Ondernemers huren hun accountant in, zodat zij kunnen voldoen aan alle verplichtingen die de wetgever hen stelt. Als accountant moet je hier een antwoord op hebben, want compliant zijn – en dat geldt voor zowel de ondernemer als het accountantskantoor – is nog altijd de belangrijkste uitkomst van je werk. Ook al beseft de ondernemer dat niet, want die is gefocust op zo min mogelijk kosten voor administratief geneuzel. Dat is soms een spagaat: hoe kan mijn dienstverlening blijven voldoen aan wet- en regelgeving en tegelijkertijd efficiënt gebeuren, zodat de ondernemer er niet op leegloopt?
Begin bij jezelf
Er is gelukkig een oplossing: ICT inzetten voor het complianceproces. Dat betekent niet dat je lukraak software moet aanschaffen die als eerste verschijnt bij een zoekactie op Google. Nee, neem eerst je huidige werkwijze onder de loep.
Hoe levert de ondernemer nu de benodigde gegevens aan?
Het is zaak dat je pas begint met het proces als alle noodzakelijke gegevens binnen zijn. Als je de ondernemer voor elk detail moet storen, leidt dat tot irritaties en vertraging van het administratieve proces. Belangrijke taken als prognoses geven, kasstroomanalyse en nauwkeurige verslaggeving zijn zo niet uit te voeren. Het is dus belangrijk dat je pas begint met je werk als alle gegevens binnen zijn.
Zo ben je écht compliant
Als de administratie netjes wordt bijgehouden dan is de kans om compliant te zijn het grootst. Daar wringt de schoen. Veel ondernemers sparen de facturen, bankafschriften en andere stukken op en sturen die periodiek naar je op. Vervolgens kan je ze verwerken in de administratie. Deze werkwijze resulteert in een geringe kans om compliant te zijn. Laat staan dat je proactief advies kan geven over kansen en bedreigingen. Pas als je beschikt over actuele gegevens dan kan je de ondernemer pas echt helpen.
Hoe verloopt het samenstelproces?
Het samenstellen van de jaarrekening is nog altijd de voornaamste activiteit van vele kantoren. Alles wordt bekeken ook al is dat onnodig. ”Maar ja, we moeten het toch afvinken, want dan weten we pas dat alles compleet is”, geven veel accountants aan. Heb je er wel eens bij stil gestaan dat ‘een blinde vink’ geen keurmerk is? Laat staan dat je compliant bent. Hier valt dus nog een hoop te winnen. Zoekend naar een antwoord op deze vragen, komt er waarschijnlijk weer een vraag boven borrelen: hoe dan?
Online boekhouden
Laat je klanten online boekhouden en kijk met hen mee. Heeft je klant geen zin om zelf de boekhouding te doen. Laat hen de administratie dan digitaal aanleveren met hun smartphone via de scan- en herken app of e-mail. Dit is 100% nauwkeurig en er ontstaat direct een dossier. Je kunt samenwerken in 1 administratie waarbij je vastlegt wie welke taken voor zijn rekening neemt, zonder daarbij de controle te verliezen. Wel is het zaak te benadrukken dat hij zijn facturen snel digitaal bij jou bezorgt. Dit zal even wennen zijn maar het gaat lukken, omdat de ondernemer er echt wat aan heeft. Door deze digitale aanlevering is de kans veel groter dat de administratie compleet is. Daardoor kan je dus financiële analyses maken en op basis van de uitkomsten goed advies geven.
Klanten continu monitoren
Steeds meer ondernemers willen zicht hebben op hun bedrijfsvoering. Continuous monitoring kan hierbij helpen, omdat deze functie is geïntegreerd in je boekhoudsoftware. Je stelt van tevoren prestatie-indicatoren (KPI’s) in die je samen met de klant bepaalt. Het systeem stuurt op uitzonderingen en waarschuwt als dreigt dat klanten hun doelen niet gaan halen. Zo kan je bijtijds ingrijpen. Hierdoor kan jij altijd een vinger aan de pols houden zonder dat het je veel moeite kost.
Geef het samenstelproces een stevige impuls
Het samenstelproces kan je een boost geven door het ‘blinde vinken zetten’ te vervangen voor een een betere methode. Cygnus Atratus heeft in samenwerking met CaseWare sjablonen voor 11 branches ontwikkeld. Door de keuze voor een branche en beantwoording van de fiscale voorloopvragen verschijnen de relevante werkstappen die je moet aanvullen met open vragen over klantspecifieke werkzaamheden. Op het eerste gezicht lijkt dit meer werk, maar dit is gezichtsbedrog. Na het volgen van een training en door oefening kan je met deze methode een tijdsbesparing van 40% realiseren terwijl je 100% compliant bent.
Meer weten?
Compliant worden anno 2016 kan je dus met slimme tools ondersteunen, maar je moet er wel wat energie in steken, want tools zijn een middel en geen doel. Bekijk een webinar en kom meer te weten over bijvoorbeeld de mogelijkheden van Continuous Monitoring.
Geef een antwoord