgenoot in als waarnemer. Maar die collega wordt door de Kamer voor het Notariaat geschorst als waarnemer, waardoor een nieuwe waarnemer moet worden ingeschakeld. Diens benoeming wordt verschillende keren verlengd, in ieder geval tot en met eind 2019. De waarnemend notaris stuurt voor zijn werk tot en met april 2019 veertig declaraties, samen goed voor een slordige kwart miljoen euro. Die worden echter niet betaald; de rechter komt eraan te pas en die bepaalt in mei vorig jaar dat de waarnemer het bedrag van een deugdelijke onderbouwing moet voorzien.
Rapport
De RA komt in beeld: hij stelt in opdracht van de waarnemer een rapport van feitelijke bevindingen op met betrekking tot de declaraties. In het rapport staat dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd in overeenstemming met Standaard 4400N van de Nadere voorschriften controle- en overige Standaarden (NV COS). Maar de kantooreigenaar heeft nog wel wat vragen over het rapport. Die worden door de RA niet beantwoord. De voormalig notaris stapt naar de Accountantskamer. Hij vindt onder meer dat de RA de opdracht niet had moeten aanvaarden en dat het rapport een deugdelijke grondslag mist. Ook is Standaard 4400N ten onrechte en op onjuiste wijze toegepast, zo klaagt hij.
Niet overlegd
De tuchtrechter overweegt dat de RA in de opdrachtbevestiging en in het rapport heeft vermeld en daarmee onderkend dat de kantooreigenaar de beoogde gebruiker van het rapport is. Maar hij heeft vooraf geen overleg met hem gevoerd en alleen gesproken met de waarnemer. ‘Nu betrokkene vooraf niet met alle beoogde gebruikers overleg heeft gehad, heeft betrokkene bij de aanvaarding en formulering van de opdracht niet overeenkomstig Standaard 4400N gehandeld. Daarmee heeft hij gehandeld in strijd met het beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.’ Desondanks was er geen reden om de opdracht niet te aanvaarden. Er is vooraf overlegd met de waarnemer en de RA heeft besproken wat een rapport van feitelijke bevindingen inhoudt. Hij heeft ook aangegeven dat de rechtbank zelf de uitkomsten van het onderzoek zal beoordelen. ‘Gelet hierop had betrokkene er niet van hoeven uit te gaan dat de waarnemer het rapport toch zou interpreteren als een uitspraak over de declaraties in hun totaliteit.’
Teruggeven opdracht niet nodig
De RA had daarnaast geen beperking in toegankelijkheid tot gegevens. ‘Dat hij geen toegang heeft gekregen tot het e-mail- en telefoonverkeer van alle medewerkers van het notariskantoor (vanwege beperkingen op grond van de AVG), maakt dat niet anders. Hierdoor heeft betrokkene slechts 16% van de urenregels (van 39 declaraties) niet kunnen aansluiten op bepaalde dossiers. Dat is zodanig beperkt dat het betrokkene niet noodzaakte tot aanpassing of teruggave van de opdracht. Betrokkene heeft deze beperking ook expliciet in zijn rapport vermeld.’
Geen deugdelijke grondslag
Met betrekking tot het ontbreken van een deugdelijke grondslag oordeelt de Accountantskamer dat de RA niet voldoende duidelijk heeft gemaakt wat in het rapport wordt bedoeld met ‘niet-verifieerbare uren’ ten bedrage van ruim 15.000 euro. ‘Op de zitting heeft betrokkene toegelicht dat hij hiermee heeft bedoeld dat hij deze uren niet heeft kunnen relateren aan e-mail- of telefoonverkeer of dossiers, maar dat staat niet in het rapport. Nog belangrijker acht de Accountantskamer dat in het rapport onder punt 7 staat vermeld dat van 20 van de 40 declaraties een onderbouwing met dossiernummers is gemaakt en dat betrokkene deze steekproef representatief acht voor alle 40 declaraties. Op de zitting heeft betrokkene erkend dat geen sprake is geweest van een statistische steekproef en dat hij dit niet juist heeft weergegeven in zijn rapport.’ Daarmee heeft de RA gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. Er is geen sprake van het ontbreken van geen hoor en wederhoor. ‘In dit geval is immers geen sprake van een persoonsgericht onderzoek of van een onderzoek met kenmerken daarvan, omdat betrokkene onderzoek heeft gedaan naar de administratie van de waarnemer. Daarom was betrokkene niet gehouden om klager te horen.’
Ten onrechte assurance verschaft
De klager treft wel doel met de beschuldiging dat de RA in zijn rapport een vorm van assurance heeft verschaft. ‘Betrokkene heeft […] vermeld dat de onderbouwing met dossiernummers die voor 20 declaraties is gemaakt, representatief is voor alle 40 declaraties. Daarmee heeft betrokkene een conclusie getrokken over de declaraties in hun totaliteit. Dit past niet bij een rapport van feitelijke bevindingen, omdat daarmee de indruk kan worden gewekt dat een bepaalde mate van zekerheid wordt verschaft. Daarmee heeft betrokkene gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.’
Niet conform eisen standaard
De kantooreigenaar krijgt ook gelijk met zijn klacht dat het rapport niet voldoet aan de eisen van Standaard 4400N. ‘In het rapport staat het doel niet vermeld en ook niet dat overleg is gevoerd met de beoogde gebruikers. Ook staat niet vermeld dat betrokkene geen uitspraak doet over de betekenis van de feitelijke bevindingen over het object in zijn totaliteit en dat de beoogde gebruikers zelf een eigen afweging moeten maken. Tot slot ontbreekt ook de vermelding dat rekening is gehouden met de verwachtingen van de beoogde gebruikers. Vastgesteld wordt dat de door klager genoemde punten niet in het rapport zijn opgenomen, terwijl dat op grond van Standaard 4400N wel was voorgeschreven. Ook hierdoor heeft betrokkene gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.
De klager vond ook dat de RA melding had moeten doen van onwettelijk handelen van de waarnemer: bij de Financial Intelligence Unit vanwege ongebruikelijke transacties en bij het Bureau Financieel Toezicht. Maar dat is niet aan de orde omdat niet aannemelijk is geworden dat de waarnemer onwettelijk heeft gehandeld of ongebruikelijke transacties heeft gedaan.
Beter aansluiting zoeken bij NBA-handreikingen
De Accountantskamer heeft nog een tip voor de RA: ‘Betrokkene heeft ervoor gekozen om aan te sluiten bij Standaard 4400N en een rapport van feitelijke bevindingen uit te brengen. Omdat dit rapport is opgesteld met de bedoeling om het in een gerechtelijke procedure in te brengen, had betrokkene mogelijk beter aansluiting kunnen zoeken bij de NBA-handreiking 1111 (Overige opdrachten) en de NBA-handreiking 1127 (Opdrachten uitgevoerd ter ondersteuning bij (potentiële) geschillen). Betrokkene had dan als partijdeskundige een rapport kunnen uitbrengen. Een rapport van een partijdeskundige is vrijer qua vorm en inhoud en overleg vooraf met alle beoogde gebruikers is niet vereist.’
De klacht is deels gegrond en levert de RA een waarschuwing op.
Geef een reactie