Een handtekening. Je zet ‘m tientallen keren per week. Onder verklaringen, opdrachtbevestigingen, stukken voor de Belastingdienst. Maar wat als blijkt dat die handtekening daar helemaal niet door jou geplaatst is? Of erger nog: dat iemand binnen je kantoor ermee heeft gefraudeerd?
De risico’s van vervalste handtekeningen worden nog te vaak onderschat. Zeker in kantoren waar het gebruik van ingescande of geplakte handtekeningen nog steeds gangbaar is. Het lijkt snel en handig, maar die praktijk is juridisch zwak en vormt een directe uitnodiging tot misbruik. Ook accountants worden geconfronteerd met interne fraudegevallen waarbij handtekeningen zijn gekopieerd, bewerkt of zonder toestemming zijn gebruikt. Het haalt echter niet altijd het nieuws.
Van onschuldige slordigheid tot miljoenenfraude
Het kan beginnen met iets kleins. Een medewerker die voor de snelheid een handtekening van een partner kopieert om een klant tevreden te houden. Maar wat als diezelfde handtekening vervolgens wordt gebruikt onder een rapport waar nooit goedkeuring voor is gegeven? Of als iemand uit eigen belang bewust stukken manipuleert?
Het bekendste voorbeeld komt uit de zaak rond een KPMG-accountant, wiens handtekening werd misbruikt in een fraudezaak van €2,5 miljoen. De adjunct-directeur van een rederij had documenten vervalst en miljoenen verduisterd. De accountant werd meegezogen in de affaire. Ook in andere zaken — zoals bij Flynth en in recente AI-gedreven verzekeringsfraude — speelt de handtekening een sleutelrol in het bewijs of het gebrek daaraan.
De stille dreiging van technologie
Waar je vroeger een geoefend vervalser nodig had, kan nu vrijwel iedereen met AI en bewerkingstools een handtekening namaken of knippen en plakken in een PDF. Dat maakt de controleerbaarheid van documenten complexer. Zeker wanneer er niet gebruik wordt gemaakt van digitale ondertekening met gekwalificeerde certificaten en tijdstempels. Zonder zulke waarborgen is het nauwelijks aan te tonen wie werkelijk heeft ondertekend.
Het juridische speelveld is bovendien ingewikkeld. In de praktijk moet degene die zich beroept op de echtheid van een handtekening ook aantonen dat deze daadwerkelijk afkomstig is van de vermeende ondertekenaar. Dat benadrukt het belang van objectieve bewijsmiddelen zoals digitale handtekeningen van voldoende betrouwbaarheidsniveau en een zorgvuldige implementatie.
Drie stappen om je kantoor veiliger te maken
Fraude met handtekeningen voorkom je niet met beleid alleen. Het vraagt om bewuste keuzes in je werkproces, technologie en cultuur. Drie stappen zijn essentieel:
1. Laat de ingescande en geplakte handtekening los
Gebruik geen gescande handtekeningen of afbeeldingen meer in Word of PDF-documenten. Ze zijn eenvoudig te misbruiken en bieden geen juridische bescherming.
2. Stap over op gekwalificeerde digitale handtekeningen
Werk met een eIDAS-conforme oplossing zoals PKIsigning. Daarmee wordt elke ondertekening verbonden aan de identiteit van de ondertekenaar, inclusief tijdstempel. Dit maakt vervalsing praktisch onmogelijk — en zichtbaar als het toch gebeurt.
3. Leg verantwoordelijkheden vast
Zorg dat duidelijk is wie welke documenten mag ondertekenen, en bouw controlepunten in. Laat bijvoorbeeld bij elke opdrachtbevestiging automatisch een tweede paar ogen meekijken, en archiveer alle ondertekende documenten centraal met metadata.
Fraude voorkomen begint bij bewustwording
De meeste incidenten ontstaan niet uit boze opzet, maar uit gemakzucht, onwetendheid of tijdsdruk. Precies daarom is bewustwording zo belangrijk. Bespreek in je team hoe jullie omgaan met veilig en rechtsgeldig ondertekenen, en train nieuwe collega’s in veilige digitale processen. Beter nu investeren in preventie dan straks onderwerp zijn van een tuchtrechtelijke procedure.
Een handtekening is geen formaliteit. Het is een juridisch anker. Maak het ook in je processen zo sterk als het bedoeld is.
Wil je weten hoe je jouw ondertekenprocessen veilig en digitaal inricht? Vraag een vrijblijvende demo aan bij PKIsigning en ontdek hoe eenvoudig je overstapt naar digitale ondertekening met juridische zekerheid.
Ik kwam ooit een notaris tegen die in een groene kleur zijn akten en overige stukken ondertekende. Dat was geen gewone kleur groen die overal kon kopen. Hij mengde wel drie kleuren groen van diverse merken in een vaste verhouding met als doel dat niemand zijn handtekening kon vervalsen. Indertijd vond ik dat een prima idee. Zelf tekende ik nooit in het zwart en dat heeft me ellende bespaard.