De Coop & Haegen werkt op nieuwe manieren samen met hun klanten. Natuurlijk nog steeds slim georganiseerde administratieve dienstverlening. Maar wel gevolgd door verdieping: daadwerkelijk met de MKB-ondernemer aan tafel over zijn strategische doelen en hoe je die bereikt. Een benadering die klanten op prijs stellen en waarmee zij dit jaar de Exact Cloud Award wonnen op het onderdeel samenwerken met de klant.
Een accountantskantoor dat al zijn klanten op één accounting systeem heeft gezet. Een kantoor dat klanten consequent voorziet van gedegen kwartaalrapportages. Een kantoor dat claimt dat ze altijd bij zijn. Dus waar de boekhouding voorzien is van alle relevante koppelingen zoals scan-en- herken en een op maat ingericht Visionplannerdashboard is vast een kantoor dat
Operational Excellence tot strategisch doel heeft geformuleerd.
Die stelling gaat niet altijd op. De Coop & Haegen is zo’n uitzondering, maar wel dit jaar een van de winnaars van de Exact cloud award. Databases en dashboards zijn prima middelen om te zien wat er bij een onderneming gebeurd. Maar hoe krijg je dat nu bij de ondernemer, de klant over het voetlicht? Kun je die kengetallen ook uitleggen? Kijkt de ondernemer er ook echt naar?
‘Als je daar niet actief mee aan de slag gaat dan hoor je er van de ondernemer nooit iets van.’ Aan het woord is Kees Koopmanschap, samen met Arnold Pierhagen (accountant) en Richard van den Berg (fiscalist) zijn zij de drie partners van De Coop & Haegen, adviseurs en accountants te Bussum. Plaats van het gesprek met Kees Koopmanschap is hun statige pand aan de Prins Hendriklaan te Bussum. Een vroeg 20e eeuwse kantoorvilla in een rustige straat. Een plek waar je wel zou willen wonen of werken. Een klassiek, rustige uitstraling en toch technologisch helemaal bij de tijd. Koopmanschap noemt zichzelf in de eerste plaats ondernemer en dat is ook vooral zijn inbreng en rol in het kantoor.
Hij begint uitgebreid te vertellen hoe zijn kantoor werkt. Om ‘ondernemers mee te nemen in: Je kunt nu elke dag je cijfers en je openstaande posten zien.’ Daarvoor moet je als kantoor wel wat doen. Daarbij horen oplossingen als scan-en-herken, bankkoppelingen, goede rapportagesoftware. Zijn kantoor -rond de 20 man, lokale MKB-ondernemers met tussen 2 en 20 man personeel als klant, goed aanwezig in het juridische segment- is in 2014 integraal overgestapt op en alle cliënten zijn daar nu op aangesloten. Zijn kantoor heeft toen avondvullende sessies georganiseerd om cliënten hierin mee te nemen. Vooral ook om ondernemers ervan te overtuigen wat voor hen de voordelen zijn van een goede, altijd actuele online administratie. Dat inzicht in de cijfers is een ding. ‘Cijfermatig advies, vind ik eigenlijk geen echt advies,’ is zijn stelling. Maar wat dan wel?
DNA-management
ICT is voor de Koopmanschap een basisvoorwaarde, en nadrukkelijk geen einddoel. Het is wel iets dat consequent aandacht vraagt. Immers, er zijn voortdurend nieuwe ontwikkelingen waarop moet worden ingespeeld. Hij kiest echter nadrukkelijk een andere rol voor zijn kantoor. Met een te eenzijdige blik op ICT, ontnemen kantoren zichzelf keuzes en kunnen ze uiteindelijk alleen nog maar op prijs concurreren. Hij vindt dat geen aantrekkelijk perspectief. Vanuit de wens om dicht bij je klanten te kunnen staan hebben zij het DNA-management systeem van Koos Woltjens geadopteerd. Niet alleen om de toekomst van hun eigen kantoor te bespreken, maar ook om boven water te krijgen wat nu de echte drijfveren en ambities zijn van hun cliënten, van de ondernemers.
Pyramide van Maslow
Hij vergelijkt het met de pyramide van Maslow van de ondernemer. ‘Eerst opzoek naar continuïteit, daarna komt winst en uiteindelijk het Zwitserlevengevoel.
We willen dat de ondernemer zijn eigen strategische visie voor de lange termijn helder en haalbaar formuleert. We doorlopen samen met de ondernemer een programma waarin we op zoek gaan naar zijn datum waarop hij de ultieme verandering moet hebben gemaakt. Wat is zijn plan voor de lange termijn?
Wat we doen is dat we heel serieus een aantal grote vragen met de ondernemer bespreken, waarop hij uiteindelijk antwoord moet geven. Bijvoorbeeld:
- Hoe ziet de ondernemer eruit op 1 januari 2019?
- Hoe ziet zijn klant er straks uit?
- Hoe ziet zijn markt eruit op die datum?
- Wie zijn je concurrenten en wat doen zij?
- Hoe ziet de samenleving er op die datum uit?
Dit is geen éénrichtingsverkeer. Wij moeten daarvoor ook ons huiswerk hebben gedaan. We moeten de onderneming, zijn branche en zijn omgeving goed verkennen. Dat betekent dat we ons daar echt in verdiepen.’
Hij noemt het programma intensief, maar het is volgens hem geen rocket science. Hij stelt dat dat 75% van de ondernemers in het MKB in een verdringingsmarkt opereren. Dat betekent dat een ondernemer zich moet kunnen onderscheiden. Een goede SWOT-analyse over hoe de ondernemer er vandaag voorstaat is een begin. Vervolgens het formuleren van je doelen en een goede analyse van hoe ver je als ondernemer van je doelen afstaat.
De weg ernaartoe
De volgende stap is het ondertussen. Wat doe je als ondernemer om die doelen te bereiken? De vraag aan de accountant – maar dan in zijn rol als business coach – is dan: hoe hou je de ondernemer bij de les en zorg je ervoor dat hij de juiste stuurinformatie heeft om daadwerkelijk te kunnen beslissen en te ondernemen?
‘Pas dan hebben dashboards echt zin. Pas dan is de ondernemer ook intrinsiek betrokken bij de cijfers en de data van zijn onderneming.’
Koopmanschap wijst echter wel op nuchterheid. ‘Wanneer je met een ondernemer zo’n exercitie doorloopt heb je op papier straks een onderneming die klinkt als een klok. Een mooie roze wolk. Dat moet je nog wel waarmaken.’
En dan begint het prozaïsche werk. Processen inrichten, daadwerkelijk de dashboards op maat instellen, de financiële voorwaarden in kaart brengen, het merk van de onderneming echt vormgeven en ervoor zorgen dat iedereen bij de les blijft.
Managementagenda
‘We doen dit nu 3 jaar en iedere ondernemer die eraan meedoet gaat vol energie het pand uit. Ondernemers redeneren vaak vanuit hun ambacht en zijn gauw geneigd om in een dalende markt alles aan te pakken. Wij zeggen: richt je op je core client en identificeer je daarmee. Heb je een Fitness Club en je richt je op 55+ mensen? Dan doe je het met fluoriserende lichtreclames en stampende house-muziek niet goed. Wil je een chique interieurwinkel zijn? Past je collectie daarbij? We gaan niet op de stoel van de ondernemer zitten. We houden wel een spiegel voor en dagen uit!’
Uiteindelijk vertaalt De Coop & Haegen dit in een managementagenda voor de MKB-ondernemer. Die wordt vervolgens met de ondernemer besproken en alle tussentijdse rapportages en gesprekken vloeien uit deze agenda voort. De Coop & Haegen gaan voor een langdurige relatie met de ondernemer. Dat betekent dat de initiële uren die het kantoor besteedt aan het samen met de ondernemer opstellen van zijn managementagenda niet onmiddellijk de volgende maand al worden gefactureerd, maar over drie jaar worden uitgesmeerd. Het kantoor gaat voor immers voor de toegevoegde waarde op lange termijn.
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een antwoord