Eerder schreef ik over Rob Nixon’s tour “de Firm of Now”. Hierin kwamen elf strategieën aan bod om de winstgevendheid van een kantoor te verbeteren. Nu volgen acht ideeën om de capaciteit te verbeteren.
B1 Beleid en proces
Iedere vennoot moet realiseren dat het ZIJN zaak is, niet die van het personeel of de cliënt. Het is zijn naam op de gevel, zijn verplichtingen en zijn zorgen. De vennoot draagt de risico’s. Dat betekent dat hij ook de regels mag opstellen. Dus als het beleid is om vooraf betalen, ga daar dan ook voor. Als gekozen is om pas met het werk te beginnen als alle informatie binnen is, doet u dat dan ook. U bepaalt de regels in uw eigen huis. Als uw gemiddelde lock up time (= doorlooptijd + debiteurendagen) 120 dagen bedraagt, kunt u daar niet tevreden over zijn en dient u het heft in eigen handen te nemen. Dat begint met goed debiteurenbeleid, sneller factureren en produceren.
B2 Workflow management
Sommige accountants vinden het lekker om de gehele dag achter een scherm een spreadsheet te maken. Maar vraagt u zich wel eens af wat ze werkelijk doen? Het is eenvoudig om u achter twee of drie schermen te verstoppen. Maar het is niet eenvoudig om u achter een scherm of whiteboard te verschuilen waarop de bestede tijd en open jobs staan. Een visueel management systeem bevordert de motivatie, verantwoordelijkheid en transparantie. Een goed whiteboard omvat drie zelf opgestelde deadlines; opleverdatum, maximum uren en tien dagen doorloopbelofte. Iedere dag dat het werk vordert, worden de uren vermeld op het bord met hoeveel tijd nog te gaan. U kunt zien hoeveel werk open staat en of het volgens planning verloopt. Het doel is al het werk binnen tien dagen af te werken en dan nog tijd te besparen. Als het werk is afgerond registreer dan in het dossier binnen hoeveel uur het verricht is. Op die manier stelt u al de uitdaging voor volgend jaar!
B3 Efficiency model
De meeste accountants zijn te technisch bezig. Is het echt nodig om een twintig pagina’s omvattende checklist of werkprogramma in te vullen? Als een accountant gericht is op tijdschrijven, dan is het logisch om zoveel tijd hieraan te besteden. Maar dat is niet in belang van de cliënt. Zij draaien hiervoor op. Nogmaals: prijs de job vooraf en probeer tijdverlies te voorkomen door geen onnodige dingen te doen. Hanteer de achttien staps workflow waar ik eerder over schreef in mijn blog.
B4/5 Cloudtoepassingen voor kantoor en cliënt
Alles moet digitaal, niets meer op papier. Alle softwaresystemen moeten in de cloud. Hedendaagse technologie maakt het mogelijk om alles met een mobiele device te benaderen. Hoe goed functioneert uw systeem? Goed gereedschap is het halve werk. Toch zijn er nog kantoren die DOS-programma’s gebruiken. Ja, echt die bestaan. “Penny wise pound foolish”. En dat geldt niet alleen voor uw kantoor.
Stimuleer ook dat de administraties van uw cliënten voor u toegankelijk zijn via de cloud. Dat stelt u in staat om met hen samen te werken. Door uw systemen bijvoorbeeld aan een dashboard te koppelen, zodat u vanaf afstand hun performance kunt monitoren en kunt adviseren of coachen naar betere prestaties.
B6 Teamprestatie
Het is simpel te zien hoe een goed team binnen een kantoor presteert. Kijk naar de opbrengst per full time medewerker (FTE). Dat is een maatstaf voor het gehele team, inclusief de administratieve medewerkers en vennoten. De meeste kantoren halen een opbrengst per uur tussen 50 en 75 euro. En dat is erg laag. Een gemiddeld werkplaatstarief bij uw autodealer is hoger! Met de juiste leiding, personeelssamenstelling, methode, prijsbeleid, diensten, efficiency en cliënten kan dit veel hoger zijn. Bijvoorbeeld 150 of 200 euro per uur. Ik daag u uit om uit te rekenen wat uw gemiddelde opbrengst per uur (GOPU) is. Zit u onder het gemiddelde? Dan is er nog veel winst te behalen!
B7 Administration team
Bij de meeste kantoren bedraagt de administratie c.q. overhead zo’n 10-15% van het personeelsbestand. De meeste vennoten zijn van mening dat zolang personeel niet declarabel zijn zij alleen en kostenpost zijn en niet waardevol zijn. Maar onderzoek door Proactive Accountants Network toont aan dat accountants zelf ongeveer 20% aan administratieve taken besteden. Stel meer administrateurs, of beter gezegd Cliënt Service Coördinators (CSC), aan en delegeer die taken aan hen, zodat accountants zelf meer tijd krijgen. Op deze wijze kunt u meer doen tegen lagere kosten. De meest winstgevende kantoren hebben een administratieve staf van 30-40% van het personeelsbestand. Onderzoek door Proactive Accountants toont aan dat optimaal een CSC maximaal vijf accountants of teams bedient
B8 People mix
Een bekende uitspraak is “de juiste man op de juiste plaats”. En niet is minder waar. Er zijn honderden goed geschoolde mensen die u kunt gebruiken, alleen die werken momenteel niet voor u. Des te beter het personeel, des te beter het voor de onderneming is. Accepteer niet Jan en alleman, maar bouw een “A team”. Verwijder de storende factoren binnen uw team. Zij werken als een magneet voor andere slechte individuen. Geef iedereen een kans zich te beteren door middel van coaching. Afscheid nemen kan altijd nog als zij zich niet aanpassen of ontwikkelen. “Hire slowly but fire quickly”.
De meeste accountantskantoren worden gerund door eenpitters en doen te veel dingen zelf. Bedenk goed “If you ain’t have a personal assistent (PA), you are a PA”. Maar ook vennoten kunnen het niet laten te veel uitvoerend werk op zich te nemen, zij moeten juist acquireren, personeel inspireren en leiden. Ervaring uit Australië toont aan dat een vennoot maximaal dertien personen kan aansturen.
Een kantoor hoeft niet eerst met een winststrategie en dan capaciteitstrategie te starten. Er is geen volgorde en het kan zelfs tegelijk! Rob Dixon’s favoriete kreet luidt: “Building a plane while flying”. Maar mijn ervaring is dat het landingsgestel wel gereed moet zijn voor u de volgende stap zet. Dat wil zeggen dat maatregelen voor verbetering van de winstgevendheid en capaciteit wel gestart moeten zijn voordat u aan de volgende strategie, namelijk de groeistrategie, gaat beginnen.
Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij geeft lezingen en cursussen voor accountants. Daarnaast adviseert hij accountants op het gebied van ICT en andere innovaties binnen accountancy. Aanhanger van het gedachtegoed van Proactive Accountants Network. Marcel Spoelstra houdt een blog bij op www.marcelspoelstra.nl.
Geef een reactie