AA heeft kwaliteitssysteem kantoor niet op orde, doorhaling na klacht NBA

Een kantoortoetsing door de Raad voor Toezicht van de NBA leidde uiteindelijk tot een tuchtklacht tegen de accountant die het kantoor runt. De Accountantskamer concludeert dat de AA is tekortgeschoten en legt een doorhaling van een jaar op. Daarbij wordt onder meer rekening gehouden met de moeilijke persoonlijke omstandigheden waarin de accountant zich bevindt.

Uitspraak: 23-1509 AA

De AA is de enige accountant binnen zijn accountantskantoor. In 2018 vond een reguliere toetsing plaats. De conclusie was dat het kwaliteitssysteem op belangrijke onderdelen niet voldoet. In het kader van de voortgezette toetsing en hertoetsing in 2021 werden dossiers als onvoldoende beoordeeld. In het eindoordeel oordeelde de Raad voor Toezicht op 2 november 2022 dat het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing in opzet en werking niet voldoet aan het bepaalde bij of krachtens de Wet op het accountantsberoep.

Tuchtklacht

De NBA diende daarna een tuchtklacht in tegen de accountant. De beroepsorganisatie voert aan dat bij de hertoetsing vier van de vijf getoetste samensteldossiers onvoldoende waren. Ook zou de werking van het stelsel van kwaliteitsbeheersing op het moment van de aanvullende hertoetsing nog altijd niet voldoen aan de daaraan te stellen eisen omdat er een onvoldoende is gescoord op de onderdelen, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid; werking van het kwaliteitssysteem; aanvaarding en continuering van opdrachten; uitvoering van de werkzaamheden; rapportage en documentatie van de werkzaamheden.

De NBA heeft de klacht onderbouwd met een uitgebreide uiteenzetting van de geconstateerde tekortkomingen in elk van de vier als onvoldoende beoordeelde samensteldossiers. De belangrijkste tekortkomingen kunnen als volgt worden samengevat:

• In het dossier van een vastgoedbedrijf is de actuele waarde van de panden die is opgenomen in de jaarrekening niet onderbouwd. Ook is de herwaarderingsreserve niet gemuteerd, ondanks de verkoop van een aantal geherwaardeerde panden en toegepaste afschrijvingen; bij de berekening van de latente belastingsverplichting is afgeschreven op panden waarvan de bodemwaarde al was bereikt en is geen rekening gehouden met een fiscale herinvesteringsreserve; in de dossiers ontbreken belangrijke documenten zoals leningsovereenkomsten, hypotheekaktes en aan- en verkoopdocumentatie. In het dossier is geen getekende Letter of Representation aangetroffen. Ook is de rubricering en toelichting van enkele posten in de jaarrekening onjuist.

• In het dossier van een adviesbureau is geen aandacht besteed aan de impact van de COVID epidemie op de jaarcijfers, sluit de post lonen en salarissen niet aan op de loonadministratie en ligt de datering van de Letter of Representation ruim 2 maanden vóór de datum van de samenstellingsverklaring. In de jaarrekening is een vermelding over de continuïteitsvooruit zichten opgenomen die niet consistent is met de cijfers, terwijl in de samenstellingsverklaring een continuïteitsparagraaf ontbreekt. Voor verschillende jaarrekeningposten ontbreken de waarderingsgrondslagen en ook de toelichting op de aflossingsverplichtingen en gestelde zekerheden voor een lening ontbreken;

• Bij een samenstellingsopdracht voor een strandpaviljoen zijn in de jaarrekening onder meer negatieve posten als vordering verwerkt, zijn de waarderings- en resultaatbepalingsgrondslagen onvolledig en is de samenstellingsverklaring afgegeven voordat de samenstellingsopdracht was voltooid. Bij de samenstellingsopdracht voor een ander strandpaviljoen is sprake van vergelijkbare tekortkomingen, daarnaast sluit de in de jaarrekening verwerkte dividenduitkering niet aan op de in het dossier aanwezige documentatie en is een in het kader van de Tegemoetkoming Vaste Lasten (TVL) aan de onderneming toegekend bedrag niet in de jaarrekening verwerkt.

Oordeel Accountantskamer

Betrokkene heeft tegen deze en de andere in het klaagschrift genoemde constateringen van klager geen verweer gevoerd. De Accountantskamer heeft daarom geen aanleiding anders te oordelen over de gemaakte inhoudelijke verwijten. Ook heeft betrokkene niet betwist dat het kwaliteitssysteem van het accountantskantoor in werking niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen.

De beperkte inschakeling van een adviesgroep en het gegeven dat de AA nieuwe software heeft aangeschaft, zijn naar het oordeel van de Accountantskamer onvoldoende maatregelen om de kwaliteit van het accountantskantoor op orde te krijgen.

Privéomstandigheden

De accountant heeft in zijn e-mail van 31 oktober 2023 en ter zitting gewezen op zijn privéomstandigheden. Dit geeft de Accountantskamer geen reden om anders te oordelen over de gemaakte vakinhoudelijke verwijten. Dat betrokkene te maken heeft gehad met diverse problemen in zijn privésituatie, doet er niet aan af dat niet is voldaan aan de vakinhoudelijke eisen die gelden voor de door hem als samenstellend accountant en als kwaliteitsbepaler te verrichten werkzaamheden. Het algemeen belang brengt mee dat erop moet kunnen worden vertrouwd dat een accountant te allen tijde voldoet aan de voor hem geldende wet- en regelgeving, waaronder de Standaarden van de NV COS. Als de accountant daar door omstandigheden niet toe in staat is, dient hij maatregelen te treffen zoals het inschakelen van een waarnemer of een andere vorm van ondersteuning.

Conclusie

De conclusie is dat de AA is tekortgeschoten in zijn rol als verantwoordelijk accountant voor de vier met een onvoldoende beoordeelde samenstelopdrachten en in zijn verantwoordelijkheid als kwaliteitsbepaler om te zorgen voor een kwaliteitssysteem dat een redelijke mate van zekerheid geeft dat NVKS-opdrachten worden uitgevoerd conform de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Niet is gebleken dat de door betrokkene genomen maatregelen voldoen. Zo was bij de eerste toetsing en hertoetsing sprake van materiële tekortkomingen en ook bij de tweede hertoetsing was nog steeds sprake van ernstige problemen. De accountant heeft daarmee gehandeld in strijd met het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid. De klacht is daarmee gegrond.

Doorhaling

De maatregel van doorhaling van de inschrijving van de accountant in de registers, met daaraan verbonden een verbod tot herinschrijving van één jaar, is passend en geboden. De Accountantskamer overweegt in dit verband als volgt:

“De Accountantskamer neemt in aanmerking dat betrokkene, ondanks het feit dat hij bekend was met de structurele tekortkomingen in de door hem verrichte werkzaamheden, zich passief en naar het zich laat aanzien ook naïef heeft opgesteld. Ook heeft hij ter zitting geen inzicht getoond in de ernst van de tekortkomingen waarvan sprake is. Veeleer komt betrokkene over als iemand die “niet achter het stuur zit” en de tekortkomingen bagatelliseert. Betrokkene heeft ook geen structurele maatregelen genomen om de kwaliteit van zijn werkzaamheden op orde te krijgen, zoals begeleiding of professionele intervisie. Verder is gebleken dat betrokkene geen invulling aan de waarneming heeft gegeven, terwijl betrokkene de enige accountant is binnen zijn kantoor.

Betrokkene heeft ter zitting benadrukt dat de afgelopen jaren sprake was van moeilijke persoonlijke omstandigheden. Zo heeft zijn dochter anorexia en heeft zijn echtgenote een hersenbloeding gehad. De Accountantskamer overweegt naar aanleiding hiervan dat dergelijke omstandigheden uiteraard te betreuren zijn, maar dat deze niet speelden ten tijde van de eerste toetsing en hertoetsing in 2018. De omstandigheden spelen blijkens de verklaring van betrokkene ter zitting sinds 2021. Los van deze privé-omstandigheden had betrokkene al na de eerste (her)toetsing structurele en effectieve maatregelen moeten en kunnen nemen om de kwaliteit van zijn kantoor op orde te krijgen. Er zijn door betrokkene ernstige fouten gemaakt, onder meer het afschrijven op panden waarvan de fiscale bodemwaarde al was bereikt, wat een onjuiste fiscale positie in de jaarrekening tot gevolg heeft en kan leiden tot een onjuiste belastingaangifte. De Accountantskamer volgt betrokkene dan ook niet in zijn verklaring dat er geen bloed uit de fouten is gevloeid. Hij lijkt daarmee het laakbare van zijn handelen niet in te zien. Betrokkene toont onvoldoende zelfreflectie en lijkt weinig besef te hebben van de urgentie om in controle te komen op zijn accountantskantoor. Alhoewel de Accountantskamer benadrukt dat betrokkenes moeilijke persoonlijke omstandigheden geen enkel excuus vormen voor de ernstige tekortkomingen, weegt de Accountantskamer deze omstandigheden in verlichtende zin mee bij de bepaling van de hoogte van de op te leggen maatregel. Betrokkene maakte ter zitting de indruk dat hij er doorheen zit en nu daadwerkelijk hulp gaat inschakelen. Hoewel een langer verbod tot herinschrijving gezien de ernst van de geconstateerde tekortkomingen op zijn plaats is, zal de Accountantskamer de termijn waarbinnen betrokkene niet opnieuw kan worden ingeschreven gelet op deze persoonlijke omstandigheden beperken tot één jaar.”