Digitaal ondertekenen maakt het werk van accountants een stuk efficiënter. Maar dan moet je wel weten welke ondertekening past bij welke overeenkomst. En vergeet ook niet je documenten slim te beheren. In dit kennisdoc vind je praktische tips over digitaal ondertekenen.
Afgelopen jaar investeerde een groot aantal accountantskantoren in toepassingen om zowel accountants als klanten veilig en eenvoudig te laten tekenen voor de jaarrekeningen of belastingaangiften. Zij plukten in coronatijd de vruchten van het efficiënt thuiswerken.
Niet langer knutselen
Toch zijn er genoeg accountantskantoren die de voordelen van het digitaal ondertekenen nog niet ervaren. Die accountancyprofessionals moeten nog geregeld afspraken maken op kantoor om fysiek documenten te ondertekenen. Daarbij wordt veel tijd en papier verspild aan het heen en weer sturen van documenten. Ook heerst er nog veel onwetendheid over wat wel en wat niet juridisch verantwoord is bij digitaal ondertekenen.
Het juiste vertrouwensniveau
Sommige kantoren knutselen zelfs hun eigen digitale handtekening in elkaar. Niet iedere professional staat erbij stil dat dit grote risico’s met zich meebrengt. Meer dan eens is het voorgekomen dat de rechter een overeenkomst ongeldig heeft verklaard. Zo bieden zelf in elkaar geknutselde digitale handtekeningen niet het juiste vertrouwensniveau. Door een professionele handtekeningapplicatie te gebruiken, bent u verzekerd van de geldigheid van de gebruikte ondertekening.
Download hier het kennisdoc ‘Alles wat je als accountant moet weten over de digitale handtekening’.
“Door een professionele handtekeningapplicatie te gebruiken, bent u verzekerd van de geldigheid van de gebruikte ondertekening.”
Dat is volgens mij niet waar. De betrouwbaarheid van de handtekening zit in het middel niet in het platform. Alleen bij een gekwalificeerd middel (bijvoorbeeld een beroepscertificaat of een PKI overheid Persoonlijk (organisatie) certificaat is de onweerlegbaarheid wettelijk geregeld. Of dit getekend is in Adobe Reader, Docusign of een ander platform doet niet ter zake.